公文角度

俗话说，国有国法家有家规。

一、进哪门问哪俗

职场也是如此，每个企事业单位和政府机关各部门，都有各自不同的“风俗”，以及以此为基础形成的文化特点，就像任何两片树叶不可能有完全相同的纹理一样，这就是机关文化。在机关工作重要的是守纪律，懂规矩。每个机关都有规章制度，诸如考勤制度、学习制度、廉洁自律制度、公务接待制度等。规章制度不难读，不难记，无须死记硬背，只要知道什么是依法，什么是依规，而旦不越过这道红线。对于特殊工作，有一些特殊规定，采取快餐式的阅读一遍就可以了，就能做到心中有数。在机关工作，执行规章制度是个习惯，所有机关的各项工作都有明确的条文规定，但有的机关人又都不完全按照规章制度去做，这种主观随意性会轻易地突破规章制度的条条框框，也正是因为如此，机关有永远完善不了的规章制度。以身作则，自觉遵守规章制度，是对机关干部的基本要求。

二、尽快适应机关工作

无论有多大本事，有过多少光环，都必须要尽快适应新的工作环境，胜任新的工作岗位。否则容易被边缘化。机关人不轻易公开说别人坏话，尤其是比较老成的机关人。在机关中人与人的交往，没有一定的机缘或者交往时间的积累，似乎谁也不会轻易走近谁，普遍有一种严谨的客气和自我保护的警惕。机关有很多事情不言而喻，大家都是心照不宣的。一个人出了状况，虽然大家都知道，但很少有人当面询问或者背后议论，大都装作不大清楚和漠不关心的样子，作壁上观。所以，遇到这样的事情不要大惊小怪，不要多嘴多舌。对职责范围内的工作，到了应该说的时候，必须要说清楚，有思路、有观点、有办法，特别是要有独特见解。对超越职责范围的家长里短、是是非非，除了消耗体力、引火烧身之外，对于我们的发展并无实质意义。不好奇、不好事是机关人处事的基本原则。机关里面八卦的人有，但是很少，有的人感冒流鼻涕往肚里淌，可是谁也不说出来。要知道，机关人不会是简单的就事论事、就理论理。人微言轻也好，一言九鼎也罢，说到本质上是一种关系、是一种身份、是一种位置。初入机关的人，工作中会有很多事情不知所措，要向老机关人学习，少说多做。要先看清楚上下左右的人际环境，才不至于暴露自己的幼稚和无知。无论是对谁说话办事，都要首先注意考虑到对方的感受、琢磨对方的心理、考虑对方的需求，只有把对方的“脉”把准了，才能处于主动地位。在机关做任何事情，都可能夹杂着非议，充满着不同意见，这是机关的常态，无可厚非。我们要努力做到的是：保持良好心态和稳定情绪，有勇气去改变那些可以改变的事情，有肚量容忍那些无法改变的事情。

三、接好办公室电话

在办公室里接电话也是很有讲究的，来言去语文明礼貌用语是必需的，还要留意说些什么，随时准备纸笔记录，如果对方请你找人，要说“请等一下”，马上去找；如对方请你转达，问清对方单位、姓名和要转达的事情，及时转告。如果上级领导在你的办公室里，有电话找领导，你千万不要马上告诉对方领导在或领导不在，更不要怕耽误时间直接把电话递给领导。要瞅着领导问对方，你是谁？哪个单位？有什么事情我能不能转告一下？如果在你对话的时候领导摆手了，你就说领导还没有过来，领导来的时候我一定转告。一般情况下，接同事的电话，直接交给对方就可以了，最好不要多问。领导或者同事的移动电话，既不能帮助接，也不要看屏幕上的任何显示。无论谁在接电话，最好是很自然地回避。电话打过或接过后，除特殊电话外，一般应把需要向领导汇报的电话集中整理后，及时向领导汇报；凡是自己能够处理的电话，就不必事无巨细都向领导请示汇报；对电话内容的落实情况要搞好信息反馈。

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四、按照领导意图写材料

给领导准备讲话稿，在起草之前一定要和领导碰一下材料，请领导讲思路、明观点、搭架子、定调子，明确需要写进去的主要内容和强调的重点问题。写好东西，首先要有“话语系统”的概念，那种自说自话的小话语，那种自我欣赏的文学词儿，还是尽快放弃得好。给领导写材料还需要有强烈的位置感，没有位置感写不好领导的材料。有人说我们不是领导，怎么能够站在领导的位置上关注领导关注的问题、考虑领导考虑的事情呢？这就是每个人的能力问题，必须培养自己有。给领导写材料绝不能把个人的想法强加为领导的意志，更不能向外炫耀领导讲话中的亮点思想和观点出自于你的才智。材料不要一气写完，遇到有闪光的重要观点时，最好约领导一起讨论，领导认同了再写进材料里，这样做既考虑领导的思路，又能够让好观点得到支持。有些领导不会大篇幅修改文字材料，只是在关键字句和贯彻执行政策上拿捏得很准，画龙点睛只改几笔；有些领导追求精益求精，你认为完美的材料要被反复修改，这有可能是领导通过修改材料这件事来判断你的性格，感受你对他的态度，实施他对你的领导。无论你多么有才华，都不宜与领导争一词一句之短长。就当在反复的磨炼中磨砺自己吧。不但磨砺文字水平，更要打磨有棱有角的性格。为领导准备讲话稿中的字，最好比正常的字要大一点；生僻字要在字的上方注释拼音或音同字不同的字，如果是手抄写的材料，字迹要工整。无论给领导准备的讲话稿、会议材料，还是其他资料，要尽可能地多备份，领导随时随地需要材料时，应该随时随地提供，永远不可以讲已经给您了、现在没有了的话。

五、写文章重要的是思想

机关中比较大的文章主要是工作报告、调研报告和考察报告等一类的文章，从中能够看出一个人的水平。这类文章既好写又不好写，机关的文章不同于文艺作品，写得好不好重要的不在于技巧，不在于章法，不在于造句，而在于思路，在于观点的正确性和思想的深邃性，文章高手一定是“思想家”。能不能写出好文章，关键是有没有好思想，提炼出好观点，这需要平时在学习积累的基础上，对工作的勤观察、勤思考、勤总结，并旦，还要有把握上级政策精神与实际工作结合的能力。什么是结合？就是吃透两头精神，找准结合点，在千头万绪的工作中，提炼出经验性和规律性的东西来。文章要有一股气势，气盛则生，气衰则散，气不足则文无力，文无力则不服人。对字句的推敲，当你有了添一分则肥、减一分则瘦的感觉时，才恰到好处。在撰写工作报告一类的文章时，首先要充分肯定成绩，要照顾到工作涉及的所有部门，并且要按照部门的排序。如果是领导讲话，肯定人家的工作是首要的，在此基础上提出几点意见或者建议。在起草稿子时不要怕别人给你改稿子，稿子一定是越推敲越修改越精炼。写文章切忌“懒婆娘裹脚布”。写材料的人似乎都遇到过领导改材料时，往往把写材料人编写的得意语句或者舶来的精彩段落删掉，遇到这种情况也不要不高兴，给领导写材料一定不要固执己见。

六、要熟悉机关公文

俄国形式主义学派们把人类的语言分为两大基本类型：实用语言和文学语言。如果说文学语言是表现感觉的语言，那么实用语言是表达认知的语言。机关公文就必须用实用语言来体现。机关应用文是任何一个机关工作人员都离不开的，是经常使用的公文。机关中经常使用的公文虽然文种不同，但都有固定的格式。格式很规范，不能随意创新，好像歌曲的谱子，谱子不变，只改变歌词，不同的歌词反映不同的内容。公文的体式就是模式化的，每一种体式在写作中都有固定的套路，在套路的实施过程中自然而然地形成了一些适宜这些套路的语言，沿用它们方便、简洁、有效。如“特此函复”这一说法，如果换用别的语言来表达，无论怎样努力都不可能这样简练明白。但在实际工作中机关应用文是任何一个机关工作人员都离不开的，是经常使用的公文。机关公文的表达方式和表达内容有一定的规定性，语气、用词都要极其讲究。但在实际工作中往往有的人按照自己的想法起草公文，比如，请示报告，把请示和报告放在一起等这样的错误很多。有一次，我参加市长主持召幵的现场办公会，会后由我负责起草《会议纪要》，按照公文规范加入了“市长强调“指出的内容，处长看后把“市长强调指出”的内容删掉了，理由是在“会议认为”中已经有了会议议定的内容，没有必要再写市长强调指出。《会议纪要》报市长审阅时，市长看后批示：“我讲的话为什么一句也没有！”其实，会议纪要规范中没有主要领导强调指出的内容要求，但针对重大问题的举措，市长讲话非常重要，可以作为“强调指出”写进去。这是一个特例。一般的公文撰写一定要遵循规范性，不能发挥所谓“仁者见仁，智者见智”的创造性。必须按照国家行政机关的公文规范去填写。

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七、每项工作都要存档

召开有规模的会议或者重要的会议一般都有签到，在正式开会前应该根据签到情况，向主持人和召幵会议的主要领导汇报出席情况；如果召开协调会、领导现场办公会等需要参加会议人员表态发言的会议，一定要把签到簿交给会议最高领导，以便主持会议时点名发言用，会议结束后要存档。每次做完一项工作都要将这项工作的所有资料全部装入档案袋，并在袋子的封面上注明是一项什么工作，袋子里装了什么资料。无论是文字归档，还是电子存档，一定要有始有终，并且要养成做事留有资料供日后查找的习惯。机关经常传阅文件，接到文件时，要当日阅读，当日返还。如果当日没有阅读，又不能当日返还，要按照保密规定保管好文件。我的一位朋友看完文件后，顺手放在了办公桌上，夏天窗户都是开着的，一阵风把文件吹到窗外的楼下，被一个人捡到，送到管保密的领导那里，朋友受到了警告处分。

八、机关讲究排序

无论是开会坐座位、出行、乘车、就餐，还是各科（处）室、各企事业单位、域内各市县区的排名等方方面面都是有规矩的，有比较严格的排列顺序，在工作中不可以违背这个排序。开会，主要领导坐定后，其他领导和人员按照职位高低，原则上一左一右顺序排列，左为大；圆桌聚餐，主陪领导坐定后，原则上一右一左顺序，右为大。各地也有各自的不同，有的地方主陪对面是副主陪，遇到这种情况怎么落座完全听接待方。当你不知道坐在哪个位置时，就采取：一慢，别着急；二看，观察全局情况；三落座，看准了落座。乘车出行，乘吉普车出行主要领导坐在副驾驶位置上；乘轿车出行驾驶员对角线后座位是车的主人座位；如果同乘一辆车的领导职位高于车的主人，这个座位就是领导的座位。机关中像这一类事情很好把握，就像到电影院里看电影一样，对号入座，不是你的座位不要坐。一般情况的出行，主官车为头车，主官车没有动，其他车要耐心等待，这是机关常见的规矩。机关排序的事只要上班就会遇到，这就要求你在安排具体工作时，要时时注意到，不可以想当然地去做事。有一次，外地商会召开成立大会，我们从组织的角度请到了副市长到会并讲话，我们很重视这位领导的讲话。可是外地商会为了面子，未经商量就请到了几位排序在政府领导前面的其他领导参加会议。排座位的时候，安排会议的同志为了突出这位副市长，就安排在了中间的位置，副市长到会看到桌签时，认为不妥，要求调换。好意安排，但不符合规矩，没有办法，把中心人物安排在了边座上。机关很讲究排序，要按规矩办事。

九、经常请示汇报工作

请示汇报是机关的经常性工作，要养成习惯。从领导的角度看，请示汇报是领导掌握全面工作的主要方法。一项工作布置下去，要跟踪执行情况，因此，做具体工作的人，一定要主动及时地向有关领导汇报工作进展情况。这既是工作规矩，也是个人需要，因为，从个人的层面讲，做任何一项有风险的事情，事先一定要请示主管领导，领导同意后才可以做。比如，向上级或者媒体反映情况，一定要征求所在单位主要领导的意见，决不可以擅自做主。否则，万一出了问题，追究责任，将难辞其咎。什么是万一？如果你是一万里的一，对于你个人来讲就是百分之百。但要注意的是，不能多头请示汇报工作，一旦领导之间意见不一致，容易造成矛盾，也容易让自己很被动，这一点应该引起高度注意。

十、不要打探别人秘密

不要把自己的秘密告诉别人，无论自己有什么样的秘密，都不要与别人说。也不要轻易地探听别人的秘密，无论谁和你说他有一件秘密的事情要告诉你，你都应该当即委婉拒绝他（她）向你说出这件事情。世上很少有人能够保守住秘密。很多人有这样的教训，每当你把秘密告诉别人时，就等于没有了秘密。大多数人把自己的秘密告诉别人后，都会在很短的时间里感到不保险了，再去反复叮嘱人家千万千万不要和别人说，不但自己给自己找了麻烦，也让人家觉得你不是十分信任人家，与其这样不如当初就不说。不要打探个人隐私，诸如“你干啥去？”一类打招呼的话都不要说，因为，这类语言是一个人的隐私，你有意无意地在打探别人的个人隐私，不要侵犯别人的核心领地。