（1）、分单：首先是挑出各自只能计入内帐或外帐的单据；其次是对内外帐都必须登记的单据，要复印，

原件给外帐会计；最后是按一定的程序传递给相关人员记账。

（2）、归类集中

就是内帐会计与外帐会计，都各自对到手的单据，按单笔的一笔笔业务进行集中，换句话说就是对同一

笔业务的单据，也许到手的时间有先后，但做账前，都要把它们集中在一起，即某笔业务的所有到手单据

都放一起，用回形针别住，形成这笔业务的原始凭证。

2、整理

就是分类分单之后，每一笔业务的单据都归集到了一起，做账之前，再有到手的单据，也依旧放一起。

按老会计的做法，一般归集后，都会用便签纸做一次分录，和单据放一起。这是草稿，制作记账凭证是

第二稿，审核过账是第三稿，通过这样三次，基本上就能保证分录的正确率了。分录是核算的灵魂，分录

错，一切都是扯淡。

（六）、单据的入账时间

1、及时见单入账

实务中，中小企业会计通常都会有很多会计本职工作以外的杂事，很难有充足的时间来见单做账。所以

一般是按旬、半月甚至是月底才有时间做账。

如果每月的记账凭证超过100份，建议大家见缝插针，平时及时解决一部分单据，否则都堆积到月底，

会吃不消的，时间上也来不及！

2、期末调账

平时见缝插针的见单做账后，最后还有一些是没有外来单据的自制单据要入账的，这也是期末调账的主

要部分，当然也不排除一些差错更正业务。

常见的调整业务及其方法，将在下一讲具体介绍。

（七）、单据（原始凭证）丢失的处理方法

从外单位取得的原始凭证如有遗失，应当取得原开具单位盖有公章的证明，并注明原来凭证的号码、金额

和内容等，由经办单位会计机构负责人、会计主管人员和单位领导人批准后，才能代作原始凭证。如果确

实无法取得证明的，如火车、轮船、飞机票等凭证，由当事人写出详细情况，由经办单位会计机构负责人、

会计主管人员和单位领导人批准后，代作原始凭证。

三、记账凭证的编制

（一）、确认记账凭证的种类

1、专用记账凭证（不建议采用）

现金收款凭证、现金付款凭证、银行收款凭证、银行付款凭证、转账凭证

2、通用记账凭证，建议采用

（二）、凭证日期

1、按编制时的日期

2、按月末最后一天的日期

如果拖延到下月做账，一般填月末时间。由于会出现补账和插记的情况，建议统一采用月末时间。

第三节 凭证与账薄

（三）、凭证摘要

1、内帐要求真实性，即实质重于形式。

2、外帐要根据实际情况该详细的详细，该模糊的模糊的。

3、内帐的银行结算凭证，要注明支票号码、去向；送存款项，要注明现金、支票、汇票等。

4、冲转业务，应写明冲转某年、某月、某日、某项经济业务和凭证号码。

5、禁忌：个人消费性质（桑拿沐足唱K）和请客送礼的内容。

报销费用时需避免以下字眼：补助、补贴、津贴，奖金、奖励、奖品，礼品、礼金、赠品、赠送，回扣、

返点、提成。

（四）填写记账凭证的编号

1、记账凭证的编号按月编写，编写方法有三种：

（1）将一个月的全部经济业务，按经济顺序号统一编号。其编号方法简便，适用于采用通用记账凭证的

单位使用；

（2）将一个月的全部经济业务，分收款业务、付款业务、转账业务三类按顺序编号；

（3）将一个月的全部经济业务，分现金收款、银行存款收款、现金付款、银行存款付款、转账业务五类

按顺序编号。

2、要求：无论采用上述哪一种方法编号，都应按自然顺序连续编号，不得跳号、重号。

3、带分数编号

一笔经济业务编制在记账凭证上的会计分录，需在两张或两张以上记账凭证上共同反映时，首先记账凭证

的编号应是一个号，然后在此号码下，则采用分数的方法来表示，称为分数编号法。

例如，某笔经济业务属某月转账业务的第32号，需填制三张转账凭证共同完成，那么这三张转账凭证的编

号应是32 1/3、32 2/3、32 3/3 ，分母3表示这笔业务需3张记账凭证，分子1、2、3分别表示第1、2、3

张。（代分数）

（五）、票据的黏贴

原始票据的粘贴是一项日常化的工作，所有票据一般使用液体胶水粘牢左方的票头，把发票纸张大小相同、

票面金额相同的粘在一起，多张纸张小的先粘贴到印制的报销单据粘贴单上，从右至左，两张票据不完全

重合，便于翻找核对金额。

（六）、记账凭证与原始凭证依附的不同情形

1、不需要依附原始凭证的情形

除结账和更正错误的记账凭证可以不附原始凭证外，其他记账凭证必须附有原始凭证。

2、一张原始凭证涉及几张记账凭证的情形

如果一张原始凭证涉及几张记账凭证，可以把原始凭证附在一张主要的记账凭证后面，并在其他记账凭证

上注明附有该原始凭证的记账凭证的编号或者附原始凭证复印件。并且记账凭证的内容和金额，应和所附

的原始凭证一致。

3、一张原始凭证涉及几张记账凭证而且不属于同一会计主体怎么办？

这种情况下要填制原始凭证分割单。一张原始凭证所列的支出需要由几个单位共同负担时，应当由保存该

原始凭证的单位开具原始凭证分割单给其他应负担的单位。

（七）计算和填写所附原始凭证的张数

1、直接按附原始凭证的自然张数计算。

2、采用"原始凭证粘贴单"的，按粘贴单张数计算。各粘贴单上各自记载所附原始凭证张数。

（八）记账顺序安排的实用技巧

分录是会计核算的核心。分录错误，则一切免谈；分录既定，其他的就自然会水到渠成。

分录的实务表现是记账凭证，而记账凭证是有编号的，也就是有先后顺序。

1、按时间顺序

这是一种中规中矩的方法，但工作量比较大，只适用于经济业务不多的小企业。

强调：本讲座建议不要采用"收、付、转"的专用记账凭证，这只适用于收付业务很大的大中型企业。建

议采用通用记账凭证。

按时间顺序来编制记账凭证的方法是：

（1）把每次收到的某一业务的单据，都跟一张小的便签纸，用别针或回形针夹在一起。

（2）按业务发生的时间顺序，通常业务发生时至少可以收到一份单证，比如发票、收款单、付款单、票

根、银行回单等，在便签纸上标注号码（一般也就是后期的记账凭证编号了）。

（3）建议顺手在纸上写出该业务的分录。

（4）本笔业务涉及多张原始凭证的，本月后期再收到单据的，直接跟前面的单据夹在一起，这样就不至

于把一笔业务在本期分解成几笔分录。

（5）集中做账时，基本上可以按照便签的编号顺序，这样就不至于杂乱无章，而且通过便签上的草稿和

正式记账，二次思考，就能增加正确率。

2、按核算模块记账

这是事务所代理记账通用的方法，特点是简化了工作量，能提高工作效率。缺点是对应关系不是很明确。

至于这几个模块，在记账凭证编号时，谁在前谁在后，则没有一定之规，而且也不能固定，成模式那样

给人的感觉不太好的。通常是每期，或至少每三期要改变一下模块的顺序。不过一定要留意，这种人为变

动业务顺序的，一定不能出现使资产类明细账（应收往来类除外）的余额反向，那样就成了错账，易让人

觉得是假账。

所以，通常要把收款放在付款模块前；把入库放在出库模块前，以此类推。

常见的有以下几种模块：

1、收入——全额银行收款

也就是把全部是全额银行收款的销售发票都放在一起（附件是：销售发票、银行单证，送货单有无均

可），只做一笔销售分录（下同）：

借：银行存款

贷：主营业务收入

应交税费—应交增值税（销项税额）

注意：实务中常常是这种分录

借：应收账款

贷：主营业务收入

应交税费—应交增值税（销项税额）

借：银行存款

贷：应收账款

2、收入——全额是现金

附件：销售发票、收款凭证，有送货单均可（下同）

3、收入——部分银行收款，部分是欠款

附件：销售发票、银行单据等

4、收入——部分是现金，部分是欠款

附件：销售发票、收款凭证等

5、收入——全额是欠款

附件：销售发票等

6、采购模块

方法一：按供应商归集

方法二：按付款方式归集

7、收款——银行转账

8、收款——现金

9、付款——银行转账

10、付款——现金

11、往来：与个人的往来应该独立记账

12、缴纳税款

附件：完税凭证

13、发放工资

14、计提分配工资

15、费用报销：按报销人单独入账

一般只适用于放在最后的：

16、材料暂估入账与冲销暂估

17、计提折旧

18、摊销与预提

19、计提税费

20、领料

21、制造费用结转

22、生产成本结

四、记账凭证的审核

第三节 凭证与账薄

（一）、内帐审核

所有填制好的记账凭证，都必须经过其他会计人员认真的审核。在审核记账凭证的过程中，如发现记账凭

证填制有误，应当按照规定的方法及时加以更正。只有经过审核无误后的记账凭证，才能作为登记账簿的

依据。记账凭证的审核主要包括以下内容：

1、记账凭证是否附有原始凭证，记账凭证的经济内容是否与所附原始凭证的内容相同。

2、应借应贷的会计账户(包括二级或明细账户)对应关系是否清晰、金额是否正确。

3、记账凭证中的项目是否填制完整，摘要是否清楚，有关人员的签章是否齐全。

电算化实务中，凭证必须审核，只有审核了的凭证才能过账和结转、结账。但是要注意，凭证一旦审核后

就不能再修改（有些有反审核、反结账功能），即使发现凭证有误，也只能通过会计差错更正的方法解决，

所以，审核通常是月末结账前进行，最好不要提前审核，否则很麻烦。

（二）、外帐审核

1、必须"三位一体"

即：摘要、分录、原始凭证对经济业务的指向具有同一性、确定性。不能驴头不对马嘴。

2、必须同时满足"五性"

常识性：社会与业务常识，比如无论是否有票，建筑必然发生勘察设计、消防等费用

合理性：不违反常规，比如小车一天最多能烧多少汽油

合规性：会计与税法规定

关联性：跟企业经营、业务密切相关，比如黄金、婴儿车专票

完整性：包括业务的完整，以及一些需要证据链的情形。

五、会计凭证的装订

第三节 凭证与账薄

会计凭证的装订是指把定期完毕的会计凭证按照编号顺序，外加封面、封底，装订成册，并在装订线上加

贴封签。在封面上，应写明单位名称、年度、月份、记账凭证的种类、起讫日期、起讫号数以及记账凭证

和原始凭证张数，并在封签处加盖会计主管的骑缝图章。如果采用单式记账凭证整理装订时，必须保持会

计分录的完整，应按凭证号码顺序还原装订成册，不得按科目归类装订。对各种重要的原始单据以及各种

需要随时查阅和退回的单据，应另编目录，单独登记保管，并在有关的记账凭证和原始凭证上相互注明日

期和编号。　一般每月装订一次，装订好的凭证按年分月妥善保管归档。

1、会计凭证装订前的准备工作

①分类整理，按顺序排列，检查日数、编号是否齐全；

②按凭证汇总日期归集（如按上、中、下旬汇总归集）确定装订成册的本数；

③摘除凭证内的金属物（如订书钉、大头针、回形针），对大的张页或附件要折叠成同记账凭证大小，且

要避开装订线，以便翻阅保持数字完整；

④整理检查凭证顺序号，如有颠倒要重新排列，发现缺号要查明原因。再检查附件有否漏缺，领料单、入

库单、工资、奖金发放单是否随附齐全；

⑤记账凭证上有关人员(如财务主管、复核、记账、制单等)的印章是否齐全。

2、如何正确处理记账凭证的附件

过宽过长的附件，应进行纵向和横向的折叠。折叠后的附件外形尺寸，不应长于或宽于记账凭证，同时还

要便于翻阅；附件本身不必保留的部分可以裁掉，但不得因此影响原始凭证内容的完整。

过窄过短的附件，不能直接装订时，应进行必要的加工后再粘贴于特制的原始凭证粘贴纸上，然后再装订

粘贴纸。原始凭证粘贴纸的外形尺寸应与记账凭证相同，纸上可先印一个合适的方框，各种不能直接装订

的原始凭证，如汽车票、地铁车票、市内公共汽车票、火车票、出租车票等，都应按类别整齐地粘贴于粘

贴纸的方框之内，不得超出。粘贴时应横向进行，从右至左，并应粘在原始凭证的左边，逐张左移，后一

张右边压位前一张的左边，每张附件只粘左边的0.6～1厘米长，粘牢即可。粘好以后要捏住记账凭证的左

上角向下抖几下，看是否有未粘住或未粘牢的。最后还要在粘贴单的空白处分别写出每一类原始凭证的张

数、单价与总金额。

如：某人报销差旅费，报销单后面的粘贴单附有0.5元的市内公共汽车票20张，1元的公共汽车票12张，

285元的火车票1张，869元的飞机票1张，就应分别在汽车票一类下面空白处注明0.5×20＝10元，1×12

＝12元，在火车票一类下面空白处注明285×1＝285元，在飞机票一类下面空白处注明869×1＝869元。

这样，万一将来原始凭证不慎失落，也很容易查明丢的是那一种票面的原始凭证，而且也为计算附件张数

提供了方便。

3、会计凭证装订

会计凭证装订的要求是既要美观大方又要便于翻阅，所以在装订时要先设计好装订册数及每册的厚度。

一般来说，一本凭证，厚度以1.5厘米至2.0厘米为宜，太厚了不便于翻阅核查，太薄时可用纸折一些三角

形纸条，均匀地垫在此处，以保证它的厚度与凭证中间的厚度一致。

有些会计在装订会计凭证时采用角订法，装订起来简单易行，这也很不错。它的具体操作步骤如下：

（1）封面和封底裁开，分别附在凭证前面和后面，再拿一张质地相同的纸，可以再找一张凭证封皮，以

封面的宽为边长，叠成正方形，裁下多余部分，将正方形放在封面上角，做护角线。

（2）具体做法是，将正方形二次中分对折，形成四个相等的正方形，再将其中一个沿对角线对折（即折

一个角），用胶水把该角黏贴在下面的封面上，用夹子夹住，用装订机在该角的45度分角线上分布均匀地

打两个眼儿，注意不要打在、更不要超出折叠出的对角线上。

（3）大针引线绳穿过两个眼儿。如果没有针，可以将回形别针顺直，然后将两端折向同一个方向，将线

绳从中穿过并夹紧，即可把线引过来，因为一般装订机打出的眼是可以穿过的。

（4）在凭证的背面打结。线绳最好把凭证两端也系上。

（5）将护角向左上侧折，并将一侧剪开至凭证的左上角，然后抹上胶水。

（6）向上折叠，并将侧面和背面的线绳扣粘死。

（7）待晾干后，在凭证本的背上面写上"某年某月第几册共几册"的字样。装订人在装订线封签处签名

或盖章。现金凭证、银行凭证或转账凭证最好依次顺序编号，一个月从头编一次序号，如果单位的凭证少，

可以全年顺序编号。

4、会计凭证装订时的特殊处理

1）、会计凭证装订时，某些需要的原始凭证应该怎样处理？

根据财政部《会计基础工作规范》第五十五条规定的精神，会计凭证装订时，对于那些重要的原始凭证，

比如各种经济合同、存出保证金收据、涉外文件、契约等，为了便于日后查阅，可以不附在记账凭证之后，

另编目录，单独保管，然后在相关的记账凭证和原始凭证上相互注明日期和编号，以便日后核对。

2）、会计凭证装订时，数量较多的原始凭证可以怎样处理？

根据财政部《会计基础工作规范》第五十五条规定的精神，会计凭证装订时，对于那些较多的原始凭证，

例如，发货票、收货单、领料单等，也可以不附在记账凭证之后，单独装订成册，在封面上注明记账凭证

的日期、编号、种类，然后在记账凭证上注明"附件另订"（或"所附原始凭证另订"）和原始凭证的名

称、编号。

注意：通常需要在每月的第一本凭证的首页，要附上"会计报表"、"科目余额表"、"银行存款余额调

节表"、"现金盘存表或资金月报表"等，至少要有科目余额表。

5、会计凭证的保管

会计凭证是重要的经济资料和会计档案。每个单位在完成经济业务手续和记账以后，须按规定的立卷归档

制度，形成会计档案资料，以便日后查阅。

会计部门在记账后，应定期（每日、每旬或每月）对各种会计凭证加以分类整理，将各种记账凭证按照编

号顺序，连同所附的原始凭证折叠整齐，加具封面、封底，装订成册，并在装订线上加贴封签。在封面上，

应写明单位名称、年度、月份、记账凭证的种类、起讫日期、起讫号码，以及记账凭证和原始凭证的张数，

并在封签处加盖会计主管的骑缝图章。如果采用单式记账凭证，在整理装订凭证时，必须保持会计分录的

完整。为此，应按凭证号码顺序还原装订成册，不得按科目归类装订。

附：企业和其他组织会计档

案保管期限表

序号 档案名称 保管期限 备注

一 会计凭证

1 原始凭证 30年

2 记账凭证 30年

二 会计账簿

3 总账 30年

4 明细账 30年

5 日记账 30年

6 固定资产卡片固定资产报废清理后

保管5年

7 其他辅助性账簿 30年

三 财务会计报告

8月度、季度、半年度财务会

计报告10年

9 年度财务会计报告 永久

四 其他会计资料

10 银行存款余额调节表 10年

11 银行对账单 10年

12 纳税申报表 10年

13 会计档案移交清册 30年

14 会计档案保管清册 永久

15 会计档案销毁清册 永久

16 会计档案鉴定意见书 永久

六、账簿操作实务

（一）、设置账薄

1、现金日记账

一般企业只设1本现金日记账。若有需求，也可以按照不同的币种分设现金日记账。

2、银行存款日记账

一般应根据每个银行账号单独设立1本账。

现金日记账和银行存款日记账均应使用订本账。根据单位业务量大小可以选择购买不同页数的。

3、总分类账

一般企业只设1本总分类账。外形使用订本账。这1本总分类账包含企业所设置的全部账户的总括信息。

4、明细分类账

明细分类账采用活页形式。

存货类的明细账要用数量金额式的账页；

收入、费用、成本类的明细账要用多栏式的账页；

应交增值税的明细账单有账页；

其他的基本全用三栏式账页。

因此，企业需要分别购买这4种账页，数量的多少依然是根据单位业务量等情况而不同。

（二）、账簿的登记方法

（1）年头年尾

年头：本年第一行的时间栏填写"某年一月一号"；凭证字号栏不填；摘要栏填写"上年结转"；发生

额栏不填；余额栏填写余额方向和金额。

年尾：在双红线下面，只在摘要栏填写"结转下年"，其余不填。

（2）月头月尾

月初：本月第一行的时间栏填写"某年某月一号"；凭证字号栏不填；摘要栏填写"期初余额"；发生

额栏不填；余额栏填写余额方向和金额。

月尾：紧接着本月最后一笔经济业务的下面，在摘要栏分别填写"本月合计"、"本年累计"（不是所

有的账都有本年累计），然后在下面划单红线。

（3）日常登账（注意不得跳行跳页）

时间栏：一般填写实际过账时间，不是按期过账的，可以写月末最后一天。

凭证字号栏：按记账凭证编号。

摘要栏：填写业务摘要。

发生额栏：按所属方向填写金额。

余额栏：一般最好随手结出余额。

（4）过次承前：

每一账页登记完毕结转下页时，应当结出本页合计数及余额，写在本页最后一行和下页第一行有关栏内，

并在摘要栏内注明"过次页"和"承前页"字样；也可以将本页合计数及金额只写在下页第一行有关栏内，

并在摘要栏内注明"承前页"字样。也就是说，"过次页"和"承前页"的方法有两种：一是在本页最后

一行内结出发生额合计数及余额，然后过次页并在次页第一行承前页；二是只在次页第一行承前页写出发

生额合计数及余额，不在上页最后一行结出发生额合计数及余额后过次页。

另外，建议在"过次"栏，用铅笔写下本页的借、贷方的发生额合计数，这对以后的复核、检查、验

证、统计和查错都会有很大的帮助。

（三）、结账的方法

1、结账程序及方法

（1）、结账前，必须将本期内所发生的各项经济业务全部登记入账。

（2）、结账时，应当结出每个账户的期末余额。需要结出当月发生额的，应当在摘要栏内注明"本月合计"

字样，并在下面通栏划单红线。需要结出本年累计发生额的，应当在摘要栏内注明"本年累计"字样，并在

下面通栏划单红线;12月末的"本年累计"就是全年累计发生额，全年累计发生额下应当通栏划双红线，年度

终了结账时，所有总账账户都应当结出全年发生额和年末余额。

（3）、年度终了，要把各账户的余额结转到下一会计年度，并在摘要栏注明"结转下年"字样;在下一会计

年度新建有关会计账簿的第一余额栏内填写上年结转的余额，并在摘要栏注明"上年结转"字样。

2、结帐时怎样根据不同的账户记录分别采用不同的方法?

（1）、对于不需要按月结计本期发生额的账户，如各项应收款明细账和各项财产物资明细帐等，每次记

帐以后，都要随时结出余额，每月最后一笔余额即为月末余额。也就是说，月末余额就是本月最后一笔经

济业务记录的同一行内的余额。月末结账时，只需要在最后一笔经济业务记录之下划一单红线，不需要再

结计一次余额。

（2）、现金、银行存款日记账和需要按月结计发生额的收入、费用等明细账，每月结账时，要在最后一

笔经济业务记录下面划一单红线，结出本月发生额和余额，在摘要栏内注明"本月合计"字样，在下面再划

一条单红线。

（3）、需要结计本年累计发生额的某些明细账户，如产品销售收入、成本明细账等，每月结账时，应在"本月合

计"行下结计自年初起至本月末止的累计发生额，登记在月份发生额下面，在摘要栏内注明"本年累计"字样，并在

下面再划一单红线。12月末的"本年累计"就是全年累计发生额，并在全年累计发生额下划双红线。

（4）、总账账户平时只需结计月末余额。年终结账时，为了反映全年各项资产、负债及所有者权益增减变动的全

貌，便于核对账目，要将所有总账账户结计全年发生额和年末余额，在摘要栏内注明"本年合计"字样，并在合计

数下划一双红线。采用棋盘式总张账和科目汇总表代替总账的单位，年终结账，应当汇编一张全年合计的科目汇

总表和棋盘式总账。

（5）、需要结计本月发生额的某些账户，如果本月只发生一笔经济业务，由于这笔记录的金额就是本月发生额，

结账时，只要在此行记录下划一单红线，表示与下月的发生额分开就可以了，不需另结出"本月合计"数。

3、结账时如何划线?

结账划线的目的，是为了突出本月合计数及月末余额，表示本会计期的会计记录已经截止或结束，并将本

期与下期的记录明显分开。根据《会计基础工作规范》规定，月结划单线，年结划双线。划线时，应划红

线;划线应划通栏线，不应只在本帐页中的金额部分划线。

4、结账时对于账户余额怎样填写?

一般说来，每月结账时，应将帐户的月末余额写在本月最后一笔经济业务记录的同一行内。但在现金日记

账、银行存款日记账和其他需要按月结计发生额的账户，如各种成本、费用、收入的明细账等，每月结账

时，还应将月末余额与本月发生额写在同一行内，在摘要栏注明"本月合计"字样。这样做，账户记录中的

月初余额加减本期发生额等于月末余额，便于账户记录的稽核。需要结计本年累计发生额的某些明细账户，

每月结账时，"本月合计"行已有余额的，"本年累计"行就不必再写余额了。

5、结账时能否用红字?

账簿记录中使用的红字，具有特定的涵义，它表示蓝字金额的减少或负数余额。因此，结帐时，如果出现

负数余额，可以用红字在余额栏登记，但如果余额栏前印有余额的方向(如借或贷)，则应用蓝黑墨水书写，

而不得使用红色墨水。

6、怎样把有余额的账户余额结转至下年?

（1）、对于怎样把有余额的账户余额结转下年，实际工作中有以下两种不规范的方法：

1）、将本账户年末余额，以相反的方向记人最后一笔账下的发生额内，例如某账户年末为借方余额，在

结帐时，将此项余额填列在贷方发生额栏内(余额如为贷方，则作相反记录)，在摘要栏填明"结转下年"字样，

在"借或贷"栏内填"平"字并在余额栏的"元"位上填列符号，表示帐目已经结平。

2）、在"本年累计"发生额的次行，将年初余额按其同方向记入发生额栏内，并在摘要栏内填明"上年

结转"字样;在次行登记年末余额，如为借方余额，填人贷方发生额栏内，反之记人借方，并在摘要栏填明"

结转下年"字样。同时，在该行的下端加计借、贷各方的总计数，并在该行摘要栏内填列"总计"两字，在"

借或贷"栏内填"平"字，在余额栏的"元"位上填列"0"符号，以示账目已结平。

（2）、正确的方法应该是：

年度终了结账时，有余额的帐户的余额，直接记入新账余额栏内即可，不需要编制记帐凭证，也不必将余

额再记入本年账户的借方或贷方(收方或付方)，使本年有余额的账户的余额变为零。因为，既然年末是有

余额的账户，余额就应当如实地在账户中加以反映，这样更显得清晰、明了。否则，就混淆了有余额的账

户和无余额的账户的区别。

对于新的会计年度建账问题，一般说来，总账、日记账和多数明细账应每年更换一次。但有些财产物资明

细账和债权债务明细账，由于材料品种、规格和往来单位较多，更换新账，重抄一遍工作量较大，因此，

可以跨年度使用，不必每年更换一次。各种备查簿也可以连续使用。

（四）、账簿的更换

1、订本式账簿

　 订本式账簿，简称订本账，是指单位在启用前进行顺序编号并固定装订成册的账簿。这种账簿的账页

固定，既可以防止散失，又可以防止抽换，较为安全;同时，订本账在同一时间内只能由一人登记，不便于

记账人员分工，因而该类账簿的使用欠灵活。

订本账一般适用于具有统驭性、重要性的总分类账、库存现金日记账和银行存款日记账等账簿的登记。这

类账簿一般一年更换一次，不得跨年度使用。同时，由于该类账簿账页固定，不能增减，账页多余时，会

造成浪费。需要注意的是，订本账账页不够时，记账人员应在保管好已经用完的账簿的同时，及时更换账

簿，以免影响账簿的连续性登记。年终更换账簿时，会计人员要把尚未用完账页的订本账，连同已经更换

的账簿一并作为会计档案送交主管总账会计集中统一保管。

2、活页式账簿

　　活页式账簿，简称活页账，是指单位将账页装在账夹内，用鞋带或螺丝固定，便于随时取放的账簿。

在启用前没有编写账页页码，在使用过程中，记账人员将各张账页置放在活页账夹内，并拴扎成册。与订

本账相比，采用这类账簿，可以根据需要增减账页，不会造成浪费，使用比较灵活，便于分工记账。但是，

这种账簿的账页容易散失和被抽换。因此，在采用这种账簿时，空白账页在使用时必须连续编号，并且有

关人员在账页上盖章，并定期装订成册。

活页式账簿一般适应于明细分类账的登记。年度终了，会计人员应根据需要对活页账进行更换。

损益类账簿，包括各种期间费用明细账、收入明细账等账簿，原则上一年更换一次，不必跨年使用;对于部

分财产物资明细账簿，记录财产物资品种少、规格单一，应在每年年终按规定办理结账手续后，更换、启

用新账簿，将其余额结转记入新账簿中;对于所记财产物资品种、规格繁多的材料明细账簿，债权债务单位

较多的往来账簿，如果更换新账，重抄一遍的工作量大，容易改变所记内容的原貌，所以，这类账簿可以

跨年度使用。

3、卡片式账簿

　　卡片式账簿，简称卡片账，是指由某些专门格式的、分散的硬纸卡片作为账页组成的账簿。卡片账通

常放置于专设的卡片箱中，数量可根据经济业务的需要随时增添，如固定资产卡片账、周转材料卡片账等。

单位使用时应将卡片账页连续编号;登记完毕时，应将卡片账页穿孔固定保管。该类账簿，使用灵活方便，

但账页容易散失和被抽换。因此，单位使用时，应在卡片账页上连续编号，以保证安全。

卡片式账簿一般适应于记录的内容详细具体，账页需要随着物资使用或存放地点的转移而重新排列的明细

账。卡片账簿可以跨年度连续使用而无需更换账页，也便于分类汇总和根据管理的需要转移卡片。卡片账

页应在所记财产报废清理后或办理完转让手续时抽出，作为会计档案另行保管，保管时间不低于5年。

实行会计电算化的单位，应当保存打印出的纸质会计账簿。具备采用磁性介质保存会计账簿条件的，应备

份后将保存在磁性介质上的会计账簿数据连同纸质会计账簿一并保管，无需更换会计账簿。