招聘过程中，难免会有无法符合要求的应聘者。对于这些应聘落榜者，正确地回复是维护企业形象、展示管理水平的重要环节。以下是一些可以参考的建议，帮助HR们合理并妥善地回复应聘落榜者的信件。
1. 第一时间回复
尽管不是每一个应聘者都会去了解自己的面试结果，但是基本上每个人都想知道结果。如果应聘者投递的岗位已经有其他人被录用，那么尽早告知他们结果是很必要的。不要让他们跟踪邮件、电话和文字消息。在第一时间直接告诉他们，这对于他们后续的安排也是非常有用的。
2. 确定明确和热情的语气
你不要以为打通简短就足够了。在回复信中，应当确保语言明确，消息短而中心态度热情，简洁而不失礼貌。一种有效的方式是，先阐述欣赏应聘者的一些贡献，说明在该应聘岗位的招聘中存在竞争，然后给出原因。表达方式最好具有真诚和感激的基调，使应聘落榜者有所安慰。
3. 避免使用复制粘贴
让落榜者感觉到你对他们的关注，他们也会感到你都在倾听他们。所以我们在回复中避免使用模板，尤其是模板邮件，以免被对方识破。要让每封信尽可能符合所要回答问题的对象和情况。
4. 提供进一步可能性
虽然招聘公司已经确认该职位已经录用了其他人员，但是如果我们非常欣赏应聘者，那么可以适当的提供更多的机会。这不仅能够给他们提供一些防止失望和拒绝的选择，还可以为他们提供进一步发展的机会，甚至可为我们构建有益的业务网络，进而拥有更好的竞争优势。
5. 提供反馈
如果有必要，可以根据面试结果提供反馈，表明招聘团队对于招聘面试中的问题和表现有何评价。这可以侧面说明应聘者的优点和缺点，为他们提供自我认知和寻找自己优势的方向。
在回复落榜者是一件很难做的事情，因为它直接涉及到一个人的未来。合适的回复可以让落榜者建立公司良好的印象，以防止他们对公司产生负面观感，从而为公司积极建议方式打下基础。