1、首部。重要包含标题、主送机关两个内容。
（1）标题。公函的标题一般有两种情势。一种是由发文机关名称、事由和文种构成。另一种是由事由和文种构成。
（2）主送机关。即受文并办理来函事项的机关单位，于文首顶格写明全称或者规范化简称，其后用冒号。
2、正文。其结构一般由开头、主体、结尾、结语等部分组成。
（1）开头。重要阐明发函的缘由。一般请求概括交代发函的目标、根据、原因等内容，然后用“现将有关问题阐明如下：”或“现将有关事项函复如下：”等过渡语转入下文。复函的缘由部分，一般首先引叙来文的标题、发文字号，然后再交代根据，以阐明发文的缘由。
（2）主体。这是函的核心内容部分，重要阐明致函事项。函的事项部分内容单一，一函一事，行文要直陈其事。无论是商洽工作，询问和答复问题，还是向有关主管部门恳求批准事项等，都要用简洁得体的语言把需要告诉对方的问题、意见叙写明确。如果属于复函，还要注意答复事项的针对性和明确性。
适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。
3、公文函适用范围主要包括四个方面:（1）平级机关或不相隶属机关单位之间的公务联系，往来。（2）向无隶属关系的业务主管部门请求批准有关事项。（3）业务主管部门答复审批无上下级隶属关系的机关请求批准的事项。（4）机关单位对个人的事务联系，如复群众来信等。