2020年,国家人社部发布《关于订立电子劳动合同有关问题的函》,明确用人单位与劳动者协商一致,可以采用电子形式订立书面劳动合同。2021年,国家人社部再印发《电子劳动合同订立指引》,明确了电子劳动合同的订立、调取、储存和应用规范,确保电子劳动合同的真实、完整、准确、不被篡改。

两年多时间里,在政策的号召下,全国共有40多个省市人社部都出台了文件,建立电子劳动合同试点,全面推进电子劳动合同普及应用。

人力资源管理中,围绕员工的“入转调离”全过程,涉及签署盖章的各类纸质文件多达十几种。基础性、重复性的工作不仅繁琐,降低效率,而且长期纸张采购、仓储管理等带来的成本也不少。一旦涉及跨区域用工,合同签署不便的同时还容易出现身份伪造,冒签代签的问题。

电子签约方式的推广,不仅有利于建立诚信守法用工环境,提高劳动合同及各类签章文件的管理效率,降低纸质合同及文件签章过程产生的成本。而且还有利于降低劳动合同签订过程中的安全风险,有效避免因劳动合同管理不规范引发的各种问题。

作为全证据链电子合同服务商,签盾为企业人力资源管理打造了一个集主体认证、电子签章、印章管理、合同文件管理、区块链数据存证及司法服务的全流程电子签约服务平台。通过标准化SaaS、开放API、独立部署的服务方式,提供劳动合同、实习协议、人事证明、调岗申请书、工作调动确认函、转正申请书、离职协议书、离职证明等场景的电子签约解决方案,帮助企业简化人事管理人员的繁琐工作,提升办公协作和管理效率,降低人事管理成本。

预入职文件签署场景

包括:背景调查授权书、入职通知书

签署痛点:

在预入职阶段,通常HR会对入职人员做背景调查,再发放入职通知书。不管是背景调查还是入职通知offer,都需要入职人员的授权或确认。但这阶段,入职人员还未到公司报道,因此,背景调查授权书及入职通知书无法有效的进行面签,远程口头或邮件授权确认的形式不规范且存在一定的隐患。

签盾解决方案:

企业HR可以通过签盾电子合同签约平台发起背景调查授权书、入职通知书,平台通过短信的方式通知给入职人员进行签名确认。同时通过主体认证,保障双方的身份真实,意愿真实。

入职合同文件签署场景

包括:劳动合同、保密协议、竞业协议

签署痛点:

在员工入职后,需要跟员工签署劳动合同、保密协议、竞业协议等多份合同文件。一旦涉及大量的人员同时入职,基础性、重复性的工作不仅繁琐,让HR的工作时间浪费在事务性工作上,而且降低工作效率的同时,也容易出现合同文件搞混,漏签错签的情况。

签盾解决方案:

企业HR通过签盾电子合同签约平台上传合同文件直接发起或事先就设置好合同文件模板进行发起,入职员工接收到短信通知,进入到平台进行签字确认,整个过程无需HR来回跑,签署的状态一目了然,签署完成后的合同文件自动归档,统一在线管理,随时调取、查阅和下载。同时签署过程中签署主体、合同文件、签署时间、地点等数据通过区块链技术存证,并同步到公证机构,保障签署过程及签章文件的法律效力。

调岗/转正文件签署场景

包括:调岗申请书、工作调动确认函、转正申请书

签署痛点:

入职期间,根据企业的经营需要及员工的表现,需要对员工进行调岗、工作调动或转正,同时双方签署调岗申请书、工作调动确认函、转正申请书。纸质文件签署情况下,层层审批麻烦,用印盖章不方便,容易耽误文件签章进度。

签盾解决方案:

企业HR通过签盾电子合同签约平台发起,填写审批流程并配置审批人,平台支持多部门会签,移动审批,文件审批更加轻松省心,审批效率也大大提高。同时平台规范化印章管理,在线审批授权用印更加便捷,可控可追溯更加安全。

离职文件签署场景

包括:离职协议书、交接单、离职证明

签署痛点:

员工离职,需要签署离职协议书、交接单、离职证明等文件。纸质文件签署情况下,容易因操作不规范(代签冒签),或协议内容篡改等问题,引发劳资纠纷。

签盾解决方案:

企业HR通过签盾电子合同签约平台发起,协议内容由双方确认,并通过意愿认证签字盖章,再利用区块链、时间戳、哈希、加密传输等技术手段,对整个签署过程数据进行存证保全,有效避免了内容篡改,同时受法律保障,一旦发生纠纷,可提供合法、可信的证据出证。

在当前互联网日益普及,数字经济发展的大环境下,企业数字化转型升级已成必然趋势。尤其是涉及到合同文件签章、管理等方面,传统的纸质合同、文件签章方式弊端凸显,通过安全、便捷的电子签章应用,构建人力资源管理信息化、数字化服务闭环,助力企业人事管理提质增效。