3.4.4会议室准备

会议室准备包括选定会议室、会议室保洁及座位布置、会议室设备检查及调试。在时间允许情况下，应在正式开会前3小时内完成会议室的准备工作，不允许正式开会时无会议室开会、会议室桌椅摆放杂乱、会议室保洁不到位、要求使用的会议设备没有准备等会议事故发生。

3.4.5会议签到

本管理规定要求进行会议签到的会议，全部要进行会议签到。会议签到表原件由会议发起单位保存，会议签到表复印件由人力资源和行政部保存。（注：会议签到表见附件3）

3.4.6会议现场主持

会议现场主持是指主持召开会议的人员，应在开会前由会议发起单位确定好主持人。主持人应能够控制会议局面，避免会议跑题、会议无决议和会议无时间限制的召开等不良现象发生。

3.4.7会议现场记录

本管理规定要求进行进行会议记录的全部要认真做好会议记录工作。会议发起单位应在会议正式召开前指定会议记录人员。会议记录人员应认真做好会议的主要内容，尤其是关键性的决定或建议。

3.4.8会议室整理

会议召开完毕后1小时内，会议发起单位应自行组织人员和通知保洁人员整理会议室。会议室整理包括会议资料整理、座椅摆放、会议室保洁、会议IT设备关闭。其中会议资料整理含留存于会议室的纸质资料汇总处理、电脑上会议资料的清除、IT设备的关闭由会议发起单位承担，座椅摆放、会议室保洁由保洁人员承担。

3.4.9会议纪要撰写、审核和签发

本管理规定要求撰写会议纪要的会议应认真做好会议纪要工作。会议记录人员应在会议召开完毕后2天内（含会议召开完毕的当天）完成会议纪要的撰写工作并提交至会议发起单位负责人审核，会议发起单位负责人应在会议召开完毕后3天内（含会议召开完毕的当天）完成审核工作，规定的会议纪要签发人应在会议召开完毕后4天内（含会议召开完毕的当天）完成签发工作。公司层会议由总经理签发、部门层会议由部门最高负责人签发、跨部门会议由会议发起单位负责人签发。（注：会议纪要格式见附件4）

3.4.10会议纪要的发布

会议纪要发起单位负责人应自会议纪要签发后1天内（含签发当天）向参会人员及与会议纪要有关的人员发布会议纪要。

3.4.11会议决议跟踪与评估

会议决议必须安排指定人员跟踪执行情况，并每周汇报决议的执行情况，直至决议执行完毕。（注：会议决议跟踪表见附件5）

3.4.12会议资料字体要求

除有特殊规定外，表格内文字一律使用仿宋四号，间距为1.5倍行距；表格外文字，大标题应用仿宋二号加粗，正文标题应有仿宋四号加粗，正文应用仿宋四号。