编辑指南:优秀的PPT背后肯定有很多技巧。做好合格的优秀PPT可以说是产品经理必备的工作要求。这篇文章作者分享了用结构思维制作优秀PPT的方法。一起学吧。
PPT在早期诞生阶段命名为“Presenter”,随后更名为“Power Point”。其意义是——“使观点更加强烈”。作为产品经理或其他运营、技术等角色,生产优秀的PPT是绝对必要的技术之一。本文介绍了如何使用结构性思维创建优秀的PPT,并教您常用的PPT技巧,使您的观点更具说服力。
一、第一步:使用情况分析(SCQA)讲故事。
近年来,“讲故事”在学术、市长/市场、商业等诸多领域经常被提及。
从根本上说,就是把作家写小说时的叙事技巧运用到商业实践中,让我们的听众、顾客、合作伙伴和利益相关者更快地理解我们的观点,接受我们的方案,与我们达成真正的共鸣。
作家写小说时往往遵循“胜战合”的写作方法,但在商业实践中,为了做好“商业故事”,生产有结构思维的优秀PPT,我们可以充分利用情况分析法(SCQA)。
SCQA来自麦肯锡顾问芭芭拉明托写的《金字塔原理》本书,S、C、Q、A分别代表以下内容:
Situation(情景):我们现在处于什么情况?上下文和背景是什么?我们面临的是什么事实?冲突(Complication):现在出现了什么问题?我们遇到了什么挑战或危机?问题(Question):为什么会出现这种问题?其深层原因究竟是什么?现在该怎么办?安斯韦尔(回答):我们对上述问题的回答是什么?我们能采取什么解决办法?SCQA的顺序不是固定的。好像作家们经常使用“历史”、“插入”等写作手法。
使用PPT谈论业务时,还可以调整SCQA 4元素的顺序。例如,如果先提到A,就会产生开门见山的效果。让听众先了解方案,然后慢慢了解方案的产出过程。
或者先提C,先说明用户的痛苦和困难挑战,在听众心中注入“担心”情绪,然后提出解决方案,帮助听众消除忧虑。
要生产出结构良好的PPT,第一步是明确整个PPT的体系结构和故事线。也就是说,整个PPT可以分为几个部分,各部分之间的顺序,各部分的开头、主要内容和结论。
在此阶段,请使用情景分析(SCQA)的原理,展示更具吸引力和说服力的商业故事。
二、第二步:使用MECE原则构建所有页面的PPT。
《金字塔原理》书中首次提到MECE原则(Mutually Exclusive Collectively Exhaustive),多年来一直被咨询、商业等领域奉为圭臬。
MECE的本意是“相互独立,各自穷困潦倒”,是帮助人们进行思考和分析的结构化工具。
绘制PPT时人们经常犯的错误之一是在PPT上堆大字。乍一看,就像在Word上写文章一样,违背了PPT的“使观点更加强烈”的意图。
如果PPT看起来都是文本,或者缺乏明显的结构,就要提高警惕,利用以下MECE技术使PPT更具吸引力和说服力:
二分法:根据不同的维度分割和比较PPT的内容。例如,当你想采取有助于说服听众和大大优化产品体验的方案时,可以分割“现状”和“未来进展”两个维度。
方案的优势。三、第三步:运用PPT技巧,提升可视化效果
通过情境分析法(SCQA),我们拥有了清晰的、引人入胜的故事线,建立了PPT的整体框架与结构。
通过MECE原则,我们对每一页PPT进行了结构化调整。
那么,最后一步,即是从视觉表达的角度着手,运用PPT的常见技巧,对我们的PPT进行可视化效果的优化提升。
1. STEP 1:根据你的受众,决定你的PPT风格
PPT从头到尾的风格应当保持一致,如果风格参差不齐、或是有明显差异,会削弱你的观点与方案,让我们的听众产生“凌乱”、“跳跃”等不佳印象。
PPT是一种表达观点的工具与载体,因此在决定PPT的风格时,我们应当首先考虑我们的受众是谁,而不是思考我们自己喜欢怎样的风格、我们现在有哪些可以直接可以拿来套用的模板。
如果是面向上级、客户,那么风格应当较为严肃、商务大方。
如果是较为轻松的分享、演讲,那么风格可以相对较为活泼、明快。
在确定风格时,应当从多个维度进行综合考虑,包括受众的地点(国外/国内)、性别(男/女)、年龄层(青年/中年/老年)、所处行业及公司等。
如果在我们的受众之中,存在具有决策权、或较大影响力的关键利益相关方,那么最好还是优先考虑他的审美偏好。
2. STEP 2:根据你的风格,决定你的PPT配色
决定了PPT的风格之后,我们就可以进一步确定PPT的配色。
如果是商业性质的PPT,在考虑配色时,应当首先考虑我们所在的企业、或是客户所在的企业平时常用的配色,尽量向其靠拢。
如果并无特殊限制,那么就可以结合风格来确定配色,例如蓝色、黑色、灰色、白色多用于严肃商务的PPT,而绿色、粉色、黄色等多用于轻松明快的PPT。
在选取PPT的配色时,有以下几个可以运用的小技巧:
- 取色器:PPT中自带取色器(Eyedropper),可以用它来取到你理想的色彩;
- HSL模式:在调整颜色时,可以将模式切换至“HSL模式”,对其进行细粒度的调整;比如调低颜色的Sat值,可以降低色彩的饱和度,让其看起来更为柔和;
- 调整透明度:在绘制PPT时,我们经常需要运用同一种颜色的不同深浅程度,那么此时就可以通过调整同一种颜色的透明度(Transparency)来实现,省去了寻找和挑选多种颜色的时间;
- 线上配色工具:如果缺乏配色灵感,可以借用一些配色工具来寻找灵感的火花,比如Color Uisdc、Color Hunter、Adobe Color、Color Drop等平台都提供了许多可以借鉴的配色范例。
3. STEP 3:灵活运用多种渠道,寻找可用的PPT资源
所谓PPT资源,一般包括模板资源、字体资源、图标/图片/图表资源、插件资源等。
此处提醒一下,如果是商用性质的PPT,请务必确保PPT内所使用的一切资源都是可商用的、有版权许可的,及时规避法律风险。
在寻找PPT资源时,有以下推荐的工具及平台:
- 模板资源:PPT Store、稿定设计、Canva可画等;
- 图标资源:Icon Font、Flat Icon、或是PPT内自带的图标(Icons)等;
- 图片资源:各大图片搜索引擎、花瓣网、Unsplash等;
- 字体资源:字魂、字由、iFonts等;
- 插件资源:iSlide、OneKey Tools等;
4. STEP 4:运用PPT技巧,让你的图文焕发光彩
在处理图片方面,如果你想让你的配图更为美观或更具力量,可以尝试着使用以下PPT小技巧:
- 裁剪为形状(Crop To Shape):将图片裁剪为指定形状,可以让它看起来没有那么的朴实无华;
- 删除背景(Remove Background):很多人不知道的是,PPT本身具有抠图这一强大功能,无需借用PhotoShop或是美图秀秀等工具平台;
- 图片修正/调色/艺术效果(Corrections/Colors/Artistic Effect):在PPT内,用户可以调整图片的色调、明亮度、锐化度等参数,或者附加艺术效果,让它更为清晰、不再暗沉;
- 图片效果(Picture Effects):较为常用的效果包括为图片增加阴影、反射的倒影等,如果使用恰当,可以增加图片的质感;
- 蒙版:有时我们所用到的背景图或是配图的颜色较为跳跃、复杂,可能不适合作为背景,或是会破坏整个PPT的色调,那么我们就可以在图片上叠加一层蒙版,也就是一个带有透明度的形状,帮助整个图片的色调更为统一。蒙版的形状往往是长方形或圆形,颜色往往选择黑、灰、白等颜色。
此外,除了图片之外,我们也常常需要在PPT内绘制形状。在处理形状方面,可以运用的技巧包括:
- 填充(Shape Fill):用图片或者渐变色来填充形状,在恰当使用时,会有很强的视觉效果;
- 调整线框(Shape Outline):可以调整线框的颜色、粗细、类型、透明度等,其中素描风格(Sketched Style)可以做出类似手绘的效果;
- 透明度(Transparency):调整形状的透明度,在恰当使用时,可以让颜色更为柔和、整体更有设计感;
- 手绘线条(Scribble):很多人不知道的是,在PPT内是可以随意绘制任意线条的。在某些情况下,通过插入一些手绘线条,能够增强PPT的视觉表达效果。
而在处理文字方面,可以运用的技巧包括:
- 填充(Text Fill):用图片或者渐变色来填充文字,在恰当使用时,会有很强的视觉效果;
- 调整字间距或行距(Spacing):PPT可以调整字间距、行距、段落间距,让内容更为清晰;
- 对齐(Align):选择多个文本框后,可以进行水平对齐、垂直对齐、平均分布;
- 文字效果(Text Effects):较为常用的效果包括为文字增加阴影、反射的倒影等,比如增加阴影这一操作,就非常适用于深色背景搭配浅色文字的场景;
- 文字排版:在文字排版方面,为了突出重点内容,可以参考下图,从文字的大小、虚实、粗细、明暗等多个方面着手进行优化。
四、结语
希望本文能够帮助你了解更多PPT技巧、结构化思维工具,并将其应用于功能演示/产品宣讲/项目竞标/工作述职/商业分析等多种领域当中。
PPT的宗旨是“让观点更有力量”,希望本文也能让你的观点更具说服力与表现力,最终呈现出一份较为美观的、结构清晰的PPT。
作者:张璇Maria;微信公众号:玄思Wit。资深斜杠青年,专注IT咨询/售前/TOB产品设计/交互设计/数字化转型/数字化运营等领域知识的分享。
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