来源| 《秘书工作》杂志，湖南民怨

响起“三部曲”，制作名牌会议

以——政府常务会议为例

政府常务会议是政府最高行政决策会议。会务工作的水平直接影响政府决策及其落实的质量。通过多年的实践，我们认识到，要提高政府常务会议的召开质量，必须重点把握三个部分。

第一，抓住三个要点，在开会前写好“歌”。

会前准备工作是否充分是决定会议成功与否的关键。因此，会议前的准备工作要周密、周密、超前、无懈可击，要牢牢把握三个要点。

制定方案要周密细致。会前准备工作主要包括收集议程、签署领导层、议程门户、会议通知、收集出席名单、制定议程、准备资料等多项工作。各项任务、小部分、具体工作都很紧凑。会议计划的主要内容包括会议名称、时间、地点、主持、出席、出席、休假、议程(姓名、报告人、报告时间)、固定出席单位和人员、议程出席单位和人员等。编制议题时，主要根据议题内容、性质、紧急程度等因素安排议题讨论顺序。

(b)分工的实施必须准确高效。会议的筹备过程非常多样，工作琐碎，会务人员要认真负责，踏实细心，责任交给人，没有头绪，工作不乱。会务人员应在会议前安排负责编写审议大纲、发布会议通知、督促打印资料等工作的人员，尤其要准确收集与会者的情况，并做好适当的准备。努力做好会场布置工作，提前组织设备维护人员和茶水服务人员，确保会议期间按时到达。会议召开前半天通知会议中心经理协调照明、音响、空调、麦克风、投影等仪器设备，提前通知服务员准备车，仔细检查会议室的桌椅，避免一时失误。

(三)会前检查，要严格细致。会议准备必须环环相扣，反复检查，不能有任何错误或遗漏。会务人员应在会议前对各部分进行全面检查，及时发现问题并加以解决，以防延误。会议前一小时，重点检查了领导资料、座位顺序、会场卫生、空调音响、时钟调整等细节。会议资料要按照会议议程、报告资料的顺序排列，在桌面上统一位置，规范化，排序。会场布置是检查主持人对着投影幕坐着，报告人对着主持人坐着，其他部队首先根据左侧和右侧安排座位。

应注意的几个问题

1.会前协商是否适当。特别是议题要根据相关部门、单位的内容是否协商一致、达成协议、利弊分析、效果期待、措施建议是否充分合理、解决方案是否符合相关政策、规定、遗漏等情况予以注意。因此，必须贴好好的关卡，不能坚决上升，不能不成熟的一刀切上升，避免非特殊紧急事项的临时同意，会导致分歧大、不议决的情况，甚至造成很高的决策风险。在日常工作中，这个会前协商过程很重要，但容易被忽略。会前议程不成熟，协商不充分，甚至有临时同意的情况，直接影响议程能否顺利进行。

2.是否填写批准书的规格。议程核准书是正式常会前确定问题的再审程序书，包括审议的主要事项、会前协商的主要过程、申报部门到办公室、区政府领导层的批准过程。议程绝对成熟，谈判绝对充分，审查绝对到位。但是，在实际工作中，往往没有引起足够的重视，简单签名，造成遗漏和疏忽。另外，如果议题清单上的议题名称和报告资料标题不一致，记载的列席人员不准确或有遗漏的话，就要特别注意不要让会议上领导订购的列席单位在会场。

材料检查是否严重。报告资料是指对会议文件内容的浓缩和必要的补充说明，一般由议题申报机关起草送审和印刷。因此，办公室管理者在进行审计把关时往往容易被忽略，材料形式不标准化、文字不流畅、表达不准确、错别字、脱字、错页等现象发生，经营者要对各次会议议程资料认真审查，认真校对，保证上面的材料形式规范、表达准确、简单明了。

二、搞好三服务，唱好会中“戏”

会中是从参会人员入场至会议结束的时间阶段。这一段作为会务服务的重头戏，从地点上分为场前、场内、场后服务三个部分。

（一）超前主动，做好场前服务。场前服务主要包括会议签到、会议接待、引导入座、核对与会人员、提醒人员参会、会议材料分发等工作。会务人员要专人负责招呼参会人员在侯会室休息等候，及时引导议题列席人员入场就座，随时统计到场人员人数以备领导查询，提前15分钟提醒未到场人员参会。根据议题顺序，通知参会人员依次汇报或列席，注意分发列席人员会议材料。

（二）严谨细致，搞好场内服务

1.做好会议记录。会议记录是对会议内容最直接、最初始的反映。它的内容比较口语化，强调的是原汁原味、真实客观，但却是字字千钧，是会议重要成果之一，是具有法律效力的文本。因此，要安排专人负责会议记录，书面记录力求确保内容完整、逻辑严密、笔迹清晰、整体美观、有据可查，主要观点和内容不错记、漏记。

2.谨慎会议报道。会议召开时，要根据会议审议情况，把握好哪些议题需要作为重点报道，哪些议题不作报道或简略报道，由会务人员提前与有关新闻单位沟通，注意结合会议性质，通过电视、报纸等形式对会议内容进行选择性的宣传报道。

3.维持会场秩序。会场内，注意提醒与会人员遵守会场纪律，不得在会场上使用通信工具和录音录像设备，不得随意走动或出入会场。妥善处理提醒参会领导发言未开启麦克风、汇报人超出汇报时间、灯光音响设备故障排除等情况。

（三）密切协作，抓好场后服务。场后服务主要包括场外安全保卫、有效处理其他突发情况等工作。会议进行中，注意防止与会议无关的人员进入会场，或在会场附近逗留、喧哗，确需向参会领导报送紧急文件或会议材料的，应通过会务人员传送。如发生混乱等意外情况，要及时制止和调停。遇到其他突发事件，应灵活应对，及时请示。

需要注意的几个问题

1.注重会议的严肃性。会务人员应精心策划、认真组织议题汇报顺序。提前检查第一议题出列席人员到会情况，促请参会领导和相关人员进入会场，特别注意参会人员变更情况和因故不能及时参会的情况，并将有关情况汇总后及时报告会议主持人。

2.注重会议的紧凑性。在议题转换时，会务人员要及时清场，并通知侯会人员迅速、安静地进入会议室，发放有关会议材料，保证会议组织的连贯性、紧凑性，同时提醒与会人员遵守会议纪律，关闭通讯工具。

3.注重会议的时效性。提醒汇报人提前做好汇报准备，按议题汇报材料作简要汇报。汇报发言要开门见山，言简意赅，汇报时间原则上控制在10分钟内，议题内容较复杂的不超过15分钟。会议讨论期间，与会人员发表意见时，应把握重点，简明扼要。特别要提醒出席会议的区领导发言时使用话筒。

三、坚持三件事，弹好会后“琴”

会后工作是保证会议达到预期目的的重要一环，也是最容易让人松懈、容易失误的一环。一次成功的会议，不仅要求有充分的会前准备，周到的会中服务，而且要求有高质量的会后工作，三者缺一不可。会后工作，主要是抓好三件事：

（一）善始善终，做好会后工作。会后工作主要有回收会议资料、整理会议记录、起草会议纪要、报常委会议题、审核新闻稿件、会议材料归档等。对会议的记录、整理、新闻发布工作，每次明确专人负责，做好全程记录，并及时整理完善相关内容。

（二）查漏补缺，及时会后总结。会议结束后及时召开会务经验总结会，由办公室分管副主任主持，召集会务工作人员交流情况，认真总结，找出问题，立即整改，防止同样的错误重复发生。

（三）力求实效，抓好会后督查。会后督促检查工作，是狠抓工作落实、确保政令畅通的重要途径。会议结束后，由区政府督查室根据会议决定事项及时分解立项，明确责任单位，搞好情况跟踪，加强督查催办，确保会议有始有终，推动决策落实。

需要注意的几个问题

1.重视资料会后回收。会议结束后要注意及时清理和收拾会场，仔细整理会议文件和贵重物料。要安排工作人员对会议资料立即回收，需要销毁应立即销毁。会议所用办公用品尽可能不浪费，回收下次再用。

2.重视领导审批制度。对会议文件、会议纪要、会议新闻等材料的印发工作，要坚持领导审批制度，确保内容达到纪实、扼要、符合行文程序，无负面效应。会议纪要原则上在会议当天完成初稿，经办公室分管副主任、主任和常务副区长审核后，送区长签发。涉及法律法规事项的还应送区政府法制办主任核稿。

3.重视材料立卷归档。会务人员要在会后及时整理材料并全面归档。归档材料主要包括部门请示文件、议题审批单、议题单、汇报材料、会议纪要、会议记录等。对会上明确提出有修改要求的议题，责任单位必须按要求修改完善补齐后，再送区政府办公室存档。会议原始记录原则上不对外借阅，确需查阅会议记录的，需经办公室主任同意。