目前，我们在公文处理上有很多问题。例如，文种使用不当、文文不规则、批准程序不纯、形式不规范、职务不明、缺乏依据等。这些问题的存在降低了我市公文处理的整体水平，影响了政府的运行效率。为了进一步提高质量，规范处理程序，切实做到基本功，我们将与大家分享一些基本常识，请结合工作案例进行报告。
第一，目的要明确，使用大门种
根据《党政机关公文处理工作条例》国家行政机关公文种类，分别根据：条例、规定、方法、决定、命令、指示、指示、批准、通知、通知、公告、通知、议案、请求、报告，我主要请求咨询
请求主要用于向上级机关请求和批准指示，是我们平时最常用的文种之一。分为三类。
本部门无权解决的事项请求批准(例如： 《A局关于申报省级食品安全城市的请示》)。
本部门无法解决的事项，请求解决，如询问各种解决经费。
请求上级明确政策或答复意见。
报告主要用于向上级机关报告工作，反映情况，提出意见或建议，回答上级机关的询问。分为四类。
正常的工作报告主要是报告工作情况，以便理解。例如《B局关于贯彻落实中共中央国务院关于加强XX工作的意见的报告》。
情况报告一般是正常工作中出现的新情况的新问题，所以要向上级报告。例如《C局关于XX镇XX村XX屋后崩塌应急处置的情况报告》。
意见，建议性报告。
复原性报告。例如《D局关于解决司法工作经费的建议》。
写报告时要注意：报告中不能附上要求事项。根据报告的性质，上级只是知道后不答复。把要求事项混杂在很多经验和建议的中间，使领导不能做好指示。报告中有需要帮助和批准的事项，必须特别写文章请求指示。
指示和报告之间的差异：
目的不同。请求指示主要是解决问题，报告主要是报告情况。
题目、内容、结语不同。
公文时间不同。一般先行文件指示后执行，报告可以前后执行。
我们在实际工作中经常遇到报告、报告、报告、要求指示或直接报告的情况。比如《E局关于将XX市殡仪馆和公墓纳入禁鞭区范围的报告》是报告用的，《F镇关于请求拆除XX村两户违建房的请示报告》，要求，报告，做文种，看起来微不足道，但实际上却成了笑柄。
另外，要求一份文件，不能再做一件事。目的主要是为了更好、更快地解决实际问题。
机构内领导人明确分工的范围，把不同的事项搅在一篇指导请求中，不容易分担。也许大家都来处理，重复或不做。
第二，领导也不怎么做指示，很多问题混杂在一起，哪一个不同意？因为有一件困难的事，所以不能签署整个文件。
第二，要清楚地记录情况，要附上资料
要求报告，有些目的简单，有些情况复杂。无论哪种方式，我们都要办社厅：政策依据厅、历史情况厅、逻辑关系厅、听证事项厅。
第一，政策依据明确。理由、根据、一般是关于法律、法规、条文、指示、通知等上级机关的有关文件内容或会议精神的。引用文件要准确，发文机关、题目、时间、大小都不能少，重要依据应作为附件附上会议记录、上级文件、前期地图指示等。非正式文件不能作为依据，引文的核心条款必须与咨询事项密切相关。
第二，历史情况清楚。也就是说，陈述情况必须完整、明确、准确。所谓完整，就是要从头到尾写事实，弄清来龙去脉，说明事实的原因、经过、结果和影响。所谓清晰，就是事实的脉络很清楚。正确的是资料必须真实，不能为了得到批准而制造虚构的情况，不能单方面摆情况或提出问题。
第三，逻辑关系明确。询问请求不管文字的长度如何，其内在逻辑都由“为什么要请求指示”和“要请求什么问题”两个阶段组成。先说什么内容，说什么内容后都要慎重考虑。G公司申请追加征收税补偿的情况下，为什么部分写道：“因为特许经营合同中约定的污水处理费单价不包括增值税、附加税、土地使用税、房地产税。”另外，根据财税[2015] 78号文件，目前污水处理税政策已经改变。截至2016年底，共缴纳税金148万韩元，税务部门已报销56万韩元，还有92万韩元要报销。" "
读完后不太明白为什么签合同的时候没有把税金计入成本。为什么又退了48万？为什么现在突然又需要政府补贴？理解后，我们知道请求的原因：
第一个层面是，2009年前，国家对环境保护行业免税，因此与H国签订的协议中没有征税作为成本。
第二个层面是，2009年以后国家税收政策发生了变化，企业缴纳了增值税等税金。
第三层
是I局依据财税〔2015〕78号退税比例进行了退税。第四个层次是根据与政府的协议，税收应计入成本，应由政府补助实缴税收与退税之间的差额。
当然，我们平时的请示报告没有这么简单，但是先讲什么、后讲什么一定要想清楚，要有条理，领导才能看清楚。
第四，请示事项清。即请示的具体内容清，需做到两点:
一要直接了当。是请求对某项工作作出指示，还是对处理某一问题作出批准，还是请求批拨资金，必须明确无误地予以表述，一目了然。其中，请求指示的要写明遇到了什么问题，有哪几种不同意见，现状如何，并要求上级机关在哪几个具体问题上给予明确的指示。请求批准的要写准备干什么，如何干，请求上级在哪些环节上给予支持。总之，将请示的内容、事项逐一陈述清楚。不能含混晦涩，更不能拐弯抹角。前两天J局送来一个《关于K项目特许经营权经营协议相关内容的说明》，对我市垃圾处理场建设和垃圾转运工作的历史情况作了一个详细报告。但看不懂报告的目的是什么。事情的原委是近期政府一次会议上认为我市垃圾转运费过高，要求J局会同另外一个单位协调降低费用，但J认为处理场建设和垃圾转运是走法定程序确定下来的，不易变更。报告中没有任何反映，只是陈述了过往的情况，报告目的让人摸不着头脑。
二要详细具体。请求批拨资金，应写明总计需用资金数额多少，已筹集多少，尚需解决多少，切忌笼统空泛，运用“大概”、“左右”、“或许”等模糊度词语；请求批拨物资，应将物资的品名、规格、数量等要素交代清楚。K局前段时间写了一个关于解决XX食堂服务费用的请示，结语是“经测算，少说也要XX万，请求政府解决”，这是非常不成熟的公文。
另外，请示语言既要简明扼要，还要注重语气，语气要平实、恳切，用词要严肃。比如前一段时间K局写了一个解决XX食堂运行费用的请示，用了“食堂生活水准达不到要求，挨了XX领导批评”、“让领导吃好住好”这样非常随意、口语化的语句，显然不符合公文规范。还个别单位写请示，正文开头先变相把政府批评一通，XX文件X年X月X日送政府，经XX批示，后无下文，迟迟得不到解决。还有的请示，动不动就把领导的名字搬出来:经XX领导表态云云。这些都是不合规范的。
准确的角色站位，良好的语言分寸，是优秀公文的重要标准。
三、规矩要严守，遵守程序
违规情况主要有以下几种：
越级。我们的组织原则是一级管一级、一级负责一级，逐级行文。为什么出现越级请示的情况?要么你不服直接上级，要么你想走捷径。但对上级机关来讲，不知主管机关的意见不便处理，硬要处理还是要征求主管单位意见，形成倒流，降低效率、增加难度，也破坏了上下级关系。
向领导个人行文。主送一般写:XX市长，或市政府并XX市长，或XX市长各送一份。正确方式是报送政府的公文，主送单位直接写市政府即可。
多头主送。这种情况经常发生:同一事项送市委一份，政府一份，互不知情，结果市委签给政府、政府又签给了市委，同一文件重复批示，办文同志办理难，领导批示意见不一致落实难。正确的方式是党委的工作报市委，政务工作报政府。
拿着文件逼领导表态。有时候某某局长直接拿着文件说来来来，你给我附个笺，我跟哪个哪个市长说好了，急得很。结果我们一看，连个公章都没有，让领导怎么签？事情再急，你向我们说明，文件交给办公室，也是把责任交给了我们。按程序来，是为送文单位负责也是对领导负责。大家都来打破规矩，规矩就失去了意义。
违反法规。比如有的单位送来《关于返还XX土地罚款的请示》，罚款是一种行政执法行为，返还罚款，是执法行为本身不合法？还是请求政府做违法的事。逻辑上说不通。
四、职责要弄清，把关履责
第一，要真把关。先看一个例子，XX公司关于额外征缴税款予以补偿的申请，当时XX公司老总直接找到政府主要领导，主要领导表态说你们交秘书科，我们一看，你这不合规矩应该由主管部门呈送。最后他们不情愿的送到H局把关。经过H局梳理后形成了一个非常简洁规范甚至经典的请示。首先题目就清晰很多：《关于请求解决G公司土地使用税、增值税等有关费用的请示》，领导一看题目就会留下深刻印象。原来的申请，流水账似的把情况叙述了一大堆，把无关数据列举了一大堆，没有重点、没有条理，而且语气非常不客气，让看文件的人头晕目眩不知道他要干什么、为什么。这样的请示送到领导那里会浪费很多时间去理清头绪，也会让人对你这个公司的实力产生怀疑，不利于事项的办理。经过H局把关后，文字简洁、信息完整、数据准确，一个字不多一个字不少，看过两稿以后，你会对这个单位肃然起敬。至少会有三个感想：
这个单位水平很高，把杂乱的文字整理的很有条理。
他们对业务熟悉，事儿熟下笔才流畅。
负责任，没像很多单位一样，把文件头一套、公章一盖了之，而是真正做到了尽责。
第二，要真履责。公文是行政的载体，一份请示报告承载着一个单位的责任和担当。十八大以来，尤其是巡视工作开展一来，经常遇到一些基层单位来送文件，口头上说:XX部门让我们送市政府先批，政府批了他们才处理。工作中我们发现越来越多的送审公文属职能部门职责范围内事项，下面举几个例子：
L镇送来一个关于XX城中村改造还建房分配方案的请示，提出了3个方案请政府做选择题。L镇管辖的事项，为什么要让市领导来决策？这些是上交难题不履责。
M局送来关于一个220万的政府投资项目请求政府安排审计的请示，根据我市有关规定， 300万以上项目由审计部门审计，300万以下项目由建设单位内部审计或聘请中介机构审计。这种请示本身就是违反文件规定的，这是不知政策不履责。
XX产业园关于建设遮阳棚的请示，请示的目的是在XX产业园建设遮雨棚，避免院内物流企业货物被雨淋，提升园区基础设施服务水平，辗转N局、P镇政府一个多月，N局不回复意见，P镇说你不是我管辖企业我不转报，企业最后又将文件送到市政府，市政府又不能直接受理企业的请示报告。企业只好又转身去找N局、P镇。最后找到Q局才算把请示送过来。事情不大，但无人受理，对企业而言就不是小事，无形中破坏了营商环境。这里不履责体现在不受理、不呈报。
Y镇政府送来一个关于建设XX项目有关问题的请示，大意是该镇要建这个项目，为了赶时间集体决策依法不公开招标，又向市政府写请示。既然已经决定了，又是依法的，还向市政府请示是什么目的？让领导批同意还是不同意？这是转嫁风险不履责。
请各单位一定要弄清自己的职能，熟悉各项法规政策，不该请示的不要滥请示，上交矛盾，该请示的一定要及时上报。
五、态度要认真，不违常识
公文工作，赢在境界，输在细节。送审的文件首先我们自己要仔细审核一遍，不能犯小学生才会犯的错误。比如下面几种情况：
错别字，
点错小数点，
计量单位错误，
逻辑错误，
无公章，
成文日期错误,
标点符号错误，
用词随意，
领导姓名职务错误，
语法错误。
虽然是小学生级别的错误，但容不得丝毫闪失。小失误可能引起大问题。如果涉及到资金，100万写成100元，批转到财政局就按这个数字拨会怎么样？如果政府要结算款项1000万，多写1个0，又会发生什么事？不敢想象。现实中我们却经常遇到这种现象。
另外公文的题目，我们观察到的情况也是五花八门。如：《XX局关于申请建设XX项目用地的请示》《关于要求XX的请示》……还有这种《关于对市政府关于请求对XX进行审批的请示的XX回复》，拗口、不通顺、不合语法、不知所云。
标题的标准格式是由发文机关、请示事项、文种组成，在请示事项前不用要求、申请、请求等词语，避免与请示语意重复。如果是回复意见的报告，不管发起单位是哪个，题目用《关于对XX事项的意见》就可以。清晰醒目的标题可以让领导在繁忙的工作中扫一眼就心中有数。我们常讲：题好一半文，虽然此题非彼题，但如果标题都写不好，自然让人对你的水平表示怀疑。
一件公文，就像一个单位的脸面，代表着一个单位的水平，反映了一个单位的作风。请大家以极端负责的精神把办文这件事办好办精，为服务效能政府建设这个大局发力。
原创： 有梦
来源： 办公室主任