长林科技集团有限公司会议及业务活动实施细则

第一条为进一步规范公司会议及业务活动(“会务”)流程，提高会务质量和工作效率，结合公司实际，制定本细则。

第二条细则的会议及业务活动由公司主持或主持，是指公司董事会领导或经营团队领导参加的相关会议及业务活动。各部门各分公司内部会议将按照简化的程序执行。

第三条公司会务活动按照“归口管理，统一组织”的原则管理。总部办公室是公司会务工作的管理部门，负责统筹、协调、指导和监督公司会务工作。

第四条办公室按照“会前严格计划”、“会议精心准备”、“会后及时实施”三项原则，统筹做好会议工作。主要总结、审查、上报和发放会议周表。审查各部门、各分公司填写的会议通知、会议资料、纪要(备忘录)等。调整并通知公司领导参加会议。做好主办会场布置等工作。

第五条各部门、各分公司及时申报本部门的会议周表，起草会议通知(业务活动)，编写、印发会议资料，组织会议签字，拍照，制作会议记录、纪要(议事录)等。在会见整个公司的重大会务或业务活动时，根据办公室严格安排人员、后勤等合作工作。

第六条为了提高业务可预测性，各部门、各分公司将公司领导层提交的会议(业务活动)、各业务区下周相关会议(业务活动)的提前日程，经公司分管领导同意后报告办公室会务人员。办公室汇总各部门、各分公司会议(业务活动)安排后，报告公司主要领导班子审议情况，并将主票分发给公司中层以上领导干部。如果会议(业务活动)日程发生变化，办公室应及时通知公司领导和主办部门。

第7条一般来说，会议日程(业务活动)遵循以下程序：

(a)会议草案(业务活动)通知

1.写。会议通知(业务活动)由主办部门填写(模板咨询办公室会务负责人)。主要内容应包括时间、地点、与会者、会议议程(调查、参观活动应注明日程或路线安排)、注意事项、联系方式和联系方式等。

2.检讨。会议通知(业务活动)应由主办部门负责人审核后，最迟在会议召开前一天将电子版发送到公司办公室进行检查。

3.报告。公司办公室审核稿件后得到公司领导层的批准，其中需要公司董事长、总经理参加的业务活动，公司办公室最迟要在会议前一天上午下班前报告公司董事长、总经理审核同意。

4.发行。公司办公室应通过公司办公室系统向与会者发送会议通知(业务活动)电子版，并将会议(业务活动)通知及时传达给会议公司领导和主办部门(包括临时安排的会议或活动)。

5.对于临时增加(取消)或更改的会议(业务活动)，公司办公室应首次通知公司领导和相关部门负责人，以避免信息不对称。

(b)会议(业务活动)材料的编写

1.材料种类。会议资料包括会议审议或研究的资料、指导演讲稿、会议议程、主持人、座谈会名单、背景资料、拟在现场发表的文件等(视情况而定)。

2.资料制作。会议上要审议或研究的议题资料、指导演讲稿、主持人、背景资料、研究活动方案、专题小组、评论内容、现场要发表的文件等，由主办部门起草，送交有关领导层审阅定稿。与公司各部门相关的报告会议，指定一个部门来主导报告资料的起草(或摘要)。

关于外部机构领导出席的会议，主办部门应提前联系对接，确认与会者情况，确认与会者名单信息，并从会议通知发送到审查时报公司办公室。关于现场调查总部的活动，根据办公室准备的三套路线、考点、背景资料、展板和解说内容进行准备。

(c)会场安排

1.会场座位安排。公司办公室会务员提前30分钟到达会场，负责看板布置、座位准备等工作(原则上，领导级决定股、客席、同一个方面大霸按领导职务顺序依次安排，报告单位安排客席中间位置，其他单位按排名顺序安排)。大型会议(如公司业务大会)要安排会长台、听众席的位置。出席人数多的话，应该提前打印座位安排表，连同会议资料一起分发给与会者。

2.会场材料。领导层审查的会议资料由主办部门根据出席人数印制，并在会议前统一分发。会议资料多的话，应该以公文包的形式统一放在与会者座位前面。

3.会场设备。一般会场必须悬挂电子横幅或打开电子屏幕，主办部门必须在会议前一天确认公司办公室和横幅名称。如果需要麦克风、音频、投影仪、录音、计算机等设备，主办单位应提前提出需求并提前调试，确保会议期间正常使用。

4.现场视察安排。会议(业务活动)内容与现场调查、参观或考察有关，主办单位应协助相关考点做好现场部署工作，明确具体联系方式。提前对视察线进行现场检查，视察时要安排专人，随时与视察点保持电话联系。根据情况准备安全帽、雨衣。

(d)会场的组织

1.在会场签名。主办单位要提前30分钟到达会场，把准备好的会议资料整齐地放在会场上，组织会议签字，保存签字表，帮助会议前的准备工作。公司办公室在会议前十分钟提醒没有参加会议的人

2.会议记录。会议记录遵照“谁组织，谁记录”的原则，由主办部门指定专人负责记录；如有必要，会议主持人可根据本细则及会议议题所涉及业务的需要，临时指定会议记录员。

3.现场服务。会议期间，办公室会务人员负责跟会，维持会场秩序，督促做好会场服务；应注意整个会场的内外联系、文件传递工作，完成出席会议领导交办的有关工作。

（五）会后工作

1.食宿安排。需要安排食宿的会议（业务活动），经主办部门请示公司领导同意后，由后勤部负责做好相关保障，主办部门予以协助。用餐、住宿接待标准参照后勤部制定的公司接待标准。

2.会场清理。会议结束后，主办部门应及时清理、检查会场，查看有无遗漏物品；对会议材料、台牌等要及时如数收回。会议台牌由公司办公室统一保管，主办部门每次使用完毕后应交回公司办公室。

3.纪要（备忘录）。会议需要形成纪要（备忘录）的，由主办部门负责撰写。会议结束后，应在5个工作日内形成纪要（备忘录），按公司印文程序印发。

第八条 本细则由公司办公室负责解释，自2013年6月7日起实施。