熟悉燕山派的同学都知道，以前我做得多是硬件相关的体验或评测。借着刚刚过去的五一小长假，燕山派想拓展一下思路，跟大家聊聊我们经常会用到的办公软件。

提到职场工具，很多人可能会第一时间联想到钉钉、飞书、企业微信等等。作为一个自媒体评测人，在工作中经常会接触到外部伙伴和客户，他们中很多人都在用钉钉，因此也让我走上了钉钉之路。作为一个企业办公工具，钉钉的功能非常之丰富，以至于刚开始接触时有些凌乱。但经过一段时间使用，钉钉对我来讲更像是一个效率工具箱，它可以很大程度上帮助我们和客户沟通。所以赶这次给大家分享几个钉钉的神仙工具，妙用钉钉也许能让你的工作事半功倍。

加个“特别关注”不漏老板、老婆信息的小妙招

沟通顺畅的另一面是社交的压力。群聊、推送越来越多，我们经常会遗漏掉或者不能及时看到消息，工作中老板的消息，生活中家人的消息，于是微信出了强提醒。但还是很难让我们对重要消息进行分级。对这一点钉钉有个隐藏的小功能很有用，在工作好习惯中，有套特别关注提醒，你可以选择工作日和法定节假日期间收到消息未读的15分钟、30分钟、1小时和2小时后进行提醒。

另外，以燕山派的经验来看“免打扰群有新消息，通知我”这个选项一定要打开，这样即使是特别关注的人没有@自己，直接发送的消息，系统也将做出正常消息通知。

群聊@我的消息维度，提醒我，针对被自己屏蔽的群，可以让这些被屏蔽群的重要消息也不被错漏。

当然，除了工作中也可以自将己的家人，将老婆或女朋友设置为特别关注，这样更有助于促进家庭和谐。

治疗频繁被@ 专注工作效率提升

工作中频频被打断、习惯性看一看手机……工作中我们都养成了@某人的习惯，但有没有发现我们总在频繁被@，客户@领导@同事@，以至于没有办法专心做一件事情。而且时下的上班族长时间不看手机就会有心理压力：会不会有人找我？没及时回怎么办？

使用钉钉的这段时间内，燕山派发现了工作状态这个小功能，能告知别人自己当前状态的同时还提供了自动回复内容。如有领导或客户发来消息@自己，系统就会自动回复“你好，我在专注工作中，稍后回复你的消息”。礼貌回复对方，自己又没有被打扰到。

有小伙伴可能会说着有什么，微信也有类似的功能。相比之下后者就弱了些，钉钉除了可以自己编辑回复内容，还允许@某人来设置工作交接人，也能设置专注起止时间和25分钟、1小时和3小时的专注时长，时间一过就会自动取消该模式。

给在线编辑加锁，敏感信息不泄露

钉钉上的神仙工具众多，要燕山派说，在线编辑表格算是一个，它能够多人、同步协作编辑，加快工作完成。碰到信息收集，或者业务汇总时，多人在线同时编辑功能就显得实用多了，每个人都能在手机或电脑上同时输入信息，互不干扰，提升了表格统计效率。既然是云端文件，燕山派也经常用它在线写评测稿件，实时保存，公司写不完的稿件到家打开电脑继续编辑。

但燕山派更看重的是“表格权限”的设计。在线多人同时编辑肯自然提高了效率，但有时涉及一些敏感信息，比如身份证号、家庭住址或者报价之类的。例如各类家校群收集信息，家长不希望自己的手机号、家庭住址被其他人知道；公司里统计销售业绩，也不希望客户信息全部公开。

如果不想让这些重要信息被他人知道或修改，可以设置其相关权限，如禁止查看、禁止编辑等等，一定程度上保障了我们的数据安全。但根据燕山派体验，建议加上类似“仅自己可见，可编辑”功能，比如多人同时填写身份证号等敏感信息时仅自己可以编辑同时其他人无法查看，这样可能会更方便一些。

一个可以DIY的机器人

日常网络购物中大家遇到的机器人回答功能，也被集成到了钉钉上，并且每个团队都可以DIY自己的机器人。

团队中经常会涉及一些重复但必要的问题，比如新成员加入后怎么快速了解公司制度，行政或者主管需要频频解释。对于一些基础性的工作问答，交给机器人更能提升效率。于是我在团队中就设定了一些简单的小问题，如“报销什么时候发”、“公司断网了？”、“我要什么时候才能转正”、“我要离职”等等这样的基础性问题，机器人都能第一时间做出回答。

钉钉给很多人的第一印象是管理，是上班，是复杂是繁琐，但是仔细研究下来发现，一些不起眼的小工具诸如特别关注、专注模式和在线文档同时编辑，都真真切切地解决了我们工作中的些许痛点，也极大地提升了办公效率。此外，像云盘存储、群文件长时间保存、24小时内文件撤回，也都戳中了我们的痛点，这个有机会和大家细聊。当然，类似的神仙工具还有很多，如果恰巧你也在使用钉钉，可以多多发掘一些并把它运用到自己的工作中来。