我曾经和一个CEO一起工作，他经常说：“如果你的报告书是用钉出机订过，那我一定不会看。”
对于他的说法，我一直表示怀疑，难道更详实的计划不比几张纸更有说服力吗？
1
真正有价值的报告，2张纸足够了
有一次，我的团队签了个大单。
在经过一个月的紧张工作后，他们终于结稿。
我的团队抱着厚厚的计划书兴冲冲地前去汇报。
到了客户的会议室，在开始阐述前，他们交上了一份长达30页的报告。
CEO拿起报告，做出了一个似乎是在称重的动作，然后猛然把报告书扔到了房间的一角，厉声说道：“告诉我，你们想要什么，我非常忙，没时间看这些。”
我的团队当时震惊了，房间顿时陷入了一片死寂。
向客户汇报
到底是什么原因让汇报进入死结？
让我们看完另一个故事，再回头说明。
我有一个做文案的朋友，他现在已是公司的骨干力量了。
他曾与我分享他刚入职时的经历。
那时，他还是一个小文员。
有一回，领导让他做一个报告，并告诉他这个报告很重要，要向省市领导汇报。
他接到任务既兴奋又紧张，终于到大显身手的时刻了。
花了几个星期，他终于写完了报告。
为了展示他缜密的思维，逻辑的推理，报告长达30页。
当他将报告交到领导手中的时候，领导很随意地将报告放在一边，并请他坐下。
领导笑着问他，“我给你5分钟，你能用最简短的几句话说明一下你的报告内容吗？，。”
朋友呆住了，他不知从何说起，支支吾吾半天，都有没有说清楚方案。
领导有些厌烦了，眉头锁成了一个疙瘩，但对他的态度尚好。
领导拍着他的肩膀说，回去将报告总结成2页纸，领导们没有时间看这些报告。
朋友僵硬地走出办公室，他所有的兴奋都消失殆尽。
要将30页的报告压缩在2张纸内完成，难度非常大。
他焦急地忙了几天，即使费尽全力，写出的总结报告仍长达5页。
不得以，他向公司前辈请教。
公司前辈没有多说什么，只是告诉他，“写领导想看的！”
想着这句话，突然间他茅舍顿开，很快完成了任务。
他是怎样做到了呢？
就是去繁留简，只表述领导最关注的问题，用几句话提出他的建设，说明建议能带来什么好处，并附以理由与数据。
向领导汇报
在现实生活中和工作中，越是高级的领导越忙，他只想听核心建议，给我们的时间常常仅有10分钟。
有一个有趣的说法，核心建议被称为“电梯游说”，你只有大约30秒时间向他人传达你的信息。
也就是说，你与你的利益相关人在电梯间见面，只有从一层楼升到另一层楼的时间进行交流，当你们走出电梯，交流就结束了。
如何在30秒内完成你的工作描述，并得到你想要的回复，这很重要。
有研究表明，人在一秒钟内只能说3-5个字，中央电视台新闻播音员的语速，每分种在300字左右，中国说话最快的主持人华少，最快也仅为一秒7.44个字。
而我们普通人，每分种平均语速仅为120个字，每秒2个字。
30秒，我们所要表达的话语字数大约在60-150个字区间，也就是3-5句话。
当然，“电梯游说”只是一个形象的举例，但却说明了简短陈述的重要性。
它要求我们必须高度浓缩思想，语言精炼，主题突出，理由充分，建议简洁明了，逻辑条理有序。
你的话要准确表明态度，说明事项，让对方快速理解，并最好得到准确回应。
所以，总结与归纳的能力比你写一份优秀的报告要重要的多。
就此，你也许已经明白了文章开头举的例子，为什么CEO会将厚厚的报告扔到一边。
他需要的只是简洁明了的汇报，不是你厚厚的报告。
在实践中，我也常常遇到这种情况，我的做法是，在准备详细报告后，要附上1-2页纸的内容摘要或说明，以便对方快速了解我的方案。
报告是给他的助手看的，内容摘要才是给领导或客户看的。
2
掌控会议节奏，直奔主题
你是否经常参加会议？
在你汇报时，是不是会议进程完全超出了你的掌控，最终你的汇报一团糟？
让我们来做个复盘。
项目汇报
试想一下，经过几周的工作，繁杂的数据分析，无数的思考和推敲，你带着你的报告和想法去参加项目评审会。
你坚信自己的想法将会创造巨大的利润，因为，你仔细整合了所有分析，润色了演讲稿，每一页PPT都力趋完美，报告长达40页。
在会议现场，你难以掩饰自己的兴奋，因为你看到对手的报告仅有10页左右，你稳操胜券了。
你信心十足地站在项目委员前，脸上不自觉地露出微笑。
这份报告，你已经竭尽全力，没有任何理由可以否决它。
当你把报告分发给每一个人，他们开始浏览，看起来这个开始不错。
你镇定自若地走向讲台，打开PPT，开始向他们阐述这份报告的背景和环境。
突然一个委员举起手来，开口道：“第35页，我有一个问题”。
你紧张地翻到这一页，却想起你才刚刚开始，还没有说到这一页呢。
委员指出你的分析有偏差，推出的结论有些唐突。
你有些慌乱了，事先没想到这里会有状况，尽管你有充足理由。
渐渐委员对你的回答感到厌倦。
很快，另一名委员也指出一个问题，他认为你的方案将增加财务预算，没有钱来支持你。
你已经焦躁了，为什么你没早点想到这个问题。
30分钟很快过去，提问，抱怨、质疑和叹气声此起彼伏，你的汇报已经一团糟了。
终于，负责人打断了进程，他说，很抱歉，你的汇报已超时10分钟，无法继续，鉴于报告仍存在很多问题，无法通过。
你像一团泥一样走下了讲台，你的“完美”在一瞬间溃败，一切都完了。
与此同时，你的对手走上了讲台。
他只有20分钟了，仅有的10页报告根本经不起委员们的质问。
他走上讲台，清了一下嗓子说道：“请大家着重看第2页，我想先说一下我的观点。”
“这个计划可以提升销售30%，虽然预算有些增加，但增加的利润可以弥补支出……”
委员们顺从地翻到第2页，阅读之后抬头看看他，并没有说什么。
“有什么问题吗？时间有限，请说一下你们对这个计划的顾虑吧！”
刚才提问你的委员又一次举起了手，“你说销售提升30%，你的依据是什么？”
“请您翻到第7页，那里的数据可以说明原因。”
他简短解释了数据的来源和支持理由，然后接着问：“还有什么问题？”
每个人都摇摇头。
“那么请翻到最后一页，请大家讨论一下所需资源和时间表。”
很快，报告结束了，他转向负责人，请求最后意见。
负责人说“项目不错，我很喜欢，其它人是否同意呢？”
所有人都点头表示同意。
“OK，你的方案通过，请做出具体执行计划后找我汇报。”
就这样，你的对手在你的吃惊中，愉快地结束了汇报，全程用时仅10分钟。
认真分析
为什么你和他的差距如此大呢？
其实答案很简单，你的对手直截了当阐明了自己想法，并主导了会议全过程。
他考虑了可能被问到的所有问题，事先规划了方案结构，并有着非常明确的目标，汇报从一开始就直奔主题，最终，结果与预期一致，完美达成目标。
其实，并非他的方案做得比你好，只是对手更清楚地明白方案是用来做什么的。
对，是用来解决问题的。
汇报的目不是为了展示你的思维过程，那不是客户关心的，他只关心自己的问题，你提出的建议是否具有建设性，是否能完美化解矛盾。
任何方案，无论你的思维过程多么严谨，背景与环境分析多全面，其实都不重要。
领导或客户交给你做，就认为你具有这种能力，你无需向他们解释这此细节，他们也许比你更清楚。
所以，优秀的汇报应是从结论开始的，提出你的建议，列出支持理由即可。
你需要强调的，是你的方案将带来好处，会使每个人都受益。
你不用担心领导或客户看不懂，他们在某些方面比你更懂行。
明白了以上道理，你就应该知道，为什么你的对手取得了较好的效果。
因为他从一开始就提出了他的想法，他的建议会让销售提高，这是每个人都关心的，对于委员们所不关心的，或细枝末节的东西无需说明；另外，就可能存在的疑问，他提前准备了相关材料。
他将问题简单化了，参会委员们的思考也就简单化了，因此，他轻松掌控了会议进程。
3
简化思维，强化你的问题解决能力
我们在工作中常常犯一个错误，就是过于关注数据和分析过程。
我们总是从数据开始，通过分析来推导结论，这将消耗大量的时间，得出的结论或许还不是领导或客户最想要的。
这种思维模式导致我们一味地强化自己的分析能力，而不是解决问题的能力。
解决问题，不仅要写好方案，更重要的是有客户思维，了解他的顾虑和关注点，站在他们的立场上想问题。
你的问题是解决问题，找到最好的解决方案，并清晰明了地告诉对方你的方案具有建设性，能够解决他难题。
不要过于炫耀你的分析过程，得出的结论多么精妙，那不是重点。
迈克·费廖洛，来自世界顶尖咨询公司的优秀策划人，在他的《极简思考》一书中指出：让方案通过的关键在于——让沟通对象在乎它。
而让对方在乎这个方案，就是直截了当地告诉他，你的核心建议是什么，你是如何推进的。
费廖洛将这种方法叫作“结构化思维过程”，即将问题的解决过程简单化。
为了拥有这样的能力，我们必须摒弃固有习惯，不要从数据和分析着手，而是反向思维，即从问题着手，先试着找出最佳答案，然后再去找支持材料。
看起来，这种方法可能会忽略很多东西，可那有什么重要呢？
有些问题虽然存在，但对最终方案并不会产生影响，既然如此，为什么还要考虑呢？
费廖洛指出，将问题和思维过程进行“简练”，看起来有些“过时”，但既使是象麦肯锡这样的国际顶尖咨询公司，也会采用这种高效的工作方法。
他的方法就是用假设解决实际问题。
先假设一个可行的结论，然而以事实为基础，以数据为辅助来证实这一假设。
在采用这种方法时，方案策划人的观点必须与利益相关方的目标相吻合，策划人必须了解阻力和支持分别来自何方，进而找出一个令人相信的阐述方式，并提供准确的数据加以支撑，目的就是要在首次提出方案时就能够让人信服。
结构化思维过程有着诸多益处，它可能让建议更清晰、更引人注目，通过更简短的沟通，使分析更有效；它可以帮助我们更高效的决策，并大大增加方案的通过率。
结构化思维会让工作变得更简单。
你不需要事无巨细的做很多数据收集和分析工作，只需要找方案所需要的材料就足够了。
太多的数据和分析会让你的领导或客户盲目，因为他们不知道你到底想干什么。
他们无法从你的分析直接过渡到你的结论。
你冗长的分析会把他们吓坏，问题还不至于这么糟吧？
你如果总是强调分析，你的领导或客户会认为你缺乏行动力。
少即是多
费廖洛提出，“结构化思维过程”只需要九步，
- 第一步，提出问题。找到问题的本质。
- 第二步，提出核心建论。这可能是一个合理假设，但关键是这个假设能够被接受。
- 第三步，建构框架。要细述你的逻辑，罗列事实和分析数据，这一步很重要。
- 第四步，创建故事。这应当是一个简单的进述，能让对象对故事感兴趣，并从中得出你的结论。
- 第五步，讨论和打磨你的故事。在你收到反馈前，先引导别人进入你的故事中。
- 第六步，选择重要事例。你无需收集太多资料，只要包含重要资料即可。
- 第七步，证明与推翻假设。分析的完成只是为了验证和推翻，专注于必要的分析就能提高效率。
- 第八步，整合信息。无论是演讲稿、备忘录或是邮件，都必须简单明了。
- 第九步，分享想法。你的想法要分享给相关利益人，了解他们的喜好可能使你的沟通更成功。
这种方法的关键是不断迭代和优化，让方案坚不可摧。
应用这种方法时，你的思维模式是直截了当地进行开头，及简洁准确地完成结尾。
在方案陈述中，你只需要重点表述理由即可，即将专注力集中在最重要的部分上，不要让注意力分散在没有意义的思考上。
你的建议要有核心重点，并有要极强的触动点，让对方感兴趣，先说最重要的部分。
你要明确汇报对象，你的方案应根据对象的不同进行适当调整，对象只想吃糖，就不要说盐是咸的。
多未必好，少既是强。
在日常生活中，这种情况我们常常遇到。
当你想看书时，是不是看到厚厚一本就不想读了？
当你看报告时，是不是只想看前5页，如果前5页不如所云，你就不想再看下去了？
为什么微信和微博能大行其道，其精髓就是“精简”。
所以，现在就改变，用“用结构化思维过程”重塑你的思想，简即是好，少即是多。
不妨试试。
我是东方既白，欢迎联系和指正！