对刚进入职场的财务小白来说，获得报销不是很头疼吗？本文详细介绍了部分费用的报销程序，并为初学者提供了扫盲的一些建议。

01

员工费用报销规定有哪些？

1、所有类型的申请和支出，包括物品装备请求、差旅费、车费、交际费等，在事件发生前必须按照《预算和费用审查权限》的规定获得权力人的书面批准。

2.报销者必须取得完整合法的原始证明(发票上的单位名称必须正确)，报销者必须整齐地粘贴在A4纸大小的保管书上，性质相同。“收费”和“费用和差旅费报销申请书”根据原始凭证的交易发生时间分类详细列出，并自行编号以供参考。支付一般采用支票、转账、职工账户汇款等方式，经授权人员批准，经财政部审核后方可支付。

3、报销以“周”为单位，附上相关凭证，几周的凭证不能贴在一起。否则财政部会退款的。那个月发生的费用应尽可能在那个月偿还，最迟不能超过发生月份的下个月。如果逾期，必须得到总经理的书面批准。否则财政部不会偿还。

4.如果在退款时出现填写或计算错误，公司将以不使用小额和总计数的方式扣除总退款额的20%。对于求和错误，将扣除差异部分的50%。

5、签字规定：

所有工作人员对该凭证上记载的事项及金额完全同意，并尽了诚实申报或认真审查的责任。

所有签名必须同时注释日期。例如，不加注释的日期、发生纠纷时，有未签名日期的职员要承担最不利的后果。

6、财务审查结果按情况处理如下：

退货发票(注明退货理由)。

部分不合格、不合理、不完全金额说明后消除支付(附消除理由)。

要求报销者补充补充说明或必要的文件。

支付出纳员付款(汇款)。

7、每周汇款一次员工还款金，每月最后一个星期五不汇款。

8、每周员工报销后，差异表会给各部门负责人和秘书或助手发电子邮件，各员工如有疑问，可向各部门秘书或助手咨询。

9、报销程序之前，所有文件都没有装备好，必须办完手续才能进入报销程序。

02

差旅费报销流程具体步骤

1、提供合法票据。要求住宿票据时，应要求对方完成票据内容，包括单位名称(姓名)、日期、住宿日期、单价、金额、票据登记人等。

2、“工作人员出差‘五定’批准书的填写”。包括姓名、出行地点、交通工具、出差任务、出差时间、领导人签名等。

3.参加会议的人要求追加领导批准的会议通知书。

4、填写旅行报销申请。其中包括姓名、出差日期、出差日期、出差日期、出发地点、开始日期和结束日期、车道费、住宿费等。

5、提交统计部门审查，审查无误，提交财务审查，经营者再审查无误的《出差报销书》由公司领导层签署批准。

6.公司出差人员补贴实行包干制，应提供住宿发票、餐饮发票。否则，将计入个人工资收入。

7.所附文件需要经理、会计部门、财务部的审核签名、负责人的签名。

8、提交财务报表。

03

住宿费报销程序具体程序

1.出差者的住宿费是实行限额证明的方法，根据实际住宿天数计算报销。

2.出差者居住在接待机构或亲戚家的人都不报销住宿费。

3.出差者住宿费报销标准原则上按照规定的标准执行。有媒体采访、与地方政府官员和知名人士会面、或影响公司整体形象的特殊业务情况，可以在分管领导允许的前提下如实偿还。

4.住宿费标准一般每天一间，同性两人同时出差的话，按一间房标准申报，副总经理以上人员出差的话，可以单独住宿。

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伙食补助费报销手续具体程序

1、中午12点前离开城市，全天补贴。

2、中午12点以后，用半天补贴离开了城市。

3、中午12点前，以半天补贴到达城市。

4、中午12点以后回到本市，全天补助。

05

交通费用报销程序具体程序

1.在旅行中，如果没有按照乘车时间(晚上8点到第二天早上7点之间，在车上6个小时以上或连续乘车时间12个小时以上)乘坐卧铺，特快按票价50%补贴，其他列车票价按60%补贴。预售费、退款费原则上不偿还。如果需要对特殊情况作书面报告，只有在报告分管领导批准后才能偿还。

2.对于私家车人员，交通补助费将被取消(乘坐出租车工作需要得到主管领导的同意)。

3、出差者原则上不能乘坐出租车。但以下情况除外：

1)旅游地偏远，没有公共交通工具。

2)持有巨额资金或重要文件，必须保证安全。

3)接收和发送货物笨重，运输困难或时间紧迫。

4)和重要客人一起外出。

5)特殊业务或夜间业务执行不方便

4、出差人员应按最简便快捷的线路乘坐车船，不得饶行。出差期间经领导批准顺道回家探亲、办事及非工作需要的参观、游览，其饶线多支付的费用均由个人自理，期间按事假考勤。遇有特殊情况的，如春运无法购票的，在请示主管领导同意后方可报销。

06

通讯费的报销手续具体流程

除外出学习和驻厂人员外的出差人员，每天补助10元通讯费，特殊情况需经主管领导批准。

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其它费用的报销手续具体流程

1、在出差过程中因业务工作需要使用招待费应先征得分管领导同意，并经安排领导核准并签署意见后财务部方可审核报销。

2、出差人员应保留完整车（船）票时间、车次、住宿发票作为计算费用的依据，对于公司代为订票的，应保留复印件作为审核依据。

3、驾驶员外出按15元/百公里补助，行车途中的违章罚款一律不准报销。

4、两人以上出差人员，在请示主管领导允许后，可就随行高一级人员标准执行。

5、去往集团办事处的人员，出差途中享受伙食补助费。抵达后食宿由办事处承担，不享受伙食及住宿包干，如因办理业务路途较远，而中途无法返回办事处就餐，可享受伙食补助费，但需持有办事处负责人的签字确认证明。

6、外出参加会议，会议费用中包括食宿时不再享受食住费用，只享受市内交通费。会议费用中不含食宿时，按前述标准予以补助。

7、外出学习、驻厂人员，伙食补助每天16元，期间不享受市内交通费、住宿费包干，途中可享受交通、伙食补助费。

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非定额备用金制度下报销备用金的会计处理

非定额备用金是指单位对非经常使用备用金的内部各部门或工作人员，根据每次业务所需备用金的数额填制借款凭证，向出纳员预借现金，使用后凭发票等原始凭证一次性到财务部门报销，多退少补，一次结清，下次再用时重新办理领借手续。

报销时财务部门编制转账凭证，其借方科目与定额备用金报销时相同，其贷方科目则为“其他应收款”科目。对于实际支出额小于预借金额的应编制现金收款凭证，收回多借的现金;对于实际支出大于预借金额的，编制现金付款凭证，补给经办人员垫付的款项。

例：大新公司对行政科采用非定额备用金制度，行政科为购买办公用品预借备用金1600元，预借时，财务部门根据借款凭证编制现金付款凭证，其会计分录为：

借：其他应收款——备用金(行政科)1600

贷：库存现金1600

行政科购买办公用品1520元后凭发票和验收入库单到财务部门报销，交回多余现金80元，财务部门编制转账凭证一张，其会计分录为：

借：管理费用1520

库存现金80

贷：其他应收款——备用金(行政科)1600

出纳员收回多借的未用现金80元。

如果行政科实际购买办公用品1780元，自己垫付了180元，则在报销时除按规定编制转账凭证一张，其会计分录为：

借：管理费用1780

贷：其他应收款——备用金(行政科)1600

库存现金180

出纳员付给行政科现金180元，退还行政科经办人员其垫付的现金180元。

备用金报销的处理依企业备用金管理制度的不同而有所区别。备用金管理制度可以分为定额备用金制度和非定额备用金制度两种。

所谓定额备用金是指单位对经常使用备用金的内部各部门或工作人员根据其零星开支、零星采购等的实际需要而核定一个现金数额，并保证其经常保持核定的数额。实行定额备用金制度，使用定额备用金的部门或工作人员应按核定的定额填写借款凭证，一次性领出全部定额现金，用后凭发票等有关凭证报销，出纳员将报销金额补充原定额，从而保证该部门或工作人员经常保持核定的现金定额。只有等到撤销定额备用金或调换经办人时才全部交回备用金。

实行定额备用金的单位，其内部各部门或有关工作人员使用备用金购买货物或用于零星开支后，应将所购买的货物交由仓库保管员验收入库，凭验收入库单连同发票到财务部门报销，用于其他开支的凭发票或其他原始凭证到财务部门报销。有关部门或工作人员报销时，会计人员应编制现金付款凭证。出纳员依据付款凭证将报销的金额用现金补给报销的部门或工作人员。这样报销后有关部门或工作人员于中的现金又达到了核定的限额。

例：大新公司维修科使用定额备用金制度，金额为1200元。5月14日用现金购买零配件800元，其备用金只剩下400元，次日到财务科报销，会计编制付款凭证,出纳员补给现金800元，这样维修科的备用金又达到了1200元。会计分录是:

借：管理费用800

贷：库存现金800

如果5月14日维修科购买零配件实际支付了1400元，由经办人员垫付现金200元，则5月15日报销时,出纳员应付给的现金就是1400元，维修科备用金在支付给经办人员垫付款200元后又恢复到1200元。