第一部分第一责任制度

第1条目的

提高物业管理服务的质量和服务效率，同时改善员工的职业道德和规范，使所有类型的所有者信息都能在短时间和小规模内得到解决。这也是全面提高员工职业道德水平和责任意识的规范。

第2条总则

一、对于客户咨询/投诉(包括电话咨询/投诉)，受理者首先要向客户告知自己的品号，听完内容后，要逐项向业主或房东说明处理方法，约定时间。例：你好 房地产服务中心，为你服务。

第二，所有职员在任何时候、任何地点以任何方式接受任何咨询/投诉，都会立即成为第一个提问者。

第三，首先对负责人根据公司制度和相关规定，对实际情况果断处理。

1、自己能及时处理，做好相应的文字记录。

2.自己不能及时处理，立即向直属上级或相关部门值班人员寻求解决办法，按照给定的指示进行适当处理，并作出处理结果的适当记录。(如果认为对负责人的指导模糊不清，可以立即直接向负责人报告，找到最终解决办法。)。

3、紧急情况，按照紧急管理程序。

四、首先，对责任人在下列情况下要承担过失责任，过失人要看情况轻重，书面警告，并相应扣除当月奖金或辞职。

1.在自己的职责范围内或对自己能立即处理的事情不屑一顾、拖延或推诿的人；

2、自己解决不了的不满不及时向上级报告。

3.有证据表明，有感情或缺乏诚意使申诉人不满。

5.首先，向负责人直属上级报告投诉，向有关部门值班人员报告后，也要跟进案件处理情况，直到案件处理完成为止。直属上级或有关部门的值班人员不及时处理，如果发生过失，将按照总则处理。

精益服务标准的制定

第二部分是综合办公管理系统。

第一章综合办公室职务说明

第1条综合办公室主任的职务说明

职位名称：办公室主任

直属上级：管理人、管理人助理

直系下级：所属职员和各部门负责人

本行：负责部门日常行政工作和公司后勤服务工作。

一、直接责任：

1.根据公司发展战略计划，制定公司人力资源的近期计划和长期发展计划。

2.公司相关管理制度的制定、修改和完善、实施监督、执行。

3、组织公司员工工作、绩效考核工作。

4.处理劳动争议，代表公司参加仲裁、诉讼等法规程序工作。

5、做好公司的物流服务工作。

6、公司职工年度体检组织工作。

7、管理起草部门预算和预算控制，申请审查部门采购，管理部门资产。

8.起草行政管理制度，编写公司人力资源结构调查分析报告，编制和管理员工工资、补贴制度。

9.根据国家法规、政策，为公司职员办理各种社会保险。

10、公司职员的劳动、劳动关系的管理工作。

11.负责公司员工招聘、公司新员工入职培训及所有培训文件的管理、公司人事档案及各种资料的保存和管理。

13、员工培养、更新管理工作。

14.对所有职员工作中的争议做出裁决，接受职员报告的合理化工作建议。

15.关心所属职员的思想、工作和学习，教育职员政治思想和团队精神。

16、负责公司文件档案管理和“创先争优”资料管理、公司文件交付和实施。

17、在批准范围内签署合同合同、还款文件和借条。

18、参加、主持公司、部门的业务例会，与其他部门沟通协调。

19.传达、执行上级的各项指示，组织实施，做好部门、公司重大事件的记录、保管工作。

20、负责办公室及各部门接待来访者的工作。

二、领导责任：

1、负责公司综合工作计划、报告、总结、通知、规章和“创造”资料的起草、开发和整理。

2.负责公司各项决定和业务指南的及时准确传达。

3、对各部门日常工作秩序、效率、质量负责。

4.负责执行各部门的工作计划和目标、质量管理体系、成本预算和员工培训计划。

5、对相关公司机密的安全负责。

6、所属工作的质量目标、业务界

7、对所属员工的纪律行为、工作秩序、整体精神面貌负责。

8、对部门所管辖区域的消防安全和环境卫生负责。

9、对部门所属员工行为举止、工作精神状态负责。

10、对部门或所属员工给公司造成的不良影响负责。

11、对部门所辖区域的设备设施的完好率负责。

12、对上级交给的其他任务的完成负责。

三、主要权力：

1、有对公司各部门的工作协调权；对紧急事件发生的处理权。

2、有对公司各部门员工工作的指导检查权。

3、有对检查督促各部门工作计划的执行与检查权。

4、有向经理报告公司及部门真实情况权和处理建议权。

5、有对公司管理人员聘用的提名权。

6、有在规定范围内对公司员工与管理人员的奖惩建议权。

7、有对部门所属员工和各项业务工作的管理权。

8、有对部门所有人员工作的检查权。

9、有对所属员工工作中的争议的裁决权。

10、有对公司管理人员与员工的管理水平、业务水平和业绩考核的评价权和考核权。

11、有对在业务范围内紧急事件的暂时处理权。

12、有对部门预算内自己的调剂使用权。

13、有对在业务范围内代表公司与外界相关部门联络权。

四、管辖范围：

1、公司所属员工。

2、所属办公场所及卫生责任区。

3、所属办公用品、设备设施。

五、素质要求：

1、具备大学专科以上学历。

2、从事物业工作2年以上。

3、从事管理工作3年以上。

4、持有物业管理行业从业人员相关岗位证书。

5、具有较强的组织、协调、沟通、文字、语言表达能力。

6、经历中无违法、违纪等行为记录。

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第二条 行政专员岗位描述

岗位名称：行政专员

直接上级：办公室主任

本职工作：负责部门文档的管理、物资的保管和日常勤务工作。

一、工作责任：

1、遵守档案资料管理制度。

2、往来公函的管理工作。

3、参加部门工作会议并做好会议记录。

4、部门文件、资料的保管归档及保密工作。

5、部门固定资产和低值易耗品的领取、管理。

6、协助部门做好督导工作。

7、部门年度成本预算的日常管理工作。

8、部门员工及公司主管的考勤工作。

9、通过局域网接收文件和通知通告。

10、完成领导交办的其它工作。

二、管辖范围：

1、部门的文档。

2、所属办公场所及卫生责任区。

3、所属办公用品、设备设施。

三、素质要求：

1、具备大专以上学历。

2、从事相关岗位工作2年以上。

3、具有较强的文字、语言表达能力。

4、经历中无违法、违纪等行为记录。

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第二章 综合办公室档案资料的管理

第一条 档案资料管理制度

1、归档的文件材料是指公司自筹建以来各种活动，固定资产及设备形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的记录、资料。

2、公司明确文件材料的归档范围、管辖部门，保证归档文件材料的完整性、系统性。

3、公司文件材料归档工作纳入公司各项工作计划，纳入公司领导工作议程，纳入有关人员岗位责任。

4、公司专（兼）职档案管理人员负责所形成的文件材料的收集、整理，并按要求在部门归档。

5、对公司规定的应当立卷归档的材料，所有工作人员有责任定期向档案资料管理人员移交，集中管理，任何个人不得据为己有。

6、档案资料管理人员应当忠于职守，遵守纪律，具备专业知识。

7、行政人事部负责本公司及所述部门文件材料归档工作的指导、监督和检查。

第二条 各类档案资料存档管理。

1、经理办公室：公文、文件、信函、政府及上级单位指示或批复。

2、技术维修部：技术档案图版，说明书、质保函件等。

3、综合办公室：中标项目招投标文件、项目管理合同、下发公文、文件、大中修项目立项及实施文件，检查与整改表单、各类申报批准的计划及调整单。劳动关系合同、绩效考核各类表单、考勤及工资表单、入职、续聘、离职相关表单。

第三条 档案资料收集规定

管理员应建立明确的档案资料意识，主动积极向档案管理人员提供各类应该存档的原始资料。档案管理人员应根据规定随时收集管理范围内所有原始资料，并有权对相关部门、人员提出收集相关文件资料的要求，相关人员必须给与配合。

1、根据合同规定向合同签订方索要合同规定的各种资料，资料不齐全有缺失的不予接受。

2、转移资料的收集：接收新项目时、管理范围发生变化时、管理范围内设备权属变化时都会发生资料权属的变化，必须及时处理。

3、有些资料因为设备的部分更新或全部换代，资料也必须及时更新。

4、通过相关人员及时了解各项目资料的范围、内容、数量、时间等关键数据，以便及时准确地收集到完整准确的资料。

5、日常工作各类记录、工作日志、报告批复、统计数据等要求严格按照有关规定及时、完整、系统进行整理归档。

6、公司所属各部门均为资料提供方，均应依照规定及时主动向档案管理人员提供相关资料，不得随意拖延时间或隐瞒资料。所提供的资料必须符合要求，不得用不合要求的资料作为替代品提交。

7、必须保证资料的原始性，要求必须是原件，所有复印件、拷贝件、复制件均不可使用。（特殊情况除外）

8、资料必须保证完整、系统。相关资料必须无一缺失。

9、资料必须完好无损，对于损坏的资料必须更换或修复，无法修复的资料必须经过相关人员重新制作并注明破损原因和重制情况说明。

10、可以使用任何载体，但必须保证载体切实可靠，不得使用易损易失或不易保存的载体。电子文件要求必须有备份。

第四条 档案资料管理规定

档案管理人员负责公司档案的收集、整理、归档、借阅、封存、鉴定、销毁等工作，严格依据相关法律法规和有关规定对所管理资料进行管理，保证资料的完整、完好，为公司工作提供准确及时地服务。

1、放置档案资料必须符合环境要求，保证湿度、温度、酸碱度适当。

2、防止资料虫蛀鼠咬，保持室内清洁干燥。

3、晒制图纸、书写资料等保存中注意防止光照和高温，以防褪色。

4、复制件不得作为正式文件资料保存，只能在原件缺失的情况下作为补充使用，一旦原件收回必须立即撤换。

5、合理归档，严格按照分类对档案资料进行归档，做到有序、整洁、易用。

6、对于电子文档随时更新数据库文件，随时备份数据库文件，防止灾害事件造成损失。

7、定期检查所有资料文档，必要时请相关人员进行鉴定，外观检查包括资料的完整程度、损坏程度、是否整齐清洁等，内容检查包括资料的等级、更新需求、撤出或销毁等。

8、管理过程中应做好保密工作。

9、分类整理工作每年派专人专项进行一次。

10、分类整理过程要本着便于保管和使用，尊重和维护档案的本质特性，保持档案文件之间的历史关系。

11、档案管理人员相对稳定，如调动时，必须做好档案移交手续后方可离岗。

第五条 档案资料借用管理

1、相关专业人员只能使用相应专业资料，不能越级使用。副本原件一律不外借。

2、借用任何档案资料使用者必须注意保护资料的完好，借出资料必须按约定时间完好归还。借出时间不得超过一周，不得转借他人。需继续使用者要办续借手续，确保档案的完整与安全。

3、凡有档案资料的损坏缺失必须修复补齐。如不能恢复原始状态，应经有关领导批准详细记录说明。同时对使用者视情节予以处理。

4、非本公司人员借用档案资料必须经公司领导批准，持相关批准文件方可借用，其批准文件凭证由管理人员保留到所借档案资料完好归还时交换借用人员。

第六条 档案资料复制

1、因工作需要复制一般文件材料时要经公司领导批准。

2、外单位一般不予复制，确因工作需要，经公司领导批准后方可复制。

3、借用任何档案资料均不准私自复制，一经查出管理人员有权没收复制品并报有关领导处理。必须复制的需经有关领导批准并由管理人员进行。

4、电子文档的拷贝复制均需经有关领导批准，管理人员数据库内资料任何人不得私自调用，禁止拷贝复制。

5、复制后资料管理人员要及时进行登记。

第七条 档案资料接收和移交

接收和移交档案资料必须严格依照规定进行，手续齐全，交接人和监交人、相关负责人必须同时到场，及时收集、整理日期归档，办理档案移交手续，明确档案移交的内容，案卷数量、图纸纸张数等所有内容必须详细清点，移交后接收人员即负有全部责任。按档案管理要求办理有双方签字的移交手续，同时统一管理入档。

第八条 档案资料销毁

1、档案资料销毁，是指对没有保存价值的不归档文件和保管期限已满无须继续保存的档案进行销毁处理。

2、档案资料销毁，必须按照国家规定档案销毁的标准，严格进行鉴定。

3、经过鉴定确需销毁的档案资料，必须写出销毁档案内容分析报告，列出档案销毁清册。

4、单件资料销毁，必须严格执行审批制度，履行批准手续。

5、批准销毁的档案资料，鉴销人要在销毁清册上写明某日已销毁并签名盖章。

6、各部门管理的档案资料的销毁由部门领导提出意见，报总经理批准。

第九条 档案资料归档管理办法

1、技术档案资料

我公司技术归档范围的确定是依据建设项目的流程，设备资料、运行记录等按规定要求进行统一收集整理编目排序，既保证档案不繁不杂，又保证应归档保存的文件材料不遗不漏。

归档范围：根据接收、收集、整理、归档、入卷。并制作总编目、编制查阅设备资料、图纸的目录、并按分目录装订成册。

第一类：工程规划文件。

第二类：工程验收文件。

第三类：竣工图。

第四类：设备维修专业资料。

第五类：运行记录。

第六类：物业公司自有设备。

2、行政系列档案资料

归档范围：根据公司工作及发展状况，将所有具有查阅、分析价值的文件，由存档部门自行确定编制总编目，并按分目录装订成册。

第一类：合同。

第二类：公文、公函。

第三类：管理文件。

第四类：经营文件。

第五类：财务帐册。

第六类：宣传资料。

第七类：工作资料。

第十条 违规处罚

有下列行为之一的，根据情节轻重，由行政人事部对直接负责的主管人员及其他直接责任人员按公司处罚条例相近条款实施处罚。

1、损毁、丢失属于公司所有的档案。

2、擅自提供、抄录、公布、销毁属于公司所有的档案的。

3、涂改、伪造档案的。

4、对所保存的档案面临危险而不采取措施，造成档案损失的。

5、档案工作人员玩忽职守，造成档案损失的。

6、重要文件以各种理由据为己有，不按规定归档的。

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第三部分 财务部管理制度

第一条 工作职责

公司财务管理，物资收、发、存的管理工作。

1、制定公司有关财务管理各项规章制度，并组织实施。

2、编制公司年度预算、决算工作。

3、公司日常业务核算，编制财务账簿和报表。

4、公司收款、付款、有价票据的管理工作。

5、进行公司成本费用核算。

6、公司财务档案的整理和保管。

7、公司工资的核对和发放工作。

8、公司统计工作中有关财务数据台帐和报表的编制和报送。

9、公司固定资产、低值易耗品建卡，固定资产提取折旧工作。

10、组织各部门的资产清查、低值易耗品盘点工作。

11、税务及上级主管部门的业务往来联系工作。

12、协助综合办公室做好公司员工社会保险管理工作。

13、处理公司债权、债务及应收账款的催收结算工作。

14、公司司领导交办的其他工作。

第二条 财务管理

一、财务安全管理规定

1、财务办公室必须设安全防范装置，非财务人员不得擅自进入。

2、严格钥匙管理，抽屉内不得存放钥匙。

3、严格按规定使用保险箱，密码应归零。

4、大额提款时，必须由专人陪同。

5、严禁将现金出纳工作随意交他人管理。

6、出纳员所使用的各种专用章，应妥善保管，支票印鉴章应由会计和出纳两人分别保管。

7、财务部电脑发生意外故障时，严禁擅自处理，必须当场作出书面记录并及时向主管领导报告。

8、电脑操作员严禁向他人泄漏自己的密码、擅自打印报表、向无关人员泄漏电脑中的各种数据。

9、严禁使用与工作无关的外来磁盘、做与财务无关的工作。

二、货币资金管理规定

1、现金管理

（1）正确核定并严格遵守现金库存限额。

（2）严格按国家规定的现金开支范围支出现金，允许下列范围内使用现金：

①员工的各种劳保、福利费，个人的劳务报酬以及国家规定的对个人的其它支出。

②出差人员随身携带借支的差旅费用。

③结算金额起点以下的零星开支。

2、确实需要现金支付的

（1）收入现金应于当日送存银行，支付现金只能从单位库存中支付或从开户行提取，非经主管同意，严禁从本单位的现金收入中直接支付。

（2）从开户银行提取现金，出纳填写《提取现金申请单》，由财务部主管签字盖章，并经银行审查批准，予以支付。

（3）对现金收支要及时记账，建立健全日清日结、定期盘点的制度，杜绝白条抵库或帐外现金，并采取有效措施做好平时的现金保管工作。

3、银行存款管理

（1）公司财务部只能在所在地的银行机构开设一个基本账户。距离较远办理存款有困难，可开设一个辅助账户，如需将账户的名称变更、合并、迁移或撤销时，应严格按银行的规定办理。

（2）认真贯彻执行国家的政策、法规，遵守银行信贷、结算和现金管理的有关规定。

（3）公司在银行的账户，只供公司业务经营范围内的资金收付，严禁出租、出借或转让给其它单位或个人。

（4）公司在银行的账户上存有足够的资金保证支付，严禁签发空头的支款凭证，严禁签发远期的支款凭证。

（5）及时将银行存款予以登记，建立健全日清日结制度，经常与银行联系和查对。每月10日前将银行账同银行对账单进行调节平衡，编制银行存款余额调节表，财务主管进行审核签字，报财务部主管审签。

（6）加强对支票的保管工作，由出纳专人负责保管，并按编号顺序签发。签发支票时，必须在支票上写明收款单位名称、签发日期、用途及金额，严禁出租和出借支票，建立健全支票的领取、使用和注销的登记制度。

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三、会计报表规定

1、会计报表是经营收支执行情况的重要组成部分的书面报告，是公司领导和上级主管部门了解公司经营状况和领导工作的重要信息资料，也是编制下年度收支计划、成本预算的重要依据。

2、会计报表必须根据核实无误的账簿资料编制，保证数据真实、内容完整、报送及时、手续完备，严禁以任何方式弄虚作假。按要求编制资产负债表、损益表、现金流量表和收支盈亏明细表及报表说明，及时上报。

3、按税务部门要求编制增值税纳税申请表、企业所得税纳税申报表及各种报表，按要求及时报送。

四、会计核算方法及凭证账册规定

1、会计核算采用借贷复式记账法，会计科目和核算方法依据《物业管理财务管理规章》，结合公司的实际，设置银行、现金日记账、总分类帐、各项明细分类账。

2、原始凭证是记账的依据，财务人员必须认真审核各种原始凭单，要求一切原始凭单必须手续完备合法，内容真实，数字准确，日期和印章齐全，大、小写相符等，严禁用白条结账，严禁有涂改，一切原始凭证经审核无误后，才能填制凭证，据此记账。

3、使用计算机制单、记账、结账、账簿严禁挖补、涂改。

4、凭证、账簿应由会计列册登记，妥善保管，防止丢失。有关会计报表、账册、会计凭证保存年限，按财政部《会计档案管理办法》规定办法。

5、由出纳保管一切有价票据，如：支票、现金收据、发票及各种票据，使用时由领用人办理领用手续，对误写的收据、发票及作废的支票，应盖注销作废章，妥善保存，不得销毁废弃。

五、往来账目管理规定

做好各种应收、应付款等往来账目的清理工作，是保证资金正常运转的重要环节，财务人员要及时结清、每季度列出清册，通知部门领导和公司领导督促相关人员结账，做好清账工作。

六、会计档案管理规定

1、会计档案是记录和反映经营业务活动的重要史料和证据，必须加强管理，建立和健全会计档案的立卷、归档、保管、调阅和销毁等制度。

2、会计档案是指会计凭证、账簿、报表、电脑磁盘和其它会计核算资料。其范围是：

（1）会计凭证：原始凭证、记帐凭证和汇总凭证、银行对账单、银行存款余额调节表。

（2）会计账簿：现金和银行日记账、明细账、总账及辅助账簿。

3、财务部应设会计档案专用柜，并指定专人负责保管。

4、每年形成的会计档案应按照归档要求，整理立卷，装订成册，编造清册，妥善保存。

5、会计档案管理，必须存放有序，查找方便，同时严格执行安全和保密制度，不得随意堆放，严防毁损、丢失和泄密。

6、会计档案的保管期限按财政部门的规章执行。

7、会计档案保管期满，需销毁时，应指定专人鉴定审查，编制会计当案销毁清册，经总经理同意，报上级主管机关批准后，方能销毁，并在销毁清册上签名盖章，财务部存档。

七、经费收缴管理规定

1、根据物业管理合同，与入住业主协商有关缴费事宜，并负责催缴工作。物业费收缴时间不得超出6个月。其他收费依实际情况进行收缴。

2、物业管理费收缴依据物业管理合同，能源费按行业规定标准，其它代办服务项目依据实际发生的费用收取，不得无依据和超标准收费。

3、向业主收费时。要向对方讲清收费依据、规定和计算方式，态度诚恳、耐心。不要影响对方工作，不能与对方争执。

4、在工作过程中，遇有对方给物业管理提出意见、批评和因服务影响缴费等问题时，要及时向公司领导汇报，并以回访的方式向对方解 释原因或公司的整改措施。

5、收到款后，必须于当日上缴。严禁拖延、挪作他用，违反者按贪污处理。

八、支票、现金领用和报销规定

1、采购和维护保养借用支票要有采购计划和维保合同，填写《支票申领单》，要有领用人、部门领导、总经理签字方可领用。

2、发放工资及日常开支，填写《支票申领单》，要有领用人、部门领导、总经理签字方可领用。

3、报销的各类发票要有当事人、部门领导和总经理3人以上的签字，方可到财务部报销。

4、出差因公携带较多物品时，可凭托运发票报销。在托运过程中不得夹带私人用品。

5、工作人员在出差期间向接待方馈赠礼品要报总经理批准。未经批准的费用由个人自理。

6、所有报销的费用票据要真实，禁止弄虚作假。凡做假者经查出按违纪处理。

凡违反上述规定条款的人员按照处罚条例相近条款实施处罚。

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第三条 物资管理

一、固定资产管理规定

1、固定资产标准

（1）固定资产包括享有产权或使用权，以及通过融资租赁取得的土地、房屋及建筑物、机械设备、运输设备、电子设备、办公设备及其它设备等。

（2）前述所列资产使用年限在1年以下，或单位价值在上述规定标准以下的，作为低值易耗品核算，财务部设立备查账进行日常登记，实物管理采用与固定资产相同的管理方法。

2、固定资产购置审批

公司新增固定资产，严格按照公司研究批准的本年度增加固定资产预算列示明细，经总经理审批后，行文报上级主管单位批准后购置。急需购置预算外的固定资产，经总经理审批后，行文报上级主管单位批准后方可购置。

3、固定资产增加的处理

（1）按已批准的购置固定资产明细，由部门填写《采购计划表》，将需够的品名、规格、型号、预算价格逐一列示在表中，经部门领导审核、总经理批准后，由采购部门会同使用部门协商后进行购买。

（2）公司自制自用的固定资产，按照所发生的费用为依据，并按前述购置固定资产的相同方法办理《固定资产卡片》手续。

（3）盘盈的固定资产，按照市场同类产品价格，由采购部门、财务部会同使用部门进行认定，按固定资产购置办理《固定资产卡片》手续。

办理报废手续时，由保管部门填写《物品报废审批表》一式两份，按表逐项填写，部门领导核实具体使用情况，签批意见，上报公司设备管理部进行设备报废签订并签署意见，由总经理批准，报送部门将批文交财务部办理报废手续。

4、固定资产折旧

（1）公司依据国家规定，合理确定固定资产的折旧年限和预计残值，公司采用年限平均法计提固定资产折旧。折旧发放和折旧年限一经确定，不能随便变更。

（2）公司在每年盘点固定资产时，如果固定资产的预期使用寿命与原估计数有重大差异，则应当调整固定资产折旧年限，并在会计报表附注中加以说明。

5、固定资产损失的责任

（1）固定资产每年12月进行盘点。各部门固定资产管理员及相关人员组成盘点小组，进行盘点检查，上报检查结果。

（2）部门固定资产管理人事变动时，变动部门通知财务部，由主管负责固定资产卡片清单交接工作，部门内部要做好固定资产账物移交手续。对于未按照规定执行造成公司固定资产损失的，部门管理员及责任人有赔偿责任，情节严重的，对责任人和主管领导进行处罚。

（3）对固定资产盘亏，保管部门要写出专项说明并照价赔偿。

（4）未经批准将固定资产外借和出租的，按公司有关管理制度处理，损坏不得使用的，照价赔偿。

（5）不按照批准将资产操作规程使用，提前报废的，相关部门做出鉴定。

二、低值易耗品和物料管理规定

1、低值易耗品是指单价不满1000元，使用年限较短的用具物品。

2、低值易耗的分类：工具类、家具类、电器类、办公用品。

3、实行归口分级管理的办法，由财务部主管统一建立《低值易耗品卡》。领用低值易耗品实行谁用谁管、管用结合的办法，各部门的资产管理员要定期核对，每半年进行盘点和检查。

4、购置、领用、发放规定

（1）需新购置低值易耗品，使用部门按照成本预算列出明细，报经理批准购置。急需或预算计划外购置，使用部门需报经理批准后购置。

（2）购置低值易耗品要填写《采购计划表》，逐一填列报批后，方可采购。

（3）领用时，使用部门需填写《出库单》，经部门领导批准后，领用前应先办理报废手续，凭报废单、出库单领用新的物品。

（4）出库后，库房管理员要及时注销帐卡，做到日清月结。

（5）公司内部转移低值易耗品，到财务部物资主管处办理调拔手续，使用部门不得擅自处理。

第四条 财务部工作制度

一、财务部会计工作制度

1、企业对会计工作进行规范，包括对填制和审核会计凭证、登记账簿、编制会计报表、财产清查、成本核算的整个会计流程管理的规范。

2、会计业务范围：

（1）原始凭证的核签；

（2）记账凭证的编制；

（3）会计账簿的登记；

（4）内部审核；

（5）会计档案的整理和保管；

（6）会计报表的编制分析和解释；

（7）其他依法应办理的会计事务。

二、会计业务的处理程序：

1、根据合法的、审核无误的原始凭证填写记账凭证；

2、根据合法的、审核无误的记账凭证填写登记会计账簿；

3、根据会计账簿编制会计报表；

其中原始凭证的格式及其所载事项，具备记账凭证条件的可以代替记账凭证。

三、原始凭证的合法性。

原始凭证应先详细审核如有下列情况者应当视为不合法：

1、填写的数字计算错误；

2、大小写金额不相等的；

3、金额有涂改的；

4、填写的数字与规定及事实经过不符；

5、发票未加盖公章的；

6、与法律和企业有关规定不符者。

四、原如凭证的审核。

1、支出凭证的审核：

（1）支付款项应取得收款人的统一发票，但金额较小的可以用收据代替；

（2）对于企业购进物品或支付费用的原始凭证应盖有该企业的印章并记明下列各项：

① 该企业的名称地址；

② 商品名称规格及数量或费用性质；

③ 单价及总价；

④ 交易日期；

⑤ 收款人签名或私章（身份证复印件）。

（3）对于个人支付费用的原始凭证应记明下列各项：

① 该用款人的姓名及联系电话；

② 支付款项事项；

③ 支付金额；

④ 支付日期。

2、收入凭证的审核：

（1）各项收入无论属于营业收入或者营业外收入，均应取得足够证明收入的凭证；

（2）各项成品销售及其他资产出售所开的统一发票应记明下列事项：

① 销售或出售日期；

②客户名称及地址；

③ 销售成品或其他资产名称数量；

④ 单价及总价；

⑤ 企业的名称地址及印章。

收入凭证有下列情况之一者应当视为不合法：

①收入计算及条件与规定不合；

②收入与事实经过不符；

③ 数字计算错误；

④ 手续不全；

⑤ 其他与法律和企业有关规定不符的情况。

五、记账凭证的合法性。

记账凭证的下列情况者，一般应视为不合法的凭证要求更正：

1、未根据合法的原始凭证填写；

2、未依据规定程序编制；

3、记载内容与原始凭证不符；

4、会计法规定应记载事项未经记明；

5、依照规定，应经各级人员签章而未经其签名盖章的（但各单位主管已经在原始凭证上签章者，记账凭证上可以不签章）。

6、有记载计算错误而未遵照规定更正；

7、其他与法律企业规章不合的情况。

六、企业在记账时必须以记账或原始凭证为依据，账簿内的会计科目金额摘要与记账凭证一致。

七、账簿有下列情况者视为不合法的账薄，应予更正；如不更正，不得以此为据编制会计报表：

1、账薄的登记未据规定的记账凭证或原始凭证；

2、账薄的内容与记账凭证或原始凭证不符，或总分类账内容与明细分类账账目不符；

3、记载计算等错误，不依规定更正的；

4、其他与法律不符者。

八、企业有下列情况之一时应办理结账：

1、会计年度终了；

2、企业改组合并；

3、企业解散。

九、结账企业应做下列各项的整理分录

1、所有预收、预付、应收、应付各科目及其他权责已发生而尚未入帐各事项的整理分录；

2、折旧坏账及其他应属于本结账期内的费用整理记录；

3、材料、产成品等实际存量与账面存量不符的整理分录；

十、账簿及重要备查簿内记载错误，应由原记账人员划单红线注销更正，并于更正外盖章证明，不得挖补擦刮或用药水涂抹。

十一、账簿及重要备查簿内有两面中间有空白时，应将空白页划双红线注销；有误空一行或两行，应将误空原行划红线注销。画线注销的账页空行均应由记账人员盖章证明，并注明“此行作废”、“此页作废”字样。

十二、各种账簿的首页应列启用单，标明公司名称、年度、账簿名称、册次、页数、启用日期，并由财务经理及会计盖章，各种账簿的末页应列经办人员一览表，填明记账人员的姓名、职别、经办日期。

十三、各种账簿账页编号除订本式应按账面顺序编号，活页式账簿应按

各账户所用账页顺序编号，年度终了时，应装订成册，总分类账及明细分类账应在簿前加目录。

十四、各种账簿除已经用尽者外，在决算期前不得更换账簿，其可长期持续记载者在决算期后可不用更换。

十五、会计报表有下列情况之一者应更正：

1、其内容与会计账簿不符；

2、编制不依程序或内容明显有错误；

3、编写计算等错误；

4、未经相关人员签核；

5、其他与法律企业规定不符的情况。

十六、各种会计报表均应留存底稿，会计报表未经批准不得随意给予任何其他企业或个人。

十七、会计报表的方式应尽量使非会计人员易于了解，会计报表规格大不一致以便装订。

第五条 出纳工作制度

一、出纳收入现金，须凭现金收入专用票（包括视同现金收入专用票的各项凭证）收款，其程序为：

1、应根据现金收入专用票点收现款，鉴定现钞的真伪无误后，即在现金收入专用票加盖“现金收讫”，并盖私章（或签名）；

2、将收款后的专用票依序登记于：

（1）现金收入日记账；

（2）现金由入日记账后，专用票及附件当日递交会计部门。

二、出纳付出现金，须凭现金支出专用票（包括视同现金支票专用票的各项付款凭证）办理：

1、凡付款专用票，均须依照程序先由经办员、部门负责人、会计人员及总经理审核后才能付款；

2、出纳员支付款项时，应依序登记于：

现金支出日记账

3、凡本公司签发的支票应以记名式为原则，支票经会计签盖印鉴。

三、钱币的整理

1、收入各项钱币的整理均应凑成整数后封扎，其方法如下：

（1）各种面额的钱币均应分别整理，同一面额每100张为1扎，每10扎为1捆；

（2）每扎应用纸签条封，每捆应加贴封，注明年月日；

（3）同一面额未满100张的钞券，得以50张折摺封扎；

（4）各扎各捆经收入人员应加盖专用章；

（5）各种硬币，同一面额每50枚为1卷，每1000枚为1袋，各卷各袋须加盖经收人员专用章。

2、经手点钞人员对其所签封的钱币负责。

四、现金的提存：

1、往来银行的票据及现金提送，应派适当人员陪同，金额较巨或认为必要时应加派人员办理；

2、每日下班前，除酌留一部分作为次日必要的支付资金外，所有款项应尽量送存银行。

五、库存

1、现金库存除现款外，其他一切票据、借据或取款凭条均不能抵充；

2、每日库存现金，须与“现金库存表”所载金额相符，如有不符时应立即报告财务经理及总经理，并应于当日查明不符缘由，如确属无法当日查明时，应以暂收款或暂付款科目整理，再继续调查。

六、银行存款支票簿的使用：

1、领用支票簿时，须由主管指派的经管员编列号码登记在“空白单据登记簿”发交经办人员签章使用；

2、作废的支票，须盖“作废”戳记，粘贴于该同一号码的存根上，以示慎重及备查；

3、每日下班前，出纳应即查对当日签发的支票存根，结计金额，核对是不是与银行存款科目签发总数相符，同时查点未使用的空白张数是否相符。

七、银行存款的印鉴

银行存款的印鉴为有权签章人员印鉴（财务印章、法定代表人私章）及副署人员印鉴（会计印章）。

八、收受票据应注意事项：

1、凡与业务无关的票据不得收受；

2、如非本人票据应请客户亲自填写书，如属指名票据应请本人加盖印章；

3、收受的票据面额较应缴纳款项为多时，在未兑现以前不得找还，其差额应待兑现以“暂收款项”科目处理后退还；

4管理处各经办员（包括外勤职员及出纳员）收到票据时，应立即在票据左上角画横线两道，并在收入专用票摘要栏注明收票日期、票据号码、付款银行、金额及到期日。

九、应收票据的处理。

出纳收受应收票据时，应按到期日顺序妥善保管票据（外埠的票据应分开保管及时提出代收），并根据应收票据明细表，按到期日分别列在“应收票据备查簿”，所保管的票据张数，金额应与应收票据备查簿的记载相符。