随着数字化的浪潮，很多企业的审批流程从纸质审批、邮件审批转变为在线表格审批。其中，流程引擎不需要代码开发，只能通过托拉配置适合企业业务的审批流程。本文从流程引擎的大象作用角度介绍了如何分解流程引擎。
随着数字化浪潮，很多企业的审批流程从纸质审批、邮件审批转变为在线表格审批。对于企业来说，从0 ~ 1开发批准流程，不仅可以初期开发，还可以在后续运营中投入更多的费用。
流程引擎的价值在于，无需开发代码，即可配置适合业务需求的审批流程。一般来说，协作办公平台内置流程引擎模块，如钉钉、企业微信、飞行书、泛美、蓝环等，当然，也有企业自行开发OA批准流程引擎系统。
一、发起人
角色分析：发起人希望快速方便地填写表格启动流程，并顺利批准流程。
流程引擎可以从以下维度满足发起人的需要：发起人在批准阶段关注以下事项：
1)集中启动过程门户
一般的行政类、考勤类、财务类等都集中在OA系统的起始页上，员工可以快速找到流程入口。
2)提供web和移动
例如，将审批流程的启动入口放置在企业微信工作台中，使用户可以随时随地启动申请。
(提供企业微信屏幕截图)
3)创建提醒
企业中的一些流程是需要员工定期启动的方案，需要系统消息通知和启动链接。例如：
在进行年度业绩审查时，职员必须在12月的第一周提交年度业绩表。职员必须在月末按时提交补充卡申请。4)编写UI，相互友好
填写内容尽量少
需要从业务角度简化需要填写的字段。自动分配内容可以从业务系统导入，可以关联导入，也可以自动计算。例如，假期流程可以从HCM系统中获取员工可调整的假期时间，该时间可以根据员工选择的时间自动扣除。
(提供企业微信屏幕截图)
如果不能进一步简化器材内容，就要从展示方式上考虑。
比如分类、分页、分阶段写。
要填充复杂字段，需要说明，包含规则的字段必须内置检查。例如，手机号码的编写可以使用内置的验证格式。
支持保存草稿。
有时，用户无法一次性完成填写表单或中断互联网等元素，需要草稿功能来存储完成的内容。
大量启动
例如，企业的部分申请程序只定期向HR运营职务代理职员大量启动。
发起人希望在流程批准阶段：
5)允许督促
6)允许撤回
必须修改填充的表单。撤回功能使您可以取消修改。
7)对批准过程的认识
您可以查看流程的审批进度和后续审批流程，并在主要节点和审批完成后通知发起人。
二、批准人
职责分析：审批人希望集中和有效地处理待批流程。
您可以通过以下方式设计，以满足审批人的需求：
1)统一的工作入口
将所有审批流程集中到一个待办事项列表中，以便审批人集中审批。具体来说，有两个设计框架。
启动业务系统-OA批准-结果返回/订阅状态更改回调通知、批准状态和数据导入OA启动和批准-结果返回/订阅状态更改回调通知、批准状态和数据导入2)Web端和移动端批准
随时随地完成批准。
3)要做的事通知
一般要求流程可以请求批准者实时批准。
4)预计工作时间通知摘要
对于实时要求不高的流程，审批人应避免经常受到干扰。在这种情况下，总结预定通知更为熟悉。
5)大量批准
对于关注度较低以及不需要审批人填写内容的审批，可提供批量审批的方式，方便审批人快速完成审批。
6）快速找到需要审批的流程
比如提供筛选和模糊搜索功能，帮助审批人快速找到目标流程。
7）可标记重点待办，支持筛选
帮助审批人区分待办。
当下流程在审批处理中暂时无法处理，审批人可对流程打标记，方便后续快速找到流程并继续审批处理。
8）表单内容需要审批人关注的内容重点突出
三、抄送人
角色分析：抄送人希望可了解到相关审批流程，支持日常查询即可。
可以从以下几个方面进行设计来满足抄送人的需求，与审批人类似，也相对比较简单。
- web端和移动端查看
- 快速找到目标流程
- 可标记重点流程知会，支持筛选
总结：以上三个角色均为流程引擎的前台角色。现有的审批流程模块提供的功能，基本上覆盖了以上的所列出的内容，比较成熟。有些产品仍在深挖可提升用户体验的环节，比如集成OCR能力实现自动获取发票内容，提高报销申请的填写效率等等。
四、流程管理员
角色分析：流程管理员负责流程的配置以及日常运维。诉求相对比较多：
1）希望可高效配置和调整流程
为此，流程引擎可以这样来设计：
①流程版本控制：流程版本更新不影响之前已经发起的流程审批，一个流程可开启任意一个版本。
②可复制流程：可复制已存在的流程进行修改。
③可以导出和导入流程配置。
④可以按照某种语言标签进行配置。
除了拖拉拽的方式配置流程之外，还可以提供按照代码格式编写的方式来配置流程。便于批量修改流程节点。比如一个流程中有10个分支，里面都有HR审批节点，需要批量修改节点的名称。按照目前可视化的配置方式，需要替换10次。如果有代码方式配置，只需要操作一次替换即可。
目前这种方式在流程引擎中还没有成型的产品。如果实现出来，就可以给流程管理员提供很多便利。
⑤可快速替换角色成员。
可以根据找到张三所在角色清单，并勾选其中的某些角色将张三替换成李四。
2）希望可以快速测试流程是否符合需求
为此，流程引擎可以这样来设计：
①可模拟测试。
②可支持UAT到正式服的配置导入。
3）同一个流程，可配置多个管理员，管理员操作具备操作日志
4）可对流程数据进行管理，比如批量作废/退回/归档流程
（截图来自泛微）
5）流程数据可导出，满足数据分析需要
五、企业内控
角色分析：企业内控对企业内部审批流程的合规性负责。当然该角色也关注流程使用的便捷性。
1）限制用户提交次数和频率
（截图来自道一）
2）统一审批入口
这一点和审批人的诉求相同。
站在企业的角度，两种设计框架中都需要采用低代码/0代码完成与业务系统对接，以降低开发成本。
3）多种审批方式以满足合规要求
①多种方式选择审批人
（截图来自企业微信）
②多种审批方式
会签、或签、加签、顺序签署、自动审批。
关于自动审批，企业微信的审批流程设置中，可设置：
（截图来自企业微信）
自动跳过：
①审批人为空。
②表单内容满足一定条件；招聘需求申请中，如果申请的HC是审批人，则需要自动跳过审批人之前的审批节点。
③相邻两个节点的审批人相同且两个节点有一个不需要编辑内容。
4）多种审批路径
支持串行/并行/分支/汇总审批路径设置。
5）流程继承
发起人/审批人/管理员可以把审批人的待办审批交接给继任者，确保流程审批完整，避免因为发起人/审批人离职导致的审批流程中断或者无人认领的情况。
最好能与人员的离职业务流程进行关联，作为离职交接必须校验的内容。
6）流程流转异常处理
当流程流转过程中出现审批人离职或者审批节点为空的情况，支持处理，以确保流程继续流转。
（截图来企业微信）
7）流程引擎能引用业务系统作为数据源
比如项目报销流程，需要选择项目，项目名称需引用项目管理系统的作为数据源。
这样做有两点好处：
流程引擎在表单组件中，需支持数据源配置，减少代码开发。
8）审批效率提升
- 定时提醒发起，实时提醒审批
- 流程问题快速沟通：可以与IM结合，对审批表单有疑问可快速发起沟通
- 审批效率数据监控：可以对审批时效进行分析，以便优化流程审批环节
9）流程数据可分数据权限设置
流程产生的表单数据可按照总部/分部进行数据范围切割，设置数据权限查看范围。比如绩效申请单，HRBP只能看到管理范围内的绩效数据。
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