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通讯录整理

公司通讯录维护，有的由办公室秘书负责，有的由人力资源部负责。如在HR部门，一般交由人事专员负责。

公司通讯录样表，见表。

通讯录维护虽然简单，但也会出错。例如：离职人员没有删除，新进人员没有增加；转岗人员没有转移到新部门；职务变动，没有体现；手机有变化，没有更改；部门名称变了，没有替换。

通讯录的维护也有“输入—加工—输出”的过程。新手要注意维护的依据：公司组织架构调整的通知、新进离职调动人员的人事信息、员工通过邮箱等告知的联系方式的变更，都要注意及时收集。对人名、职务称呼要尤为注意，一不小心写错了、写低了，容易引起领导、同事的不满。

要注意：通讯录是为便于公司内部人员工作沟通而设置的，所以信息大多比较详尽。这就给猎头公司提供了方便，当他们通过一些手段搞到通讯录时，该公司的人员信息就“一网打尽”了。所以，有些公司的通讯录上只有姓名、手机号码、邮箱等必要信息，不写职务，或只写公司领导职务，部门经理、一般员工的职务不写。

通讯录的栏目也随着时代的发展不断变化，例如：寻呼机、小灵通早已退出通信领域，因此不会在如今的通讯录上出现。随着互联网、移动互联网的发展，通讯工具也在不断更新，QQ、微信等也会出现在某些公司的通讯录上。

入职离职手续办理

入职手续办理

新员工招聘到位，前来报到，相关工作就由招聘专员转给人事专员了。新员工报到入职，人事专员大致需要办理：验证(身份证原件复印件、离职证明、学历学位职称证书等)、协调相关部门相关岗位为新员工办理餐卡、领取电脑、开通OA账号、申请公司邮箱等，有的还要求新员工去指定医院做体检。相关资料查验后与应聘登记表一起存入档案袋。

过去在工厂的人事专员，常碰到假身份证或身份证过期的问题，导致招录到童工、未成年工等，这会带来体系审核(验厂)的麻烦。

离职手续办理

离职手续办理，相关文件资料包括：离职申请表、离职移交单、工作移交单、劳动合同解除证明等。并要注意与财务部、薪酬专员、部门领导做好衔接，以避免没有移交工作就开具离职证明、结算了薪资，员工还有借款、物品没有归还，给公司造成损失。

离职申请表，见表。。。

离职移交单

劳动合同解除证明

劳动合同解除证明

考勤处理

下面，用一句话来概括考勤处理具体做什么：根据公司的考勤流程，通过不同的考勤打卡方式提取、审核日考勤数据，监督日常考勤行为，制作月考勤记录表，统计月出勤、缺勤数据，在规定时限内提交下道工序的负责人员。

考勤打卡有几种方式

常见的考勤打卡方式有：考勤表签字、纸质打卡、电子打卡、指纹打卡。

(1)考勤表签字。在前台、车间放置纸质考勤表，墙上挂考勤钟，由员工手写上下班时间并签名。

(2)纸质打卡。在前台、车间放置考勤机，每个员工有一张纸质卡片，员工自行将卡片插入考勤机，考勤机在卡片上打印姓名、上下班时间、中途进出时间。

(3)电子打卡。门禁系统就是考勤机。员工进出刷胸卡(餐卡)，门禁系统自动记录姓名、上下班时间。

(4)指纹打卡。门禁系统就是考勤机。员工进出刷指纹，门禁系统自动记录姓名、上下班时间、中途进出时间。

电子打卡、指纹打卡的考勤数据，可在电脑中导出Excel表，一般由前台协助，定期提交给人事专员。

随着移动互联网的发展，也出现了新的打卡方式： QQ群、网站等开通了“签到”功能，智能手机也提供了远程打卡的功能。如三茅人力资源网的用户每日(工作日)可通过网络、手机打卡，这些HR用户因此被称为“卡卡”。

日考勤数据是怎样的

不管选择哪种考勤打卡方式，原则上都应手工整理，或通过Excel导出，变成日考勤记录表，为制作周、月考勤记录表提供基础。

下面，以××科技公司为例。2010年10月15日，当天是星期五，该公司规定8:30上班，采用指纹打卡。门禁系统通过Excel导出数据，形成日考勤数据表，见表。

日考勤数据表示例(考勤机导出的部分数据)

由此表可见：当天打卡的员工，未出现迟到情况。但有部分没有打卡记录的，则需人事专员核实缺勤的不同情况。

注意：从门禁系统导出Excel表是前台的职责，但对表中数据的核实是人事专员的职责，核实是需要花点精力的。

加班记录、请假记录是怎样的

考勤时，除了需要打卡记录上下班时间，还需要记录加班时间。加班记录表，见表。

如有缺勤，还需要核实请假记录。员工请假申请表，见表。

月考勤记录表是怎样的

人事专员核实日考勤数据后，结合请假记录、加班记录、旷工记录等，需加工周、月考勤记录表。注意：做周表是为了提前把基础工作做完，否则到月末，事情堆积很多，会导致工作延误。

月考勤记录表一，见表。

表中第一行，是每月的1—31日，需设置当月对应的工作日、休息日。人事专员的工作内容，就是对每个员工每日的出勤缺勤状态进行符号标注。标注的依据是考勤打卡记录、其他请假旷工记录等。

符号标签：正常出勤=√，休息日=公。其他各类缺勤请假的符号示例，见表。

不同的公司，月考勤记录表类似，但出勤、缺勤的符号大多不同。月考勤记录样表二，见表。

月考勤记录表样表二的出勤、缺勤符号说明：X=全勤、P=事假、W=婚假、O=其他(请用批注注明：A=年假、S=病假、T=外出培训、△=迟到、早退。另：半天的假期可用1/2表示，如半天病假可用1/2S表示。

月、年考勤统计表是怎样的

月考勤统计表，见表。

年考勤统计表，见表。

考勤注意事项

新手除了易出差错，及时性也无法保证。有时想当然地在月末最后一周才做考勤表，但由于月末月初事情多，就容易拖延，影响下道工序的工作提交。所以，月考勤统计表，每周应及时更新。考勤统计是薪资计算、发放的一部分，考勤统计延误，会导致薪资计算的工期紧张，从而产生矛盾。

人事专员，尤其是新手，考勤管理的日常工作就是重复上述操作：从考勤机导出Excel表，核实日考勤记录，形成月考勤统计表，提交给下道工序的负责人。

但是，考勤没有这么简单。还会碰到真考勤、假考勤、代刷卡、体系审核、拟上市、加班等更复杂的问题。人事专员熟手、人事主管对此有应付处理的经验。有时，人力资源部经理、副总都要过问考勤问题。在后面的章节，还会讲到更复杂的考勤问题。

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