(本文发行于《刘允》公众号，订阅《刘允》公众号，与我一起洞察商业本质。）

最近我的直播邀请了创始人——日云。

她曾在一家大工厂工作过七年。离职后，她和爱人一起经营园艺电商品牌——第三方花园。他们的球队从2018年开始全力投入家庭园艺业。到今天为止，短短4年内引领业界，拥有100多亩花卉基地和600多万华友。

创业这个词听起来很上瘾。但是创业毕竟是九九死一生的游戏。不是所有创业者都能取得好结果。

对于创业者来说，过去的平台资源、优秀的同事、易用的系统、对创业非常有价值的东西都不能拿走。

那陈云呢？

陈云说，不是什么都不能带。

我拿走了创业的第一笔“创业资金”:问题的逻辑、高效工作的习惯、善用工具的意识。

但是我知道家庭园艺本身是一条非常新颖的赛道。特别是，他们仍然以感兴趣的电子商务模式。这意味着他们没有任何经验可以学习，必须摸石头河。

以新的身份，在新的领域尽快带领业务跑有多容易？

陈云说，从0到1都是自己摸索出来的。我想分享给创业者的是如何利用好工具，管理创业公司，我们从大厂学到的高效工作习惯和管理理念，通过一个工具整合到日常工作和团队管理中。

哦？有点意思。

如何巧妙解决人才的难题？

创业者最缺乏的资源是什么？

人。

准确地说是人才。

天运面临的第一个难题是招人的问题。

过去，大型工厂有完善的招聘体系。有什么人才需求的话，直接告诉HR就行了，不需要自己发掘人才。更重要的是，大型工厂还有一个人才库，记录落选的申请者。

落选的申请者可能暂时资历不足，也可能暂时没有合适的工作。

但是随着求职者的增加，人才储备库也会增加。一旦有一天，申请人资历充足，适当的职位开放，或者某个职位急着想招人，就可以回到这个人才库，以此为目标找到人才。

但是如果没有这样的招聘系统，创业团队该怎么办？

陈云在办公软件方面选择了符合公司理念的企业微信。她用企业微信在线文件复制了“人才库”。

如何工作？

陈云在企业微信上创建了名为“人力资源库存”的在线文档。

这是一份可以继续积累和增长的文件。

多人可以同时编辑的企业微信在线文档。所有参加面试的面试者都可以将自己对申请人的评价与此在线文档同步。

同时，随着报名人数的增加，这份文件也可以不断更新和增长。

但是，有这样的人才库并不意味着业务可以顺风跳下去。

创业团队需要的往往是多方面的。什么都能懂一点最好。最好懂点财务，懂点运营，懂点市场。

但是这样全能的人才在市场上太少了。

那怎么办？

不能招收综合能力100分的多面手，单一能力突出的80分人才，剩下的20分，通过工具补充。

让我举个例子。

早些时候，陈云想招聘植物采购经理。

这个人不仅要了解绿色食品品种，还要有敏锐的市长/市场嗅觉，还要判断绿色食品购买的销售量和利润。更重要的是，需要与供应商协商的出色沟通能力。

但是很难同时具备园艺知识和购买履历。

这个植物购买经理职位，陈云整整招了三年。

招不到什么都有的人，该怎么办？

陈云说，他将招募有购买经历的人，为他补充与绿色食品相关的知识。

这次想购买什么绿色植物？这种绿色食品去年是什么价格？销量怎么样？销售旺季是几个月？什么时候买比较合适？有需要注意的售后问题吗？

沉淀与这种绿色食品相关的知识，形成购买指南。

但是，绿色食品的销售量是动态的，销售数量直接影响购买数量。这个购买指南每月需要补充和更新。

因此，陈云利用企业微信在线表格制作了“现场”购买指南。

cn-i-qvj2lq49k0/5a89f31886c04c388347800d6139d21c?_iz=31825&from=ar;x-expires=1705669644&x-signature=sIUSq%2Bj8QVdzeAPkw%2F%2F3hAiRcYk%3D&index=2" width="640" height="258"/>

有了这样一份采购指南，就算是毫无园艺背景的人，也能对绿植的市场情况有清晰的了解，这就补齐了缺失的园艺知识。有采购资历的“老司机”，一下子就有了跟供应商沟通的底气。

更重要的是，企业微信的在线表格，也能做到多人编辑、实时更新，打开就是最新版本。也就是说，知识是可以积累和生长的。

你负责采购的绿植，今年是以什么价格购入的，记录下来。我负责采购的绿植，今年是在哪个月买入的，也记录下来。

这份在线表格，随着今年采购任务的完成，又能成为来年的数据参照。

这就是把经验，沉淀成工具。再用工具，补齐多面手能力。

---

精力有限，如何做到忙而不乱？

天云说，在创业的路上，自己这点精力，实在是不够用。

创业之前，每天只需要安排好自己的事。每天什么时候做什么事，见什么人，开什么会，都是清晰的。干好自己的活儿就行了，不怎么需要考虑别人。

可自己创业之后，还要协调好团队的工作。这么多员工，事无巨细，都要来找天云。时间和精力被分割得太碎，计划好的事根本没空做。有时候，忙忙碌碌了一整天，到了深夜才发现，最重要的事，甚至都还没有开动。

如何把时间用得更高效，协调好个人和团队的工作，就成了关键。

天云用企业微信的日程，提前规划好了个人的工作。

比如说，周三上午11-12点要参加面试，周四下午2-4点要参加大促方案的讨论。

创业公司很扁平，员工也能随时找CEO谈事情，但是有时候员工推门而入、经常打断原来的工作思路，怎么办？

天云会让员工提前预约CEO的日历。

企业微信日历，可以让员工时时查看到CEO的“忙”或者“闲”，不需要特地去问。不仅CEO的时间被尊重了，员工也慢慢养成提前做时间规划的好习惯。

那，团队的工作，如何尽在掌握呢？

在公司业务最忙的时候，三个月内有80款产品要上新，还有100场团购、300场直播。

让大家通过周报来汇报工作重点吗？不够及时。

让大家在群里同步工作进度吗？太碎片化。

天云让团队在企业微信的日程里，建立了多个公共的业务日历。

比如说，社群团购日历、社群工作日历、直播日历、人事日历、运营部日历。

只要把这些业务日历全部勾选上，就可以清晰地看到每个月公司业务的全局。比如说，9月份计划做几场团购，分别团什么。又会有多少场直播，哪几场是有外部嘉宾的。电商的大促活动是从几号到几号。

这就像一个“作战指挥室”，指挥着第一线的枪炮。

每一位员工，包括天云自己，都可以通过这个“作战指挥室”，清楚地知道工作重点。新加入的员工，也能迅速地跟上团队步调，不乱节奏。

可是，不同的“作战指令”，还要分发到每一个不同的员工手上。这么多的事项和时间，难道要员工们一条一条地写进自己的日历吗？

当然不用。

员工们只需要点击“订阅”按钮，就能够自动添加到自己的日历里。

一旦出现了时间调整，日历也会自动同步更新，完全不需要担心计划突变的情况。

各个部门的员工们“各取所需”，完成订阅。这些日历清晰准确地记录着时间，还会像闹钟一样发出提醒，提醒着团队的每一个人，不要遗漏掉任何一项工作。

这样一来，团队的每一位成员，都有了一张和天云一样的“作战指令表”。

每位成员的工作，都像天云一样，被一张“作战指令表”梳理得井井有条。每位成员，也都有了一个清晰的忙闲时间段。

自从团队有了“作战指挥室”，员工们有了自己的“作战指令表”之后，尽管团队的业务发展得非常快，但还是一直能够保持着敏捷的小团队运作，很少出问题。

为什么？

因为再忙，也能做到忙而不乱。

---

小型团队，怎样服务百万用户？

天云说，创业团队，要想办法建立起自己独特的核心竞争力。

在创业之前，你可能要风得风，要雨得雨。但，这是你的能力吗？

不一定的。呼风唤雨的，可能是你背后那家公司给你的预算、人手、资源。

在创业路上，这些，都是你带不走的。

你要搭建起自己的核心竞争力，让客户从认可“公司”，变成认可“你”。

那，什么是创业团队的核心竞争力？是贴心的服务吗？是实惠的价格吗？

都不准确。答案应该是，专业。

天云的团队，会邀请花友们加入企业微信群。在群聊中，大家可以互相交流、分享、治愈，还可以第一时间向工作人员询问花卉养护的问题。

但是，总有可爱的花友，问出“千奇百怪”的问题。

风车茉莉可以种在上海吗？南非万寿菊可以泡茶吗？封闭空间里可以种花信风吗？

这些问题，都非常专业。可是，塔莎团队的核心成员才刚刚过50人，而花友人数已经超过了600万。这么悬殊的比例，如此大量的问题，工作人员能来得及回答吗？能答得上来吗？

能。而且是，秒回。

因为群聊里，还有一位机器人小助手，24小时待命，为花友答疑解惑。

只要花友输入关键词，机器人小助手就可以迅速识别。比如说“乔木绣球”，小助手就可以瞬间回答出一条清晰完整的乔木绣球种植养护信息，体验感特别棒。

那羽扇豆呢？珠玉之卵？玛格丽特？总有小助手不知道的花吧？难不成，你还都能答上来？

还真能。因为机器人小助手的背后，还有一套“活”的知识库。

园艺电商的商品，光是品类就不下200种。要是按品种划分，那得有个上万种。花友问的，都是特别具体的问题，就算是园艺专业的毕业生，也未必能做到面面俱到。

比如说，大家耳熟能详的百合。光是百合，就有上百个细分种类。铁炮百合耐热，林荫百合不耐晒。

没有人能全部掌握。面对花友的咨询，工作人员经常需要现找资料。

所以，即便是对口专业出身的人才，也需要继续补充知识。

怎么补充？

最直接的办法就是，通过内部培训，让员工迅速地补充到更加全面的知识。

可是，一个尚在初创时期的创业团队，哪来的培训部门？

让老员工带新员工吗？可每位员工，都有既定的工作计划和工作节奏，都忙。

组织专场的培训吗？可这样一来，负责培训的同事，就要停下手上的工作，才能保证不间断的系统培训。

那怎么办？

天云在刚开始创业的时候，就用企业微信的在线文档，收录和刷新专业知识。

前面说，企业微信的在线文档能够做到多人编辑。那么，知识的收录过程就能够做到群策群力。

你更了解小木槿，就由你来负责编写。我更熟悉银莲花，就由我来负责补充。

同时，在线文档是自动保存的。无论修改了多少次，只要打开，就是最新版本。

可是，这么专业的知识，能写得清楚吗？

能。

天云从养护知识里，提炼出花友最常提问的点，组成一套既实用又简易的编写模板，存在在线文档里。这样一来，编写的难度就大大降低了。每一位员工，包括新入职的员工，都可以参与进来。

想补充修改，就在线编辑。想及时反馈，就添加评论。想定位信息，就查找关键词。

这个在线文档，每天都在被修改、补充、更新。一旦出现一个新品类，立刻补充进去。这样一来，在线文档每天都在成长，每天都比前一天更加丰富。

现在，这份在线文档，已经从单个绿植的养护卡片，汇总升级成了一套种植养护档案。

这份不断补充更新的在线文档，就放在团队的群公告里，像一份放在手边的知识手册一样，一伸手，就能拿到。出现不懂的问题，再也不需要问东问西，或是到处查找资料了。

历久弥新，触手可达。

有了这份档案，机器人小助手就能答上各种各样的问题，团队里的新人也能够通过学习，迅速地成长为专家。

这就是把知识，沉淀成工具。

前段时间，天云的团队做了一份，关于“花友对塔莎的印象标签”的调研。调研结果出来之后，有这么三个词，排在了Top3的位置。

第三名，文艺。第二名，温暖。第一名，专业。

一盆心爱的花，一群志同道合的花友，还有一位24小时在线的机器人小助手。

这就是塔莎这个创业团队，独特的核心竞争力。

文艺、温暖、专业。

---

一分不花，也能搭建管理体系？

天云说，即使没有IT部门，创业团队也要有一套系统化的管理体系。

创业团队，在初期都会有一个粗放式管理的阶段。简单来说就是，凭印象决定是否晋升，靠口头交代工作内容，用转发分享资料文件。

所以，有一套好用的管理体系就显得尤为重要。

创业之前，有IT部门的支持，有大几百万做出来的系统。

这一点，是创业之后不具备的。

怎么办？难道要花钱买一套吗？

不一定。天云一分钱不花，就搭起了三样东西。

晋升机制、目标管理、资料库。我们一个一个来说。

先说晋升机制。

为什么要有晋升机制？

因为招人这件事儿，免不了主观的情感色彩。

对于一个小型的创业团队来说，面试这个活儿，又常常都是创始人自己来干的。面试官的话语权一大，就特别容易出乱子。

这个人一般，开6000吧。那个人真不错，开1万！

一拍脑袋就能决定。

可是过了一段时间却发现，新员工的工资比老员工要高，员工的工资比经理要高。工资倒挂了。

怎么办？

一开始就要有一套规范透明的职级说明。

天云参考了大厂的晋升标准考核体系，用企业微信在线文档做了一份契合塔莎的职级说明，全员公示。

每个岗位需要具备哪些能力？向上还有多少个职级？每个职级的晋升标准是什么？

一清二楚。

再说说目标管理。

为什么要用目标管理？

因为目标管理有一种特征：从上到下，目标清晰一致。

对于创业团队来说，这个特征尤其重要。

全力奔跑的创业团队，特别容易出现“劲没往一处使”的状况。杂事多，新人多，业务重点和方向经常会变。一线员工很容易盲目地钻在琐碎的细节之中，忽视了公司全局的目标。

有的公司年初制定了目标，然后就放入抽屉里了，到年底翻出来一看，执行跟当时制定的目标差了十万八千里。

所以，目标管理的关键，并不在于一个多么厉害的“系统”，而是在于制定好的目标，能“上传下达”，而且能“时时校对”。

天云就用企业微信在线文档，做出了一个清晰的目标。

有了这份用在线文档做成的目标管理文档，确定好公司的1个Objectives 和4个Key Results。

每周的周例会上，就可以用这个在线文档，check每个人的工作进度。

完成程度如何，差距还有多少，有哪些归因，接下来要做什么具体的行动。

确保每个人在执行过程中不会跑偏。也确保每周的进展都了如指掌。

最后，说说资料系统。

为什么要有资料系统？

想象一下，你想了解一下销售数据，却找不到，可是销售数据直接关系着市场分析。你想拥有充沛的图片素材，却没积累，可是图片素材直接决定着直播和公众号推文的质量。这个时候，你得有多抓狂？

怎么办？

一个最简单的做法就是，在同一个地方，不断积累资料，供大家自取自查。

积累在什么地方？是网盘吗？

可传统的网盘，还需要额外下载app，通过账号密码来登录。这就带来了一个尴尬的问题：做不到多人同时登录。

有的公司还设置了专门负责网盘的同事，通过当场查阅的方式来保证安全。太麻烦了。

于是，天云把资料都存进了企业微信的微盘。

天云先用企业微信通讯录，添加员工。让所有员工，包括外包团队的员工，都在同一个平台上。

然后，把需要存储的资料文件，放在微盘上。比如说公司照片、售后表格、工作手册，当然，也包括前面提到的知识库。

可是，这么多文件，怎么做到“区别开放”呢？

通过权限设置。

比如说，供外包员工查阅的文件，设置成可浏览。供内部员工查阅的文件，设置成可编辑。还有一些不能对外开放的机密文件，就设置成保密。

不怕离职员工带走机密文件，不怕新员工找不到相关资料，不怕工作交接的麻烦，也没有给外包团队发材料的麻烦。

生产资料问题一解决，工作效率自然也就上去了。

天云热心的分享，给了我不小的启发。

创业，就是由一个又一个的麻烦组成的。

但只要思想不滑坡，办法总比困难多。

过去，天云就坚持在用企业微信做私域运营。现在，她也把内部办公建在了企业微信上。

为什么？

因为务实、好用、低成本，才是硬道理。

通过企业微信，天云仅用极低的成本，就复制出了大厂几百万的系统，在塔莎这个小而美的团队，也实现了高效办公。

企业微信，就是天云的硬道理。

---

最后的话

天云的团队，是一个充满热爱的团队。

他们用精致高颜的花卉，治愈了无数个忙碌的都市人。他们给每一个生活在钢筋水泥里的人，都提供了一个亲近自然的机会。

天云说，塔莎也只是一家平凡的创业公司，正在经历每一家创业公司都有可能经历的问题。

当然，在这条路上，我也还在努力。我也还有很多问题没想明白。

但就像弗兰克尔说的那样：

不要只想着成功——你越想成功，就越容易失败。成功就像幸福一样，可遇不可求。它是一种自然而然的产物，是一个人无意识地投身于某一伟大事业的衍生品，或者是为他人奉献的副产品。幸福总会降临，成功也同样。

创业，本就如此。会有人掉队，但从不孤独。

祝福天云。祝福塔莎的花园。

也祝福正在奔跑的你。