前几天，人力蜂听到一件非常震惊的事情：一离职员工冲到公司拿走了劳动合同，还专门跑去没有监控的地方把合同撕掉，然后就走了？

这该是本年度这家公司遇到的最离谱的事情了吧。

（微信截图经当事人授权后使用）

之前我们可能遇到过员工偷走合同、当着HR的面撕毁合同，还真是没见过跑去没监控的地方撕毁合同的情况。

这不仅反映员工越来越懂劳动法，还映射出纸质劳动合同普遍面临的尴尬，为了解决类似的问题，近几年人社部等政务端也开始加速电子劳动合同落地。

但也有企业顾虑，签订电子劳动合同就能没有纠纷了吗？人力蜂曾经收到过一条来自某公司的特别私信：

我们之前通过第三方电子签平台和员工签订了“电子劳动合同”，员工离职后却仲裁公司没有签订“纸质版劳动合同”，索要二倍工资赔偿。

请问劳动仲裁委会支持员工的请求吗？显然不会。

因为该份电子劳动合同完全符合《民法典》以及《电子签名法》的规定，其形式可以是有形地表现所载内容，只要是在双方真实意思表示下签订的，就合法有效。

而且，电子签能不能防范劳动纠纷，还是得看第三方电子签平台自身在风险管控层面，有无周全考虑到企业端使用过程中可能会遇到的法律风险。

我们今天就分别从纸质合同和电子合同两个角度聊聊：劳动合同该怎么管理，才能最大程度地降低企业承担赔偿责任的风险？

01

纸质合同：建立档案管理制度

鉴于劳资双方地位不平等，劳动纠纷中企业的举证义务往往大于员工。

在“未签订劳动合同”等纠纷案件中，企业作为员工劳动合同的保管者，需要提交证据证明“双方签订了劳动合同”，以及“在已经签订劳动合同的情况下员工自行取走了合同”。如果证明不了，公司就得承担不利后果。

为了防止再度出现员工偷走劳动合同、撕毁劳动合同的情形，我们建议企业建立健全档案管理制度，由专人负责员工档案的保管和日常管理，或采取电子合同的签订形式，以确保企业在发生劳动争议时不会因为劳动合同这一关键证据的缺失而导致举证不能，甚至败诉的风险。

但如果是保管人利用工作便利，故意造成未签订劳动合同的假象，该如何处理呢？

比如，之前这个案件《劳动合同不翼而飞，该公司为何不用赔偿？》里，便是HR自行盗走劳动合同原件，以主张双倍工资差额。

这种情况下，不管保管的人是不是HR，企业都应当建立劳动合同的监督机制，及时审查合同的签订情况并实时更新签订状态，可能需要投入一定的人力去实现，而电子化管理可以很好地弥补这一缺口。

对于总经理、HR等特殊岗位的员工，最好是在入职时就明确其岗位职责和工作权限，以减轻争议发生时企业的举证责任。

02

电子劳动合同：做好操作动作全程留痕

根据智享会2021年的调研数据，15%的企业已实现了在入职管理流程中签订电子合同，占已拥有线上入职系统企业的36%，比去年同期增长140%。

可以预见，随着人社部办公厅《电子劳动合同订立指引》等文件的发布，企业人力资源部数字化转型将会以更快的速度“裂变”，成为越来越多HR工作的创新亮点。

当然，尽管电子合同是法律认可的书面合同形式，但企业也需要注意电子合同的形成过程要有相应证据的证明。

在签订劳动合同时，诸如员工的身份认证、电子劳动合同的形成时间、是否可能存在修改痕迹等都需要采取相应的技术手段，使得这些动作都可以被检查、被证实。

最后，不管是纸质还是电子形式，即使《劳动合同法》对用人单位保管劳动合同文本的法定期限规定为至少两年，但我们依然建议企业尽可能长地保管劳动合同，因为劳动关系履行会是一个长期过程，而且很多争议的发生也都有一个长时间积累的过程。