对于EHR或者OA系统,员工离职算是核心功能,线上的流程签字处理,转移到线上审批,效率会提升很多。那么,如何设计员工离职流程功能呢?一起来看一下吧。
这几天刚好在梳理我们公司系统流程,有个员工离职流程,就再总结下,希望可以给小伙伴们一些帮助。
一、功能目的
对于EHR或者OA系统,员工离职流程算是核心功能,公司要上线办公自动化,这个是必不可少的。
当线下的流程签字处理,转移到线上审批,效率会提升很多,同时容错率也会减少,对于存档查询,也比较友好。
二、详细方案
1. 方案概述
我们按照几个点来拆分下功能。
1)离职申请
离职申请就是要填写离职申请的内容,两个必须填的,预计离职日期、离职原因。
如果说离职申请和工作交接在一个流程里,那还要加上工作交接人员和交接内容。
2)离职审批
离职审批的流程还是比较简单的,自己提交后,自己上级审批,部门负责人审批,如果这是一个人,加个去重,部门内部审核完了,人力那边审批下,基本上就完结了。
如果核心职位,审批流程也可以加上老板或者管理层。
同时,最好是有个流程提醒,要提交的同事知道到哪个环节该去找谁处理,这都是加分的辅助功能,会提升用户体验的。
3)工作交接
需要注意两个事项。
- 交接的内容,比如工作内容,负责的账号资产等,尤其是负责的资产,比如账号那些,一定要确认清楚。
- 工作交接的确认流程,一般都要到部门负责人最终确认才可以。
4)账务确认
账务确认一般会包括两点,涉及财务和人力。
- 公司欠款、报销等,欠款指的是欠公司的钱,比如提前预支的,报销就是还有一些钱未报销。
- 工资,这个月还有多少工资未接,如果是裁员等还有补偿款等。
5)资产回收
资产回收包括很多点,技术、行政、财务甚至于人力都有。
6)离职证明
离职证明是需要在工作交接完成后后才会有的,有些公司离职审批完成后就发,这个其实不太合理。
我们在设计流程时,要注意下,同时离职证明是需要签字和盖章的,如果这些都要线上处理,那也要考虑该怎么做。
2. 流程图
员工离职的流程其实包括两方面:
功能流程放一起可以,分两步也行,我们这次合并在一起,也就是离职审批通过结束后会接着工作交接流程。
3. 功能详情
可以在一个菜单或者两个菜单展示。
1)离职申请
由离职员工发起申请,填写内容提交,相关责任人进行审批确认。
离职申请:填写离职申请的内容,预计离职时间、离职原因、备注等,和工作交接一起就写工作交接人、交接内容,点击提交。
上级审核:同意or拒绝,填写原因。
部门负责人审核:同意or拒绝,填写原因,如果和上级是同一个人,注意去重,跳过这个审核。
人力审核:同意or拒绝,填写原因,一样的。
2)工作交接
工作交接会紧接着离职申请,在审批通过后触发流程。
交接内容:这里再提下交接内容,分开的话就要写,内容和交接人,点击提交。
交接确认:交接的同事进行确认,然后上级和部门负责人也要进行确认。
职能部门确认:这里包括人力、财务、技术、行政,先后顺序还好,一般是人力-财务-技术-行政,各自都有内容。
- 人力:考勤、工资单等。
- 财务:账务,欠款等。
- 技术:删除系统账号。
- 行政:固定资产回收、办公软件账号删除、门禁删除等。
离职证明:前面流程跑完了,人力会签发离职证明,需要个人签字,公司盖章,然后拿到手就好了。
4. 权限处理
权限有两个,功能权限和数据权限,按照系统的模板处理就好,功能权限需要找对应的按钮,赋予角色。数据权限可以采取数据权限配置的方法。
5. 提醒功能
提醒就是提醒审批处理,另一个提醒离职人员审批到哪了,通过系统的看板、邮件和钉钉,三种提醒。
1)提醒处理人
①看板-待处理提醒
进入系统看板后,根据用户+权限关联菜单+审核状态的待处理事项,进行显示。
②邮件定时提醒
脚本执行,根据用户+权限关联菜单+审核状态,邮件提醒相关用户。
③即时提醒根据数据,触发提醒,根据用户+权限关联菜单+审核状态显示,通过钉钉/微信等即时提醒用户。
2)提醒申请人
①即时提醒根据数据,触发提醒,根据用户+权限关联菜单+审核状态显示,通过钉钉/微信等即时提醒用户。
6. 其他注意事项
- 电子签名可以提前传上去,这样点击处理的时候就可以带出来。
- 审批流程注意去重,比如上级和部门负责人其实是一个人,那就要跳过后者审核,要不然重复操作了。
希望简单的一些文字对大家产品方面的学习有些帮助。
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