申请是购买进入过程的第一步，也是准备购买的最后一步。
不同行业不同规模的企业一般使用不同的系统工具，但不同的采购要求、应用相同的申请工作流，所以整理了申请注意事项和核心内容点。
无论购买者是向系统提交采购申请、直接整理采购申请、提交采购要求申请，还是提高申请效率，请应用以下所有业务构想要点：一起看！
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申请分类
申请分类可以按来源对采购需求进行分类，合并类似的要素，并在分类中区分采购需求的优先级。
申请分类规则我们发现大多数企业使用以下三种。
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内部需求和外部需求
内部需求通常是内部员工直接需求者，而外部需求通常侧重于与企业合作的项目采购需求，来源需求者是合作伙伴/上下游供应商等外部合作伙伴，但只有内部项目对接会代为传达采购需求。
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重要性类别和一般类别
主要类别一般取决于企业行业，取决于业务需求。例如，互联网企业IT相关的硬件和软件采购通常是直接与企业联系在一起的主要类别，生产型企业往往侧重于生产、采购类别。
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大量购买和小额购买
目的是根据采购金额对采购申请进行分类，管理和合理分配采购预算，避免大量采购资金的流动风险。
此外，还有企业可以通过将紧急采购需求申请列表显示为优先顺序较高的申请等方式，提高申请的导航审批效率。
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申请所需的主要信息
申请看起来很小，但TA需要传达给决策者的信息几乎涵盖了整个购买准备过程。
为什么有些企业的采购申请反复打电话、提交、再打电话，是因为采购申请没有显示足够的采购需求信息。
申请的主要信息是什么？
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采购类别：大类别、小类别、子类别、根据业务需要设置。
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申请人/申请部门：通常，申请人默认为需求方。但是，如果申请部门有大量外部合作采购需求，则除了在申请人地点提供内部对接人外，最好还提供外部需求方。
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请求时间/需求截止时间：请注意，需求截止时间是申请人必须满足采购需求的最后一个时间节点，并被解释为采购需求截止日期。
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项目名称/项目编号：其中，项目名称项目编号是指以项目制推进企业采购需求管理的采购支持方法，如果企业不是项目制管理方式，可以用采购用途相关标签替代，获取信息。
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请购单金额：请购单金额通常在请购单询价单后决定。如果某些业务处理在请购单前请求预算，则此处的金额也会有预估金额。
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采购清单：采购清单包括但不限于产品名称、型号、数量、单位、单价、总价、实际价格和使用时间等信息。
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采购产品询价信息：在采购申请中，建议您附加采购产品询价信息，以提高申请效率。采购产品询价信息包括但不限于产品名称、供应商名称、产品品牌、联系电话、地址、是否包含报价等。
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申请批准意见：根据企业规模，一般按CEO执行董事管理、事业部负责人、财务部负责人、需求者相关部门负责人的顺序排列。
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确认采购执行审批：通常被安排为采购部门内的每个流程负责人和财务执行负责人。
购买申请在大企业一般在相对规范的系统中进行，在购买申请阶段重复出现的问题往往集中在混乱的中小企业管理上，问题是购买申请的需求表达不明确，鸡同鸭说话，时间紧急导致购买申请程序受到压力，留下风险和漏洞。
如果购买请求明确，后续过程也会非常顺利。因此，建议重视申请审查，制作申请模板，列出我们购买所需的信息，分发给公司内所有同事。减少沟通，节省时间。
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采购申请还需要注意什么？
采购申请（Purchase Request）又称请购，主要是指企业各需求部门向负责采购的部门，提出在未来一段时间内所需要物品的种类以及数量等相关信息，并填制一定得表格交由采购部门。
但实际执行过程中，总是不那么完美，还存在很多问题，比如：
1. 多头审查，意见不一致。
注意采购审批权限划分，尤其是在产品或采购服务成本较高的情况下，通常必须在更高级别重复此审查步骤。
2. 信息缺失，导致审核时间延长。
采购申请中的任何缺失、不正确或不充分的信息通常将给审批决策者带来困惑，增加沟通成本，我们建议采购团队需要有专门的人员，审核沟通采购申请，并及时反馈给申请人，便于更正重新提交采购需求。
3. 成本归属，需求落地归属。
成本归属是采购人需要有的财务思维，也是采购资金的管理手段。有很多企业都遇到过特殊特批的采购申请，且进度缺乏明确性和透明度。如果采购申请的问题或延迟影响了部门开展业务的能力，采购从成本归属与需求落地归属入手，可以很快地跟踪到采购进度与落地状态。
采购申请看似是简单的信息梳理汇总流程，但实际是企业采购自检的过程。每一份延迟交付的采购申请、每一份延迟的采购申请都是采购管理工作的问题。
一份完整的采购申请可以让企业管理者精准快速的做出决策。
采购申请的每一条信息都应该准确反映出本企业的采购需求与背景信息。当采购需求信息足够清晰明了，无论企业使用什么系统工具，完全手动流程面对面交接都不会影响采购申请单的审批效率。
公众号对话框回复关键词“采购申请”，即可获得文中高清完整思路图+采购申请表格。期望大家都有顺畅的采购申请工作流，为自己的工作效率扫清障碍！
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P.s.采购路漫漫其修远兮，结伴且行且珍惜。
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