日常工作和生活中，我们经常会保管一些公司的机密文件、重要资料，还有储存账号密码、隐私信息等私人文档。

如何保护这些文档的安全？如何更好地加密以防文档泄露？不妨来看看 WPS 提供的解决方案。

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本地文件的安全

用「文档加密」上把锁

贵重的物品，我们会放在保险柜。重要的合同、报告等文件，我们也可以用 WPS「文档加密」功能给它“上把锁”。

① 密码加密

对文件设置“打开”和“编辑”的密码后，就算文件被拷走，其他人也无法打开，可以保护我们重要的文件不被随意访问及篡改。

但密码一旦遗忘，就无法恢复，所以需要我们妥善保管密码。如果担心记不住密码，可以选择将文档开启私密保护。

② 开启私密保护

使用 WPS「文档加密」功能，可以通过「文档权限」对文件开启私密文档保护。

一旦开启，只有你登录自己的账号才可以查看或编辑这份文件，即方便又安全。

如果需要转发这份加密的文件给同事，可以选择“添加指定人”，并设置其他人对文件的操作权限。后续如果对方离职，也可以随时取消授权。

「文档加密」开启方式：

文字/表格/PPT 文件：左上角【文件】-【文档加密】-选择【文档权限/密码加密】

PDF 文件：上方选项卡【保护】-【文档加密】-选择【文档加密】

02

登录忘了下线

随时远程查看、管理

用账号开启私密保护后，我们的文件就算被外泄，也不能被随意打开。但如果在公共电脑登录忘记退出账号，账号里的文档安全如何保护呢？

① 临时登录

登录前，我们可以选择设定当前设备是否为受信任设备。

在公共场合或借用他人电脑时选择“临时登录设备”，关闭 WPS 或电脑后便会自动退出并清理缓存文件，不怕留下登录数据和信息。

② 远程下线

在办公室的电脑忘了退出账号，下班回家后，我们也可以用手机轻松管理。

通过「设备管理」可以查看账号登录过的所有设备，无论是忘记退出账号的临时设备，不再用的老设备，还是发现可疑的陌生设备...随时都能远程操作管理下线。

「管理设置」进入方式：

手机版 WPS ：点击首页左上角，进入【管理设备】。

电脑版 WPS ：右上角【查看在线设备】-进入【管理设备】

03

分享文档的安全

谁有权编辑 由你说了算

传输文件不想反复传送和下载，可以用 WPS 云服务的「分享」功能，用链接轻松完成分享并实时同步更新内容。

但分享后的文档如何不被无关的人随意访问和修改呢？我们可以设置「访问权限」。

比如仅供大家公开传阅而不能进行修改的规章手册，可以选择【任何人可查看】；再比如发给工作伙伴的资料，可以选择【仅指定人可查看/编辑】指定范围分享。

我们还可以自定义分享链接的【有效期】以及下载、另存、打印等权限，避免文件后续外传以及被复制等风险。

当然，已分享的文档也可以随时修改访问/编辑权限。打开文档点击右上角「分享」，重新选择【仅查看/可编辑】选项即可。

「权限设置」开启方式：

点击文档右上角【分享】-选择权限。

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想随时随地打开？

有安全又便捷的「私密文件夹」

本地的文件可以加密上锁，但现在我们习惯切换不同的设备快速处理工作。怎么能既保障文档的安全，又随时打开所需文件呢？

推荐你试试 WPS「私密文件夹」功能。

① 独立的文件夹密码

每次进入文件夹都要输入密码验证登录。哪怕别人进入你的账号，也不能轻易打开查看内容。

并且「私密文件夹」还能自动上锁，忘记关闭电脑，文件夹也会自动锁定，省心又安心。

② 无痕使用

在私密文件夹里打开文件，不会在首页【最近使用】中留下打开过的记录，也不会被本地缓存。即便把设备临时借给他人，也不怕在首页无意泄露信息。

③ 数据独立存储

与常用数据隔离，单独保存隐私数据。

「私密文件夹」开启方式：

WPS 首页【文档】-【我的云文档】，即可找到【私密文件夹】

以上，就是 WPS 保护文档安全的一些解决方案，希望大家既能轻松愉快地享用便捷的服务，也能好好保护重要的文档资料。