出口退税备案单证是出口企业在出口业务流程的关键环节形成的凭证，是企业向税务机关证明其业务真实性、还原货物流的重要资料。备案单证在向税务机关申报出口退税时不需要提供，但必须按规定留存企业备查。税务机关在日常检查、调查评估、函调时会进行调阅，企业未按规定留存备案单证、备案单证不齐、虚假的，将面临被追回已退税款、视同内销征税、定性骗税或逃避税务机关检查予以行政处罚等不利后果，企业应重视对备案单证的管理，将其作为企业出口退税内部风险控制的重要内容。以下我们对备案单证管理、涉及责任予以分析，为企业合规管理、把控风险提供指引。

一、备案单证的具体内容

《国家税务总局关于进一步便利出口退税办理 促进外贸平稳发展有关事项的公告》（国家税务总局公告2022年第9号）第二条对备案单证妥善留存时间（申报退税后15日）、期限（保存期5年）、备案单证内容、形式进行了优化规定：

1.出口企业的购销合同（包括：出口合同、外贸综合服务合同、外贸企业购货合同、生产企业收购非自产货物出口的购货合同等）；

2.出口货物的运输单据（包括：海运提单、航空运单、铁路运单、货物承运单据、邮政收据等承运人出具的货物单据，出口企业承付运费的国内运输发票，出口企业承付费用的国际货物运输代理服务费发票等）；

3.出口企业委托其他单位报关的单据（包括：委托报关协议、受托报关单位为其开具的代理报关服务费发票等）。

2022年第9号公告进一步结合海关无纸化通关的变化实际，在备案单证管理中取消了出口货物装货单，并增加了外综服代办、生产企业委托出口等情形下，涉及到的委托报关协议，优化便捷了出口退税备案单证管理。

另外，对于纳税人无法取得上述单证的，2022年第9号公告明确规定，可用具有相似内容或作用的其他资料进行单证备案。除另有规定外，备案单证由出口企业存放和保管，不得擅自损毁，保存期为5年。企业可以采用纸质化、影像化或者数字化方式留存备案单证。

二、何种情形下，税务机关会检查企业备案单证？如何检查？

备案单证制度，有利于税务机关在日常管理、纳税评估、税务稽查过程中，通过调取企业备案单证，验证出口货物国内采购、物流运输、报关出口全链条的真实性及匹配性，为税务机关防范和打击骗取出口退税违法行为起到了积极的作用。若因企业涉嫌骗取出口退税、纳税评估、日常管理复核等原因而面临税务机关检查，税务机关会首先调取企业申报退税的全部资料，根据企业涉嫌违法的情节轻重，进一步要求企业提交备案单证，逆向或正向全环节查验企业出口业务的真实性。若企业涉嫌骗取出口退税由税务机关立案稽查的，还将进一步从海关部门调取企业报关数据、从银行调取企业收汇结汇数据，并向上游企业发送协查，查证供货环节的真实性。

以我们承办的一起某企业涉嫌骗取出口退税案为例，出口企业所在地税务机关，向取得发票涉及的四川、云南、江苏、河北多地区税务机关发协查函，要求开票方税务局对供货企业的真实性进行核查，并与公安机关联合实地调查取证；针对出口企业而言，则从主管税务机关调取企业全部出口退税申报资料，并下发表格要求企业填报出口退税涉及全部业务链条的数据，并要求企业提交全部备案单证资料。

实践中，部分外贸企业对备案单证的及时归档意识不强，面临税务机关检查，无法及时有效提交全部备案单证，若仅因电子留存需要打印并逐份加盖与原件核对无误印章，税务机关会给与企业相对充分的时间准备提交，一旦企业由于管理疏漏，备案单证不齐、存在虚假单证，则将面临相应追缴税款、罚款等责任。

三、以案释法：企业备案单证不齐、备案单证虚假的责任

（一）单证备案不齐、未按规定保管单证，追缴已退税款+罚款

案例：某企业单证备案不齐被税务机关追缴已退税款1150万余元

（二）单证备案虚假，追缴已退税款+视同内销征税+罚款/暂停出口退税权

根据财税[2012]39号、国家税务总局公告2013年第65号、国家税务总局公告2012年第24号以及《税收征收管理法》等的规定，出口企业或其他单位提供虚假备案单证的，适用增值税征税政策，即视同内销征税，对查实属于偷骗税的，还将处以骗取税款1倍以上5倍以下罚款，并暂停出口退税权0.5-3年，涉嫌刑事犯罪的移送司法机关追究骗取出口退税罪的刑事责任，处以5年以下、5-10年或10年以上有期徒刑至无期徒刑。

详细法条规定见下表：

案例1：瑞丽市A公司因虚假物流凭证备案被追缴税款（（2020）云3103行初08号）

稽查局在对该公司检查过程中，发现“A公司申请退税完成后，已装订备案的备案单证中存在以不存在的名为‘B物流有限责任公司’的物流单据进行备案的事实，同时查明备案单证中存在无国内采购合同的事实”，作出税务处理决定书：追回A公司已退增值税退税款394万余元，A公司存在的违规行为，应按照视同内销货物征税和免税的规定补缴已退增值税。

稽查局定性的事实依据：（1）向A公司的供货方所在税务局昆明市第一稽查局发函，协助调查核实与供货商之间的购销合同、运输单据、出库单即相关凭证账簿，查证购销合同缺失情况；（2）查询无B物流公司工商、税务登记；（3）向企业员工收集询问笔录，证实企业备案的物流运输单据并非原始物流单。

案例2：北京D公司备案单证中《载货清单》系伪造，被处以9000元处罚

北京市税务局第四稽查局经对D公司检查，发现D公司备案单证中的《内地海关及香港海关陆路进/出境载货清单》涉嫌伪造，稽查局至载货清单所记录的E运输公司进行实地调查并制作询问笔录，发现D公司载货清单上所记录车辆信息非E公司车辆，运输合同所加盖印章也非E公司真实印章，涉嫌伪造单证。依据国家税务总局公告2012年第24号第十三条第（三）项规定，出口企业提供虚假备案单证的，主管税务机关应按照《税收征收管理法》第七十条的规定处罚，对企业处以9000元罚款。

案例3：深圳C公司提供舱单、海运提单所涉真实出口方非C公司，定性骗税，1倍处罚+停权2年

稽查局接上级税务机关关于C公司涉嫌骗税的案件线索，经核查发现C公司以自己名义申报退税时提供的订舱单、海运提单、申报表等单证材料上所涉真实发货人为其他公司，对C公司作出《税务处罚决定书》，认定C公司构成税收征管法第六十六条规定的“以假报出口或者其他欺骗手段，骗取国家出口退税款”，对C公司处以1倍处罚，并停止为该公司办理出口退税两年。

案例4：企业伪造单证构成骗取出口退税罪，责任人处以有期徒刑

广东省广州市国家税务局依托税务、公安、海关、人民银行四部门协作机制，成功破获广东华骏经济发展有限公司骗税案。经查实，2011年6月至2013年3月期间，广东华骏经济发展有限公司通过冒用其他企业出口信息、接受他人虚开增值税专用发票、提供虚假备案单证以及伪造购销、外销合同，以假报出口的手段骗取出口退税。广州市国税局依法追缴该公司已取得的出口退税款2884万元，未退税款457万元不再办理退税。2015年2月16日，广东省广州市越秀区人民法院出具《刑事判决书》，判决广东华骏经济发展有限公司犯骗取出口退税罪，判处罚金181万元；7名涉案团伙成员犯骗取出口退税罪，分别被判处有期徒刑及罚金。

四、出口退税备案单证管理风险建议

前文我们详细分析了备案单证包括的内容、管理方式以及税务机关核查方式，企业在日常经营中应加强单证管理，关注以下要点：

（一）单证备案要亲力亲为、要及时

备案要求单证不是办理退税的必要凭证，因此许多企业对备案单证的管理容易疏漏。例如退税事宜全部推给第三方代办，不注重单证的备案管理，在企业因涉嫌取得虚开增值税专用发票、涉嫌骗取出口退税被税务机关立案稽查后，稽查局要求企业提交全套备案单证，企业只能临时查找，容易出现备案不齐情况。

企业在日常管理中，应当按照税务机关发文中的明确要求，在出口退税申报后15日内按照申报出口退税批次，及时备案归档，可采用电子化方式归档，人员变动频繁的企业应当注意备案单证工作的交接。

（二）缺失的必要单证，以企业盖章说明材料替补，切忌伪造

通过前引案例分析，企业也应看到，单证备案不齐，对企业的处理一般为追缴已退税款+未按规定保管凭证的处罚；而一旦为了备案单证的齐全，而去伪造单证，则可能涉及责任包括追缴已退税款+视同内销征税+1-5倍罚金+停权，或涉及骗取出口退税刑事责任。

对于出口企业没有签订书面购销合同，而订立的是电子合同、口头合同等无纸化合同，凡符合我国《合同法》规定的，出口企业应将电子合同打印，对于口头合同，则应由出口企业经办人书面记录口头合同内容并签字声明记录内容与事实相符，加盖企业公章后备案。

（三）无法取得原始单证，可用具有相似内容或作用的其他单证进行备案

出口货物运输单证是税务机关核查企业出口业务真实性最为直接的凭证之一，实践中，企业因拼柜运输、到港地并非最终目的地等原因，存在无法取得原始运输单据的情形。此时，一旦为了完善凭证而伪造货运单据，则面临较为严重的后果。因此，建议企业在真实业务发生的基础上，通过运费的支付凭证、承运人的情况说明等材料，代替无法取得的货运单据，避免因伪造单据带来对出口业务真实性的质疑。

此外，若企业因备案单证不规范被税务机关立案检查的，应积极与税务机关沟通，必要时可聘请专业人员搭建税企沟通桥梁，对企业可能涉及的单证备案不齐、虚假情况，积极梳理证据资料，尽可能将对企业的风险影响及可能造成的损失降到最低。