1.首先看一下华为费用报销流程，建议收藏！

华为员工的报销费，会计和出纳都不会看到。华为实现了费用报销IT流程化处理。

十年前智能手机普及之前，华为已经在互联网上开发了SSE费用报销系统。可以上网的地方华为员工可以登录SSE系统填写费用报销书，填写完毕后费用报销书系统可以自动获得领导的批准。

以员工报销差旅费为例。

首先在网上填写费用报销信息，然后将信息流向主管处。

主管要确认出差问题的真实性和费用的合理性。

经主管确认后，再次得到上级权签字人的批准。

同时，还款人应打印费用发票，并附上相应发票提交给部门秘书。

华为各部门都配有秘书，秘书将把部门的费用报销书集中送到财务共享中心。

财务共享中心签字后，出纳员将集中支付款项，此时整个偿还过程结束，剩下的由会计记账。

在员工费用过程中，华为财务优化了多个部分。

批准链接，电子批准代替手动批准。以前报销人员要找领导亲自签字，现在得到电子类批准就可以了。

实现文件流通链接，集中快递处理。以前还款人一个个拿着文件送到财务部，现在只需要用快递送到财务共享中心。

支付链接，系统批处理代替逐项支付。以前出纳要一笔一笔地向报销者付款，现在系统收集员工姓名、身份证号码、银行账户等信息，与网银对接后可以大量转账，大大减少了出纳的工作量。

会计处理过程是通过系统自动化处理来完成的，而不是手动输入。以前每次偿还费用时，会计都要输入，所以不仅效率低，而且容易出错。现在，通过SSE费用偿还系统与金融软件对接，可以直接生成会计凭证。

华为财务总监孟万舟女士在2017年新年致辞《却顾所来径，苍苍横翠微》中提到，在会计领域，我们积极将自动化、智能化、标准业务方案的会计工作交给机器完成。

目前平均每年进行约120万次员工费用报销，员工在自助报销的同时，根据既定规则直接生成会计凭证。

相比之下，一般企业的报销流程会使审计过程过长、效率低下，增加财务部门的工作负担。这对整个公司的业务运营不利。

那么，华为的费用偿还是如何批准的呢？让我们具体看一下！

华为的费用报销审批系统曝光了。

华为对员工的出差有非常严格的规定，在批准中更严格地把关，确保足够的放权，员工和主管都要承担相应的责任，避免作假。

职员应承担以下责任：

1、出差前填写出差申请书，直接提交主管批准。

2、对发生的差旅费进行合理的费用控制。

3.对于各项差旅费，发生前已充分了解本制度对此的规定。

4.与本制度不一致或超过本制度规定标准的费用，必须事先得到财权签字人的批准，将财权签字人的指示附在费用报销书后，不指示按照正常标准或范围偿还，超出标准或范围的部分应由个人承担。

5、出差返回后，及时、准确地填写费用报销文件，并附上相应的原始票据、报销费用。

6.保证费用发生的真实性，如实申报本人发生的差旅费及相关补贴，严禁自费公报。

7.对财务的询问和问题反馈及时回答和处理。

主管应承担以下责任。

1、对部门的出差需求进行合理有效的成本控制。

2.员工出差前，直接主管批准员工出差申请，避免不必要的出差，控制费用。

3、对员工报销费用的必要性、真实性、合理性进行全面审查，确保产生的各项费用符合本制度。

4、关注财务反馈员工报销问题。

华为对费用报销批准有以下几个要求。

第一，主管领导对下属费用偿还的真实性和合理性进行把关。

华为的会计师一般不会对费用发票进行实质性审查，不审查有几个原因。

第一，费用的真实性必须由报销负责人确认。因为他们真正知道。

第二，费用审计工作量大，成本效益不好。

例如，公司每年偿还120万件费用，每次审查需要3分钟，共需要360万分钟。这360万分钟的费用审查需要多少人力完成？

有些人担心有人虚假偿还。除了全面主管领导的把关外，华为还在后端通过审计检查对其进行监督。监察追查是事后监视模式，如果现场检查发现问题，造假者可能会受到较重的处罚。(威廉莎士比亚，模板，谢谢，感激，感激，感激，感激，感激。

第二，限制领导电子批准时间。

为了保证费用报销审批的及时性，华为制定了电子审批时限。从电子流流向审批人之日起，如果超过一段时间没有获得批准，系统将自动跳转到下一部分，基本这部分审批人已经同意了。

当然，基本批准通过问题仍然要由该批准人承担。

第三，限定员工费用报销的时限。

华为员工费用报销原则上要在费用发生后三个月内进行。如超过三个月，但未超过六个月，需说明未及时报销的原因申请特批。超过六个月的，不能报销。

第四，丢失发票只报销费用的50%。

如果员工不小心将发票弄丢了，只要能证明费用真实发生了，也可报销。但报销时需要写详细的情况说明。审批通过后可报销费用的一半。

为什么只报销一半呢？一方面，发票丢失了，所报销的费用不能在所得税前扣除，这意味着公司要承担25%的所得税损失，这部分损失是员工造成的，理应由员工负担。另外的25%带有处罚性质，可视作对个人粗心大意弄丢发票的警示。

3.华为内审对员工费用报销的监督，太严了！

华为给每个员工都建立了费用报销诚信档案，每个员工都有诚信分值。这个分值会决定个人费用报销被审计抽查的概率。

员工刚入职时初始分为80分，B等。以后每报销一笔费用，没有出现差错的话，就可以加1分，最高可累加到120分。

诚信分数为80-90分，内审的抽查比例是20%；

90分以上，抽查比例是10%；100分以上，抽查比例是5%。

分数在80分以下，所有的费用报销都需要检查。

另外，分数低于70的，每笔费用报销财务都要事先审核，这将导致费用报销时限拉长，对报销人不利。

华为审计对费用报销的抽查非常较真，即便对任正非本人也不例外。

任正非有一次到日本去出差，被审计出来在酒店洗的衣服放在报销里面，审计部的头儿就找任正非谈话，对不起得退回来，退回来还得写检讨。

华为所有的人不能坐飞机头等舱，任正非当时毕竟69岁了，到全世界各地他得坐头等舱，对不起，多出的钱你自己朝里填。所以，每出一次出国任正非就“亏损”一次。

很多人可能在朋友圈看到过这样一张照片，任总自己拖着拉杆箱排队等出租车。华为的创始人难道出行没有下属陪同吗？

华为的差旅费报销制度规定，只有病员出差才允许有人陪同，领导出差时陪同人员的机票不能在公司报销，需由领导个人负担。

如果主管领导把关不严，对下属的费用报销未能认真履责，导致很多不当费用报销，会怎么处理呢？

第一，要求这位领导承担连带赔偿责任，如不当报销费用的员工已离职，由审批人赔付不当报销金额。

第二，停止这位领导费用报销权签权力三年。

如果这位领导本人希望恢复该项权力，需自费请两名注册会计师对他过去三年所审批的费用报销单做一番审计；审计如发现还有不当报销，也像前面那样承担连带赔偿责任。

由此可看出，内部流程梳理及对员工行为的把控，对差旅管理起到重要作用。从内部管理着手，梳理清晰、管理到位后，再配合想要管理工具，形成完整的端到端的管控模式，才能达到事半功倍，降本增效的管理效果。

4.费用报销4大方法

从华为的报销流程中就可以看出来，小小的费用报销，其中却蕴含着很多的知识！其实，只要掌握了一些小诀窍，我们平时的费用报销工作，也能像华为那样轻松。小编给大家总结了几个方法，大家可以对照一下：

一、填写报销单一定要规范

（1）小写金额与人民币符号之间有空格

要求：小写金额与人民币符号不得有空格，不得连笔，正确写法￥100.00；错误写法：￥100；

（2）大写金额无数字部分没有用零或ⓧ补齐

要求：大写金额无数字部分用零或ⓧ补齐；

（3）报销单上字迹有涂改和勾抹

要求：报销单不得涂改，如有错误，需要重新填写；

（4）大写金额书写有误

要求：金额填写规范，无书写错误；

大写数字示例：零、壹、贰、叁、肆、伍、陆、柒、捌、玖、拾、佰、仟、万

（5）大写金额与小写金额不一致

要求：小写金额与大写金额保持一致；

（6）项目填写不完整，报销部门、报销日期、附件张数有漏填写的

要求：项目要填写完整，报销部门、报销时间、报销项目、附件张数要填写完整。

二、报销单上负责人签字一定要齐全

要求：费用报销单或差费报销单上报销人、财务负责人、部门负责人均要签字，分公司当地没有财务的，兼职财务人员在财务负责人处签字，部门负责人为分公司经理。

三、报销凭证一定要齐全

（1）取得发票上没有加盖销售方发票章

要求：发票上要盖有销售方发票专用章，并且与销售方名称一致，否则不得报销；

（2）取得收据上没有加盖销售方财务章

要求：收据上要求盖有销售方财务章，没有财务章不得报销；

（3）出差日期和行程不同，报销的手撕非机打车票连号或同一号段报销

要求：出差日期和行程不同，报销的手撕非机打车票不得连号或同一号段报销。

（4）报销的手撕非机打车票上没有国税监制章；或虽有国税监制章，但是没有防伪识别码或水印

要求：手撕非机打车票要印有国税监制章，并且有防伪识别码或水印；

四、票据粘贴要规范

（1）票据粘贴杂乱无章

要求：票据先分类，再按时间排序，依次粘贴到粘贴单上；小张的票据需要均匀的粘贴，不能厚薄不均，确保单据平整；

（2）票据使用订书机装订、固体胶粘贴

要求：要用胶水粘贴附件；

（3）火车票上日期、票价重要信息，被胶水粘住，无法查看

要求：票据上的金额、日期等重要信息不得被胶水粘贴住，要保证票据信息可见可查。

那么真正的日常工作中，我们应该怎么做好报销这个工作呢？别急！小编已经给你准备好了！
费用报销能不能只附一张发票?

费用报销能不能只用一张发票？看到一个案例，建议大家都看一看。

重点看：企业所得税核实情况，税前列支不符合税收规定的费用未按规定进行纳税调整。

2016年：经查明，你单位在2016年3月17日记31号凭证中列支会务费140,000.00元，并签订《会务费协议》，《会务费协议》中甲方为该企业，乙方为广州xx酒店有限公司，但《会务费协议》中第四条注明：“...由乙方一次性将款项支付给甲方...”，第五条注明：“...甲方只提供会务服务。”，财务负责人已确认该笔费用为虚假的协议，税收违法证据已经复印并经财务负责人签字确认，因此认定该《会务费协议》为虚假的协议，该笔费用不符合税法真实性的规定，根据《中华人民共和国企业所得税法》第八条和《中华人民共和国企业所得税法实施条例》第二十七条的规定，本次检查调增应纳税所得额158,401.89(18,401.89+140,000.00)元。

大家看完文章先去看看自己公司有没有类似的情况。光靠一张发票并不足以支撑业务是真实合理的，如果只靠一张发票入账无论是在企业内部控制管理还是税务管理上都存在漏洞和风险。

费用报销不能只附一张发票！

《企业所得税法》第八条规定，企业实际发生的与取得收入有关的、合理的支出，包括成本、费用、税金、损失和其他支出，准予在计算应纳税所得额时扣除。

当然，发票这项证据也是非常重要的，虽然企业所得税法并没有明确将税前扣除凭证限定为发票，但是对于能够取得发票的行为来说，符合规定的发票和其他资料一样是证明业务真实合理的有效凭证，也是不可或缺的，这点在其他的文件也是有规定的。

《关于加强企业所得税管理的意见》（国税发〔2008〕88号）第二条第（三）3项规定：加强发票核实工作，不符合规定的发票不得作为税前扣除凭据；

《税收征收管理法》第二十一条规定，纳税人购买商品必须取得合法有效的发票。

国税发[2008]80号国家税务总局关于进一步加强普通发票管理工作的通知第八第（二）在日常检查中发现纳税人使用不符合规定发票特别是没有填开付款方全称的发票，不得允许纳税人用于税前扣除、抵扣税款、出口退税和财务报销。

国家税务总局公告2017年第16号国家税务总局关于增值税发票开具有关问题的公告第二条不符合规定的发票，不得作为税收凭证。

那么，日常工作中主要的业务实质性要件有哪些？包括但不限于下面这些情况。

1、实物资产

如：购买原材料、机器设备、办公用品、低值易耗品、礼品等，是否有入库单、入库单签章、审批手续是否齐全，是否有采购合同，是否有质量验收合格证明、发票日期和发票金额是否与采购合同对应，是否有从第三方开票，是否舍近求远采购，成本费用率是否明显超过行业合理水平。

2、租金发票

是否有行政办公部门审核确认手续，是否有房屋租赁合同、发票日期金额是否与租赁合同吻合。

3、业务招待费

业务招待费报销，是否有经办人、部门经理甚至公司总经理审核签批，大额发票是否有消费清单。大额发票是税务稽查重大，如果没有清单，可能会认为虚假消费。

4、差旅费

差旅费报销单内容是否填写齐全，所附的车票是否为去出差地的车票、餐饮、住宿、交通费发票是否为出差地的发票、人员和人员名单是否与派出的人数相吻合。

5、会议费

会议费报销、是否有会议通知、会议议题、参会人员名单、签到表等资料，是否有与会议无关费用（如旅游费）列支。就比如案子所述，会务费就一个发票和合同，14万的开支，明细等这些都没有，肯定是不可以的！税务不查你查谁？

6、工资薪金

是否有考勤记录、招聘合同、是否扣缴了工资薪金的个人所得税，工资数额是否与劳动合同和考勤纪律相吻合。

7、运费

运费报销，是否有运费报销单，起运地和运达地是否与运费报销单相吻合，是否由起运地和运达地以外的车辆运输、运输价格是否波动较大。

8、油费

加油费报销，报销的加油费是否为本公司车辆，本公司账面上是否有车辆，加油费总额是否超过了车辆理论行车的最大油耗量。

9、水电费

水电费报销，发票上的字码是否与水表、电表的字码相符，是否与本公司的产能相吻合。有的企业账面反映产量很少，但水电费却很高。

收到不合规发票该如何处理？

1、补开发票

企业取得的不合规发票无法作为扣除凭证，会给企业带来损失，因此必须找销售方重开发票。国家税务总局规定：企业应当取得而未取得发票、其他外部凭证或者取得不合规发票、不合规其他外部凭证的，若支出真实且已实际发生，应当在当年度汇算清缴期结束前，要求对方补开、换开发票、其他外部凭证。补开、换开后的发票、其他外部凭证符合规定的，可以作为税前扣除凭证。

值得注意的是，企业一定要找真实的销售方换开发票，如果原开票方属于第三方，再找原开票方开票，就违反了税前扣除凭证的真实性、合法性、关联性原则，不能作为甲公司税前扣除的凭证。

2、无法补开的特殊情形

企业在补开、换开发票，其他外部凭证的过程中，因对方注销、撤销、依法被吊销营业执照、被税务机关认定为非正常户等特殊原因无法补开、换开发票、其他外部凭证的，可凭以下资料证实支出真实性后，其支出允许税前扣除：

（1）无法补开、换开发票、其他外部凭证原因的证明资料（包括工商注销、机构撤销、列入非正常经营户、破产公告等证明资料）；

（2）相关业务活动的合同或者协议；

（3）采用非现金方式支付的付款凭证；

（4）货物运输的证明资料；

（5）货物入库、出库内部凭证；

（6）企业会计核算记录以及其他资料。

声明：除发布的文章无法追溯到作者并获得授权外，我们均会注明作者和文章来源。我们重在分享，尊重原创。如作者见到请及时联系我们，我们在得到您的授权后重新发布或第一时间删改，谢谢！来源：众智财税智库、会计网、财税职场。